Turhat meilit ja kokoukset maksavat työpaikoilla miljoonia – Konsulttijohtaja: ”Tällaista tuhlausta ei siedettäisi tehtaissa”

Julkaistu:

Tarpeettomien kokousten ja viestien kulut yrityksille ovat isot. Konsulttiyhtiön toimitusjohtaja Juliet Funt kehotti Nordic Business Forumissa karsimaan viestintää ”keltaisten listojen” avulla.
Nykypäivän työelämässä ihmisten päivät täyttyvät esimerkiksi kokouksista ja sähköposteista tai muista viesteistä, joista iso osa on turhia ja luovat tarpeetonta kiirettä.

Tällainen tarpeeton kiire aiheuttaa valtavat kulut. Näin sanoi Nordic Business Forumissa Helsingissä keskiviikkona puhunut Juliet Funt, joka on koulutus- ja konsulttiyhtiö WhiteSpace at Workin toimitusjohtaja.

Funt viittasi laskelmiin, joiden mukaan tarpeeton kiire aiheuttaisi vuosittain Yhdysvalloissa miljoonan dollarin kulut 50 työntekijää kohden.

– Tällaista tuhlausta ei siedettäisi teollisessa tuotannossa, Funt sanoi.

”Ajatustehtaissa” tätä kuitenkin siedetään.

Funt esitteli suomalaisessa ohjelmistoyhtiö Vismassa tehtyä kyselyä, jonka mukaan kokouksissa istuttiin keskimäärin runsaat kaksi tuntia päivässä ja yli neljännes kokouksista arvioitiin tarpeettomiksi.

Koska tarpeellisuuden arvioiminen on vaikeaa, laskelmassa pudotettiin tarpeettomien kokousten osuudeksi noin 14 prosenttia. Tämä tarkoittaisi sitä, että tarpeettomien kokousten kulut olivat lähes 2 700 euroa henkilöä kohti vuodessa.

Koko Visma Solutionsille kulut olisivat yli 630 000 euroa vuodessa.

Yhtiössä arvioitiin myös tarpeettoman raportoinnin, tarpeettoman viestinnän (esimerkiksi vain kaiken varalta tiedoksi lähetettyjen sähköpostien) ja tarpeettomien keskeytysten kuluja.

Kun kaikki laskettiin yhteen, yhtiö tuhlasi tarpeettomiin asioihin yli 1,7 miljoonaa euroa. Työtunteja hukattiin runsaat 51 000.


Funtin mukaan 80 prosenttia organisaatioista kärsii tästä ongelmasta.

Laskelmia tarpeettomien kokousten tai viestinnän kuluista voi olla vaikea laskea, mutta Funtin mukaan työntekijöiltä voi kysyä esimerkiksi, miten työ vaikuttaa heidän iltoihinsa ja viikonloppuihinsa. Tai sitä, miten suuri osa työstä tuntuu tyhmältä.

”Keltainen lista” auttaa karsimaan

Hänen mukaansa työelämässä tarvittaisiin ”strategisia taukoja”, eli aikaa ajatella. Hän korosti, että kyse ei ole meditaatiosta, mindfulnessista tai ajatusten harhailusta.

Funt kehottaa miettimään, miten työtaakkaa voi vähentää: mistä voi luopua, mitä todella pitää tietää ja mikä todella ansaitsee huomion.

Funt kehotti kokeilemaan ”keltaisen listan” tekniikkaa.

– Keltainen lista voi muuttaa sähköpostin inboxin aavekaupungiksi, jos sitä käyttää kunnolla.

Ajatuksena on, että kun mieleen tulee idea, ei ensimmäiseksi syöksy kirjoittamaan siitä sähköpostia tai muuta sähköistä viestiä vaikkapa Slackin tai Yammerin kautta.

– Pidä sen sijaan pieni tauko ja päätä, onko tämä sähköpostiviesti kiireellinen. Jos se on, pitäisikö sen sijaan soittaa tai laittaa tekstiviesti. Jos asia ei ole kiireellinen, laita se keltaiselle listalle. Vähitellen huomaat, että vain pieni osa viestinnästä kuuluu elektronisiin välineisiin.

Funtin mukaan keltainen lista voi lopettaa osan viestinnästä ja ohjata osan oikeaan välineeseen. Keltaista listaa voi käyttää ideavarastona eli voi kirjata siihen ideat, ja viikon tai kahden päästä palata niihin. Silloin voi huomata, että idea olikin huono. Tai kysymykseen on jo tullut vastaus tai että se ei kaipaa vastausta lainkaan.

Funtin mukaan olisi hyvä valita esimerkiksi kolme ihmistä, joiden kanssa keltaisen listan tekniikkaa kokeilee aluksi.

Kommentit

    Näytä lisää
    Kommentointi on päättynyt
    Näitä luetaan!
    • Juuri nyt
    • Päivä
    • Viikko
    1. 1

      Painajaisperinnöistä yksi on yli muiden – ”Kukaan ei huoli edes ilmaiseksi”

    2. 2

      Kiinteistökuningatar Kaisa Liskin yritys ei ole maksanut palkkoja – myös Työllisyysrahasto karhuaa maksuja

    3. 3

      Ekonomisti: On vain yksi kestävä tapa varmistaa, että työssäkäyville on tarpeeksi asuntoja

    4. 4

      Bloomberg: Kone neuvottelee Thyssenkruppin hissien ostosta yhdessä sijoitusyhtiön kanssa

    5. 5

      Maatila myynnissä, lähtöhinta euron – tällaisia asumuksia Suomesta saa pikkurahalla

    6. 6

      Onni potkaisi lomaa odottavia – näin kikkailemalla saat pitkät vapaat jouluna

    7. 7

      Turkin markkinoilla myyntiaalto – syynä Yhdysvaltojen nostamat syytteet

    8. 8

      Vaimon paha kolari mullisti Voiton, 75, elämän kertaheitolla – ”Pahinta oli persoonallisuuden muutos”

    9. 9

      Riittääkö Triplaan asiakkaita? Asiantuntija: ”Solmu­kohta­harha” voi koitua kauppa­keskuksen kohtaloksi

    10. 10

      Kommentti: Piittaamattomuus omaishoidosta on käsittämätöntä politiikkaa

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Painajaisperinnöistä yksi on yli muiden – ”Kukaan ei huoli edes ilmaiseksi”

    2. 2

      Riittääkö Triplaan asiakkaita? Asiantuntija: ”Solmu­kohta­harha” voi koitua kauppa­keskuksen kohtaloksi

    3. 3

      Näin lainakatto vaikuttaisi sinuun – katso, millaiseen kotiin tulosi riittäisivät

    4. 4

      Onni potkaisi lomaa odottavia – näin kikkailemalla saat pitkät vapaat jouluna

    5. 5

      Kiinteistökuningatar Kaisa Liskin yritys ei ole maksanut palkkoja – myös Työllisyysrahasto karhuaa maksuja

    6. 6

      Vaimon paha kolari mullisti Voiton, 75, elämän kertaheitolla – ”Pahinta oli persoonallisuuden muutos”

    7. 7

      Jopa 10 000 työpaikkaa uhkaa kadota rakennus­alalta – ”Hyvätkin tyypit päästetään menemään”

    8. 8

      Korhoset maksoivat liki 12 000 euroa ”paskalain” vaatimista laitteista – urakoitsijaa ei tahtonut löytyä millään

    9. 9

      Helsinki maksaa jopa 14 000 euron palkkion, jos pitkäaikaistyötön saa oikeita töitä

    10. 10

      Kommentti: ”Tähtisijoittaja” syyllistää suosittuja rahastoja kuplariskistä, mutta kaikkia väitteitä ei kannata niellä

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Lääkäri huomasi kahvihuoneen seinällä omituisen lapun – uskoo, että siihen kiteytyy koko terveydenhuollon jättiongelma

    2. 2

      Esko Ylisen Halpa-Halli laajeni hurjasti ja suututti kilpailijat – sitten viinaan retkahtanut nuori liike­mies teki täys­käännöksen, joka yllätti kaikki

    3. 3

      Näin lainakatto vaikuttaisi sinuun – katso, millaiseen kotiin tulosi riittäisivät

    4. 4

      Juha, 57, teki Kauhukeittiötä, nyt ei saa töitä millään, vaikka on lähettänyt kahden vuoden aikana yli 300 hakemusta

    5. 5

      Painajaisperinnöistä yksi on yli muiden – ”Kukaan ei huoli edes ilmaiseksi”

    6. 6

      Toivo Sukari aikoo myydä Seinäjoen Ideaparkin – vain yksi kauppakeskus jää: ”Se on minulle kuin lapsi”

    7. 7

      Tässä ovat 3 mokaa, joilla voit pilata osakesäästötilin hyödyt – vaarana 7 300 euron lasku

    8. 8

      Kiistelty ”paskalaki” astuu voimaan kahden viikon päästä – yli 100 000 kiinteistössä muutokset on vielä tekemättä

    9. 9

      Riittääkö Triplaan asiakkaita? Asiantuntija: ”Solmu­kohta­harha” voi koitua kauppa­keskuksen kohtaloksi

    10. 10

      Sara Blakely teki mullistavan alusvaatekeksinnön ja on nyt miljardööri – idea lähti valkoisista housuista

    11. Näytä lisää