Palautteen antaminen on työpaikkojen ikuisuuskysymys – asiantuntija selittää, miten se oikein pitäisi tehdä

Julkaistu:

Hierarkia ei enää määrää yksiselitteisesti sitä, kuka voi antaa kenellekin korjaavaa palautetta työyhteisössä.
Kun yliopistonlehtori Leena Mikkola Jyväskylän yliopiston kieli- ja viestintätieteiden laitokselta oli puhumassa palautteesta eräälle työyhteisölle, hän kysyi kuuntelijoilta, mitä palaute heille merkitsee. Vastaus kuului: kylmää kyytiä.

Jos jo pelkkä kutsu kehityskeskusteluun saa olon epämukavaksi, työyhteisön olisi syytä pysähtyä pohtimaan palautteen merkitystä. Mikkola kertoo, miten korjaavaa palautetta voi antaa työpaikalla onnistuneesti.

Ensinnäkin, palautehetkelle on rakennettava kehys, jotta molemmat osapuolet ovat kartalla siitä, miksi kyseisessä tilanteessa ollaan ja mihin palaute kohdistuu, Mikkola kertoo.

– Jos aluksi ollaan yhteisymmärryksessä siitä, että tilanne on palautetilanne, kumpikin osapuoli voi kiinnittää palautteen johonkin. Toinen on vastuussa siitä, että palaute annetaan ja että se on mahdollisimman perusteltua, toinen puolestaan siitä, että ottaa palautetta vastaan, käsittelee sitä, ymmärtää palautteen ja kytkee sen omaan työhön.
Mainos (Teksti jatkuu alla)
Mainos päättyy

Palautteenantajan, usein johtajan tai esimiehen, on puhuttava täsmällisesti.

– Palautteen ei tulisi olla yleispätevää, että ’tekisit vähän paremmin’ tai ’en ole nyt tyytyväinen työhösi’. Jos ei osaa sanoa, mihin asia kohdentuu, palautteella ei ole mitään merkitystä.

Mikkolan mukaan palautteen on aina kohdistuttava johonkin toimintaan. On myös selitettävä, miksi asian on muututtava.

– Palautteessa ei tarvitse sanoa, että ’tee näin’. Pikemminkin voi auttaa toista tunnistamaan, missä kohtaa toimintaa voi olla kehitettävää. Palautteenantajan ei tarvitse kertoa, miten asia voidaan muuttaa, vaan siitä voidaan keskustella.

Korjaava palaute olisi paras antaa ajan kanssa ja kahdenkeskisesti, jotta tilanne olisi luottamuksellinen.

– Tilanne, jossa ollaan tiimissä ja ruvetaan keskustelemaan siitä, miten joku tietty asia, joka on jonkun vastuulla, on hoitamatta, voi olla todella kuormittava.

Ryhmäpalaverissa annettava palaute ei ainakaan saa tulla palautteensaajalle yllätyksenä, vaan hänelle on kerrottava asiasta etukäteen, Mikkola kertoo.

On myös tehtävä selväksi, että palautteessa on kyse jostakin määrätystä asiasta, ei koko ammattitaidosta. Kömpelösti annettu palaute voi nimittäin pahimmillaan haitata työntekoa.

– Palaute ei automaattisesti paranna asiaa. Siitä, ettei palautteensaaminen korjaa, on paljon tutkimusta. Jos ihminen joutuu koko ajan pohtimaan sitä, miten tilanteessa itse on, fokus ei ole enää siinä, mitä ihminen tekee. Palaute saattaa suunnata ihmisen katseen häneen itseensä, jolloin työsuoritus jopa heikkenee.

Usein alainen saa palautetta johtajalta, mutta välillä asetelmaa kannattaa vaihtaa. Alaisella voi kuitenkin olla korkea kynnys kommentoida johtajan työskentelyä.

– Kehityskeskustelut, joissa toiselle voi antaa palautetta, ovat monesti jo niin poikkeuksellisia vuorovaikutustilanteita, että niissä tilanteissa palautetta ei välttämättä anneta.

Mikkola kertoo, että hyvän johtajan ammattitaitoon kuuluu se, että hakee oma-aloitteisesti alaisiltaan palautetta.

– Organisaatiossa alhaalta ylöspäin tuleva palaute vääristyy esimerkiksi siksi, koska ihmiset antavat johtajille sellaista palautetta, joka ei riskeeraa heidän tilannettaan tai koska ei uskalleta antaa palautetta.

Anonyymi palaute alaisilta johtajille voikin olla toisinaan paikallaan.

– Nimettömät palautteet voivat olla hyviä, tosin esimerkiksi pienessä työyhteisössä ei voi välttämättä luottaa siihen, että anonymiteetti säilyy, jos palautteessa esimerkiksi viittaa johonkin tiettyyn asiaan.

Kuka hyvänsä ei voi antaa palautetta kenelle tahansa, vaikka olisikin hierarkkisesti toista korkeammassa asemassa. Tätä nykyä johtaja ei välttämättä ole enää taitavin tekemään juuri sitä työtä, jota alaiset tekevät.

Mikkola kertoo, että on merkitystä, että palautetta saavalla on sellainen olo, että palauutteenantaja tietää, mistä puhuu. Palautetta saava tietää kehittyvänsä, kun neuvojana on itseä pätevämpi henkilö.

Monelle tuttu hampurilaismalli, eli kärjistetysti ”kehu-haukku-kehu” -palautemalli ei ole enää asiantuntijoiden suosiossa. Olennaisempaa on se, että palautteensaaja ja -antaja tavoittelevat yhteisymmärrystä käsiteltävästä asiasta.

– Olennaista on vuorovaikutuskumppaneiden keskinäinen suhde ja se, miten he ilmaisevat arvostusta siitä huolimatta, että toisen toiminnassa on jotain korjattavaa.

Kritiikkiä on helpompi antaa työpaikassa, jossa vuorovaikutussuhteet kollegoihin ovat hyvät. Ihan perus käytöstavat, kuten työkaverin tervehtiminen ja kehuminen työn lomassa luovat ilmapiiriä, jossa myös epäonnistumiset voi ottaa puheeksi.

Silläkin on merkitystä, miten työyhteisö suhtautuu palautteeseen.

– Työyhteisössä luodaan sellaisia merkityksiä palautteelle, että palaute ei ole kuolemaksi ja ymmärretään, että palaute on yksi osa työtä. Työntekemiseen kuuluu myös se, että aina ei mene niin kuin Strömsössä ja välillä asioita täytyy muuttaa ja kehittää.

Millaisia kokemuksia sinulla on palautteesta työpaikalla? Oletko saanut erikoista asiakaspalautetta? Osallistu keskusteluun tai kerro kokemuksistasi sähköpostitse osoitteeseen karoliina.paananen@iltasanomat.fi.

Kommentit

    Näytä lisää
    Kommentointi on päättynyt
    Näitä luetaan!
    • Juuri nyt
    • Päivä
    • Viikko
    1. 1

      Nainen tyrmistyi, kun kylpyhuoneeseen ilmestyi putkiremontissa 16 sentin kynnys – nyt taloyhtiötä odottaa kallis lasku

    2. 2

      Onko dieselin aika jo ohi? ”Autojen arvoissa voi tapahtua ikäviä muutoksia”

    3. 3

      Danske Bank: Pörssiyhtiöt maksavat ennätysosingot ensi keväänä

    4. 4

      Jos dieselvero poistetaan, niin täällä se eniten vaikuttaa – katso, kuinka moni ajaa sinun kotiseudullasi dieselillä

    5. 5

      Nordic ID jätti listalleottohakemuksen

    6. 6

      Italia ei taivu EU:n tahtoon –  varapääministeri ilmoitti, ettei budjetti muutu

    7. 7

      Kommentti: Yksi kuva kertoo, miksi Italian velka on Suomenkin ongelma

    8. 8

      Bloomberg: Kiinalaisjätti Tencent liittymässä Amerin ostamista havittelevaan ryhmään

    9. 9

      Jamilla Heiskanen, 24, kokoaa laajaa sijoitussalkkua – näihin hän pistää rahansa

    10. 10

      Terveystalon tulos kääntyi voitolliseksi

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Nainen tyrmistyi, kun kylpyhuoneeseen ilmestyi putkiremontissa 16 sentin kynnys – nyt taloyhtiötä odottaa kallis lasku

    2. 2

      Jos dieselvero poistetaan, niin täällä se eniten vaikuttaa – katso, kuinka moni ajaa sinun kotiseudullasi dieselillä

    3. 3

      Näillä paikkakunnilla tinkaaminen kannattaa asuntokaupoilla

    4. 4

      Kommentti: Yksi kuva kertoo, miksi Italian velka on Suomenkin ongelma

    5. 5

      POP Pankissa väärinkäytösepäily: Pankkiliiton hallituksen puheenjohtajalle potkut

    6. 6

      Onko dieselin aika jo ohi? ”Autojen arvoissa voi tapahtua ikäviä muutoksia”

    7. 7

      Yandexin data­keskuksen hukka­lämpö lämmittää Mäntsälää – kauko­lämpö­asiakkaiden lasku pieneni merkittävästi

    8. 8

      Italia ei taivu EU:n tahtoon –  varapääministeri ilmoitti, ettei budjetti muutu

    9. 9

      Venäläinen hakukoneyhtiö perusti suuren datakeskuksen Mäntsälään – toimii vain 17 työntekijän voimin

    10. 10

      Jamilla Heiskanen, 24, kokoaa laajaa sijoitussalkkua – näihin hän pistää rahansa

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Nainen tyrmistyi, kun kylpyhuoneeseen ilmestyi putkiremontissa 16 sentin kynnys – nyt taloyhtiötä odottaa kallis lasku

    2. 2

      Tällaisia eläkkeet ovat eri puolilla Suomea – katso, mikä on kuntasi keskieläke

    3. 3

      Asukas tuhosi vuokrayksiön teippaamalla ikkunat muovilla

    4. 4

      Juha ei ollut uskoa silmiään kun ajoi huoltoasemalle Kirkkonummella – bensan ja dieselin hinnassa näkyy nyt harvinainen ilmiö

    5. 5

      Dieselautoilijoiden mitta täyttyi: ”Onko tässä enää mitään järkeä?”

    6. 6

      Padasjokelaisen omakotitalon hinnalla saisi 13 neliötä Helsingin kalliilta alueelta – ”On mahdotonta hyväksyä, ettei löydy ostajaa”

    7. 7

      Näillä alueilla asuntoja myydään pitkään – ei pelkkiä syrjäseutuja

    8. 8

      Hommia tarjolla heti ilman koulutusta – muuttaisitko 517 kilometrin päähän saadaksesi töitä?

    9. 9

      Halkaisiko räjäytystyö uuden talon rungon? Osakkeenomistajat vaativat rakennuttajalta reiluja korvauksia

    10. 10

      Näin tienasivat eläkeläiset maailmalla – Pekka, 71, Portugalin eläkkeistä: ”Kuva on erilainen, kun vuorineuvosten eläkkeet irrotetaan”

    11. Näytä lisää