Asiat listalle ja järjestykseen! - Työelämä - Ilta-Sanomat

Palaverien turhuudesta voi päästä eroon

Julkaistu: 24.11.2006 7:22, Päivitetty 24.11.2006 8:31

Kahdeksan kymmenestä brittipomosta on sitä mieltä, että suuri osa työpalavereista on ajan turhaa ja tuottamatonta hukkaamista, kyselytutkimus kertoo. Tunteesta pääsee kuitenkin eroon yksinkertaisin toimin, tutkimuksen teettänyt HTW Selection vakuuttaa.

Paljon puhetta, vähän tuloksia. Tunne on monelle työpaikalta tuttu. Kalenteri täyttyy palaverien paljoudesta ja tekemättömien töiden jono tuntuu kasvavan.

Palaveriähkyä potevilla on runsaasti kohtalotovereita esimerkiksi Britanniassa. Tuoreen kyselytutkimuksen mukaan jopa kahdeksan kymmenesosaa johtajista pitää työpalavereitaan enimmäkseen tarpeettomina ja tehottomina. Tutkimukseen osallistui kaikkiaan kaksituhatta linjajohtajaa eri aloilta.

Tutkimuksen teettäneen rekrytointikonsultti HTW Selectionin mukaan kokemuksen taustalla on palaverien jäsentymätön luonne samoin kuin se, ettei tuloksena ole konkreettisia toimenpiteitä.

Tehostamisen alkeet

Tutkimuksen esiin tuomaa turhautumista ehkäistäkseen HTW Selection jakaa lehdistötiedotteessaan kuusi neuvoa palaverien parantamiseen:

1) Laadi esityslista! Merkityksellinen asialista on palaverien peruslähtökohta.

2) Aseta asiat tärkeysjärjestykseen! Punnitkaa asioiden painoa ja jakakaa käytettävissä oleva aika sen mukaisesti.

3) Ajoita palaveri oikein! Ihmiset ovat yleensä luovimmillaan aamuisin ja väsähtäneitä lounaan jälkeen. Tärkeää on myös, että palaveri alkaa ja päättyy ajallaan, koska palaverin pitkittyessä osanottajien ajatukset ovat jo toisaalla.

4) Kutsu tarkoituksenmukaiset osanottajat! Ryhmän tulisi kyetä kehittämään uusia ideoita, ratkaisemaan ongelmia tai hyötymään läsnäolostaan. Asian kannalta keskeisten päättäjienkin on syytä olla läsnä.

5) Evaluoi! Kokouksen lopuksi kannattaa käydä läpi esityslista, arvioida asioiden käsittelyä ja pyytää osanottajilta palautetta.

6) Seuraa toimenpiteiden toteutumista! Laadi toimintasuunnitelma, jaa vastuut ja määritä asioille aikataulu. Pohjusta myös seuraavan tapaamisen sisältöä niin, että osallistujat voivat valmistautua siihen.