Älä ole sähköpostin orja – näin saat aikaan enemmän

Julkaistu:

Lomaltapaluu, mikä oiva ajankohta työtapojen päivitykseen. Mitä jos vaihtaisit ajelehtimisen ja jatkuvat keskeytykset tiukempaan tekemiseen? Asiantuntijat kertovat, kuinka saat työpäivistä – ja samalla elämästä – enemmän irti.


Laadi listoja. Hiljennä sähköpostin piippaus, ole viesteissäsi napakka. Opettele sanomaan ei. Lepää, kun on levon aika.

Näillä neuvoilla pääsee pitkälle, jos tahtoo saada työpäivistään enemmän irti. Kaikki lähtee kuitenkin siitä, että tietää, mitä tahtoo saada aikaiseksi.

– Jollei ole selkeitä tavoitteita, on turha ajatella lisäävänsä ajanhallintaa, sanoo aikaansaamisen moniottelija Marko Kaarto.

Virkavapaalla työstään liikunnan ja terveystiedon opettajana oleva Kaarto keskittyy nyt ammattimaiseen asuntosijoittamiseen ja valmennusyrittämiseen. Asuntosijoittajien järjestön hallituksen puheenjohtaja on ehtinyt muutakin: Hän on voittanut lähes kymmenen painin Suomen mestaruutta, seikkaillut tosi-tv:ssä ja pudottanut kymmenen kiloa painostaan kuukaudessa. Noin esimerkiksi.

Vauhtia tekemiseensä Kaarto on ammentanut esimerkiksi 4 tunnin työviikko -oppaan kirjoittajalta Timothy Ferrisiltä ja 80/20-periaateesta kirjoittaneelta Rickard Kochilta. Ajatuksen mukaan viidennes tekemisestä tuottaa 80 prosenttia tuloksista.

Työtehoa etsivää Kaarto neuvoo kirjaamaan ylös, mitä tahtoo saada konkreettisesti aikaan tulevana syksynä. Seuraavaksi tavoitteet pilkotaan tuleville kuukausille ja viikoille sekä suunnitellaan, mitä niiden saavuttamiseksi tehdään.

Tulevaa viikkoa koskeva toimintasuunnitelma on hyvä laatia perjantaina iltapäivällä, jotta sunnuntain voi olla rauhassa vapaalla, Kaarto sanoo. Kirjoita perjantaina ylös, mitä pitää tehdä maanantaina, mitä tiistaina – ja niin poispäin.

– Kun aloitat päivän, katso perjantaina laatimaasi listaa ja merkkaa tehtäviin tärkeysjärjestys. Sitten ryhdy tekemään tärkeintä asiaa, ja pyri tekemään sitä niin kauan, että saat sen valmiiksi, Kaarto ohjaa.

Mikäli tavoitteesi ovat hukassa, nykäise esimiestä hihasta. Puhukaa.

Eliminoi häiriötekijät ja
keskity olennaiseen


Kun tietää mihin pyrkii, on aika hiljentää häiriötekijät.

– Flow-tila vaatii ainakin 20–30 minuutin keskittymistä, Kaarto sanoo hetkistä, jolloin tulosta syntyy ja aika juoksee.

Työpäivistä pitäisi siis saada karsittua sähköpostisälää, yhteisösivustojen pälyilyä ja turhaa huutelua sermien yli.

Aloita sähköpostista. Hiljennä uusista viesteistä kertovat äänet, ja hävitä ponnahdusikkunat. Yritä keskittää postinluku tiettyihin aikoihin sen mukaan, miten työsi antaa periksi.

Kaarto on vienyt tämän äärimmilleen: Hän sanoo hoitavansa sähköpostinsa tiistaisin ja perjantaisin kello 9–11. Muulloin lähestyvät saavat automaattisen paluupostin, joka kertoo Kaarron palaavan asiaan tiistaina tai torstaina. Jos asia on kiireinen, viesti kehottaa soittamaan.

Samaa keskittämismetodia voi soveltaa puhelimeen. Jos voit, pidä puhelin äänettömällä, pyydä vastaajassasi soittajia jättämään viesti ja hoida puhelut kerralla. Mikäli työsi antaa periksi, ota käyttöön puhelinaika ja ohjaa ihmiset soittamaan tiettyyn aikaan viikosta tai päivästä.

Ryhdy rivakaksi, älä
tavoittele täydellistä


Aikaansaavia ihmisiä yhdistää myös rivakkuus, Kaarto sanoo. Aikaa säästyy, jos tekee perushommat vauhdilla ja päättää pienemmistä asioista ilman turhaa vatvomista.

Opettele siis vastaamaan sähköposteihin mahdollisimman nopeasti ja lyhyesti. Jos viestinnän tarkoitus on sopia tapaamisajasta, ehdota jo ensimmäisessä viestissäsi muutamaa mahdollista aikaa ja kysy, käykö niistä jokin.

Turha täydellisyyden tavoittelu sopii myös unohtaa siellä, missä se ei ole tarpeellista. Työpostin asiasta saa selvän pilkkuvirheestä huolimatta, mutta jos tuhraa jatkuvasti kymmenen minuuttia parin lauseen laatimiseen, aikaa valuu epäolennaisuuteen.

Aikapäiväkirja
paljastaa aikasyöpöt


Jollet tiedä, mihin aikasi katoaa, pidä pari päivää ajankäyttöpäiväkirjaa, vinkkaa valmentaja Ilkka Koppelomäki, joka on perustanut Uskalla innostua -nimisen valmennusyrityksen.

Idea on sama kuin ruokapäiväkirjan pitämisessä: vihkoon tai esimerkiksi kännykän muistiin kirjoitetaan ylös, mitä milloinkin on tehnyt. Tämä koskee muutakin kuin työelämää.

– Jos huomaat, että olet ollut viisi tuntia internetissä, mieti, mitä siellä itse asiassa teit, Koppelomäki sanoo.

Kun tunnistat omat aikasyöppösi, voit pistää niille kampoihin. To do -listoista voi tehdä myös käänteisiä "en enää tee näin" -listoja. Mitä jos et avaisi yhteisösivusto Facebookia töissä lainkaan? Tai vastaisit sen seireenihuutoon pitämällä sivuston auki vain tunnin päivässä?

On tärkeää opetella sanomaan ei myös työtehtäville, joihin ei voi tai joihin ei ole tärkeää tarttua. Tätä voi harjoitella myös kotona ja kavereiden kanssa, Kaarto muistuttaa. Opettele myös delegoimaan, etenkin jos olet yrittäjä. Kaikkea ei tarvitse tehdä itse.

Kun et tee töitä,
et tee töitä


Keskittymisen teho koskee myös vapaa-aikaa. Asiasta kuin asiasta saa enemmän irti, kun siihen keskittyy. Tehokkuus ei tarkoita työpostien selaamista kännykästä ravintolapöydässä.

– Kun urheilet, urheilet. Kun olet perheen kanssa, ole perheen kanssa, Kaarto sanoo.

Koppelomäki komppaa.

– Näen aivan liian usein ravintolassa pariskuntia, joista molemmat näpräävät puhelintaan.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    • Juuri nyt
    • Päivä
    • Viikko
    1. 1

      Brexit maksaa Britannialle 5 miljoonaa euroa tunnissa, vaikkei ole edes vielä tapahtunut

    2. 2

      Työllisyysaste 72,5 prosenttia – ”Kovin vahvoina lukuja ei voi pitää”

    3. 3

      Samsung antoi tulosvaroituksen – hinnat syöksyivät ennakoitua jyrkemmin

    4. 4

      Finnwatch: Valion alihankkija peri työntekijöiltä laittoman korkeita maksuja ja leikkasi palkkoja

    5. 5

      ”Parempaa Mikkoa” etsinyt ohjelmistoyhtiö sai rajun arvosteluryöpyn –”Sovinisminne kuvottaa”

    6. 6

      Myönnettyjen rakennuslupien kuutiomäärä väheni

    7. 7

      Apple rynnisti odotetusti sisältöjen kimppuun – aloittaa video-, peli- ja uutispalvelut

    8. 8

      Ravintoloitsija myi keskiolutta kassan ohitse ja hyötyi 70 000 euroa – uusi järjestelmä salli pienemmän tuomion

    9. 9

      ”Taiteen Indiana Jones” teki valtavan löydön: mustasta jätesäkistä paljastui 25 miljoonan euron varastettu Picasso

    10. 10

      Alkon varapuheenjohtaja HS:ssä: Viinien vapauttaminen saattaisi lopettaa Alkon – ja tuoda viinat kaupan hyllylle

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Brexit maksaa Britannialle 5 miljoonaa euroa tunnissa, vaikkei ole edes vielä tapahtunut

    2. 2

      ”Parempaa Mikkoa” etsinyt ohjelmistoyhtiö sai rajun arvosteluryöpyn –”Sovinisminne kuvottaa”

    3. 3

      Ravintoloitsija myi keskiolutta kassan ohitse ja hyötyi 70 000 euroa – uusi järjestelmä salli pienemmän tuomion

    4. 4

      Finnwatch: Valion alihankkija peri työntekijöiltä laittoman korkeita maksuja ja leikkasi palkkoja

    5. 5

      Alkon varapuheenjohtaja HS:ssä: Viinien vapauttaminen saattaisi lopettaa Alkon – ja tuoda viinat kaupan hyllylle

    6. 6

      Danske: Velat ja pikavipit tulleet nuorille erittäin tutuksi

    7. 7

      Riita helsinkiläisessä taloyhtiössä: parveke maksoi 44 000 euroa ja käräjöinti 40 000 euroa

    8. 8

      Apple rynnisti odotetusti sisältöjen kimppuun – aloittaa video-, peli- ja uutispalvelut

    9. 9

      Valtiovarainministeriön budjettipäällikön virkaan yhdeksän hakijaa

    10. 10

      Fedin Evans: Korkojen laskemista ei voi sulkea pois vaihtoehdoista

    11. Näytä lisää
    1. 1

      94-vuotias muistisairas rouva joutui pankin kanssa varsinaiseen umpisolmuun – ”Ihan kohtuuton tilanne”

    2. 2

      Caruna väläyttää korotuksia sähkön jakeluhintoihin: Meneillään poikkeuksellinen vaihe

    3. 3

      Synkkä arvio ekonomistilta: Eläkkeiden pienentäminen on hyvin todennäköistä

    4. 4

      Katso itse: Sekoitatko nämä autot toisiinsa? Taksi Helsinki hermostui katukuvaan ilmestyneistä takseista

    5. 5

      Kolmekymppisten eläketilanne näyttää surkealta – Ekonomistit vinkkaavat: Näin varaudut tulevaan rysäykseen

    6. 6

      Riita helsinkiläisessä taloyhtiössä: parveke maksoi 44 000 euroa ja käräjöinti 40 000 euroa

    7. 7

      Onko eläkkeitä pakko leikata? Näin asiantuntijat vastaavat: ”Minä en ymmärrä argumenttia ollenkaan”

    8. 8

      Autopomo julisti, että työntekijä pitäisi ampua – sen jälkeen alkoi helvetillinen simputus

    9. 9

      Taksien jättiselvitys paljastaa uudistuksen voittajat ja häviäjät: Hinnat nousseet ympäri Suomen, Kela-kyydeissä jopa vaaratilanteita

    10. 10

      Yksi luku näyttää, miksi eläkkeiden turvaaminen vaatii jättimäistä uudistusta – näin rajusti palkansaaja voi joutua maksamaan

    11. Näytä lisää