Palautteen antaminen on työpaikkojen ikuisuuskysymys – asiantuntija selittää, miten se oikein pitäisi tehdä

Julkaistu:

Hierarkia ei enää määrää yksiselitteisesti sitä, kuka voi antaa kenellekin korjaavaa palautetta työyhteisössä.
Kun yliopistonlehtori Leena Mikkola Jyväskylän yliopiston kieli- ja viestintätieteiden laitokselta oli puhumassa palautteesta eräälle työyhteisölle, hän kysyi kuuntelijoilta, mitä palaute heille merkitsee. Vastaus kuului: kylmää kyytiä.

Jos jo pelkkä kutsu kehityskeskusteluun saa olon epämukavaksi, työyhteisön olisi syytä pysähtyä pohtimaan palautteen merkitystä. Mikkola kertoo, miten korjaavaa palautetta voi antaa työpaikalla onnistuneesti.

Ensinnäkin, palautehetkelle on rakennettava kehys, jotta molemmat osapuolet ovat kartalla siitä, miksi kyseisessä tilanteessa ollaan ja mihin palaute kohdistuu, Mikkola kertoo.

– Jos aluksi ollaan yhteisymmärryksessä siitä, että tilanne on palautetilanne, kumpikin osapuoli voi kiinnittää palautteen johonkin. Toinen on vastuussa siitä, että palaute annetaan ja että se on mahdollisimman perusteltua, toinen puolestaan siitä, että ottaa palautetta vastaan, käsittelee sitä, ymmärtää palautteen ja kytkee sen omaan työhön.

Palautteenantajan, usein johtajan tai esimiehen, on puhuttava täsmällisesti.

– Palautteen ei tulisi olla yleispätevää, että ’tekisit vähän paremmin’ tai ’en ole nyt tyytyväinen työhösi’. Jos ei osaa sanoa, mihin asia kohdentuu, palautteella ei ole mitään merkitystä.

Mikkolan mukaan palautteen on aina kohdistuttava johonkin toimintaan. On myös selitettävä, miksi asian on muututtava.

– Palautteessa ei tarvitse sanoa, että ’tee näin’. Pikemminkin voi auttaa toista tunnistamaan, missä kohtaa toimintaa voi olla kehitettävää. Palautteenantajan ei tarvitse kertoa, miten asia voidaan muuttaa, vaan siitä voidaan keskustella.

Korjaava palaute olisi paras antaa ajan kanssa ja kahdenkeskisesti, jotta tilanne olisi luottamuksellinen.

– Tilanne, jossa ollaan tiimissä ja ruvetaan keskustelemaan siitä, miten joku tietty asia, joka on jonkun vastuulla, on hoitamatta, voi olla todella kuormittava.

Ryhmäpalaverissa annettava palaute ei ainakaan saa tulla palautteensaajalle yllätyksenä, vaan hänelle on kerrottava asiasta etukäteen, Mikkola kertoo.

On myös tehtävä selväksi, että palautteessa on kyse jostakin määrätystä asiasta, ei koko ammattitaidosta. Kömpelösti annettu palaute voi nimittäin pahimmillaan haitata työntekoa.

– Palaute ei automaattisesti paranna asiaa. Siitä, ettei palautteensaaminen korjaa, on paljon tutkimusta. Jos ihminen joutuu koko ajan pohtimaan sitä, miten tilanteessa itse on, fokus ei ole enää siinä, mitä ihminen tekee. Palaute saattaa suunnata ihmisen katseen häneen itseensä, jolloin työsuoritus jopa heikkenee.

Usein alainen saa palautetta johtajalta, mutta välillä asetelmaa kannattaa vaihtaa. Alaisella voi kuitenkin olla korkea kynnys kommentoida johtajan työskentelyä.

– Kehityskeskustelut, joissa toiselle voi antaa palautetta, ovat monesti jo niin poikkeuksellisia vuorovaikutustilanteita, että niissä tilanteissa palautetta ei välttämättä anneta.

Mikkola kertoo, että hyvän johtajan ammattitaitoon kuuluu se, että hakee oma-aloitteisesti alaisiltaan palautetta.

– Organisaatiossa alhaalta ylöspäin tuleva palaute vääristyy esimerkiksi siksi, koska ihmiset antavat johtajille sellaista palautetta, joka ei riskeeraa heidän tilannettaan tai koska ei uskalleta antaa palautetta.

Anonyymi palaute alaisilta johtajille voikin olla toisinaan paikallaan.

– Nimettömät palautteet voivat olla hyviä, tosin esimerkiksi pienessä työyhteisössä ei voi välttämättä luottaa siihen, että anonymiteetti säilyy, jos palautteessa esimerkiksi viittaa johonkin tiettyyn asiaan.

Kuka hyvänsä ei voi antaa palautetta kenelle tahansa, vaikka olisikin hierarkkisesti toista korkeammassa asemassa. Tätä nykyä johtaja ei välttämättä ole enää taitavin tekemään juuri sitä työtä, jota alaiset tekevät.

Mikkola kertoo, että on merkitystä, että palautetta saavalla on sellainen olo, että palauutteenantaja tietää, mistä puhuu. Palautetta saava tietää kehittyvänsä, kun neuvojana on itseä pätevämpi henkilö.

Monelle tuttu hampurilaismalli, eli kärjistetysti ”kehu-haukku-kehu” -palautemalli ei ole enää asiantuntijoiden suosiossa. Olennaisempaa on se, että palautteensaaja ja -antaja tavoittelevat yhteisymmärrystä käsiteltävästä asiasta.

– Olennaista on vuorovaikutuskumppaneiden keskinäinen suhde ja se, miten he ilmaisevat arvostusta siitä huolimatta, että toisen toiminnassa on jotain korjattavaa.

Kritiikkiä on helpompi antaa työpaikassa, jossa vuorovaikutussuhteet kollegoihin ovat hyvät. Ihan perus käytöstavat, kuten työkaverin tervehtiminen ja kehuminen työn lomassa luovat ilmapiiriä, jossa myös epäonnistumiset voi ottaa puheeksi.

Silläkin on merkitystä, miten työyhteisö suhtautuu palautteeseen.

– Työyhteisössä luodaan sellaisia merkityksiä palautteelle, että palaute ei ole kuolemaksi ja ymmärretään, että palaute on yksi osa työtä. Työntekemiseen kuuluu myös se, että aina ei mene niin kuin Strömsössä ja välillä asioita täytyy muuttaa ja kehittää.

Millaisia kokemuksia sinulla on palautteesta työpaikalla? Oletko saanut erikoista asiakaspalautetta? Osallistu keskusteluun tai kerro kokemuksistasi sähköpostitse osoitteeseen karoliina.paananen@iltasanomat.fi.

Kommentit

    Näytä lisää
    Kommentointi on päättynyt
    Näitä luetaan!
    • Juuri nyt
    • Päivä
    • Viikko
    1. 1

      Alkon varapuheenjohtaja HS:ssä: Viinien vapauttaminen saattaisi lopettaa Alkon – ja tuoda viinat kaupan hyllylle

    2. 2

      Ravintoloitsija myi keskiolutta kassan ohitse ja hyötyi 70 000 euroa – uusi järjestelmä salli pienemmän tuomion

    3. 3

      Fedin Evans: Korkojen laskemista ei voi sulkea pois vaihtoehdoista

    4. 4

      Danske: Velat ja pikavipit tulleet nuorille erittäin tutuksi

    5. 5

      Riita helsinkiläisessä taloyhtiössä: parveke maksoi 44 000 euroa ja käräjöinti 40 000 euroa

    6. 6

      Autopomo julisti, että työntekijä pitäisi ampua – sen jälkeen alkoi helvetillinen simputus

    7. 7

      Nokian osake kääntyi syöksyyn – nyt yhtiö julkaisi harvinaisen tiedotteen

    8. 8

      Brexit repii Britanniaa kahtia – mutta puntaa se ei pelota

    9. 9

      Tutkimus: Sähköauto voikin saastuttaa tuplasti

    10. 10

      Bonukset paisuivat – Alkon toimitusjohtaja tienasi viime vuonna liki 454 000 euroa

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Riita helsinkiläisessä taloyhtiössä: parveke maksoi 44 000 euroa ja käräjöinti 40 000 euroa

    2. 2

      Ravintoloitsija myi keskiolutta kassan ohitse ja hyötyi 70 000 euroa – uusi järjestelmä salli pienemmän tuomion

    3. 3

      Alkon varapuheenjohtaja HS:ssä: Viinien vapauttaminen saattaisi lopettaa Alkon – ja tuoda viinat kaupan hyllylle

    4. 4

      Brexit repii Britanniaa kahtia – mutta puntaa se ei pelota

    5. 5

      Danske: Velat ja pikavipit tulleet nuorille erittäin tutuksi

    6. 6

      Autopomo julisti, että työntekijä pitäisi ampua – sen jälkeen alkoi helvetillinen simputus

    7. 7

      Jan Hurrin kommentti: Keskuspankit ruokkivat zombitaloutta – ja heikentävät kasvua

    8. 8

      Nokian osake kääntyi syöksyyn – nyt yhtiö julkaisi harvinaisen tiedotteen

    9. 9

      Ravintolayrittäjä turhautui: Kokit hukkuvat töihinsä, lisätyövoima jämähtää byrokratiaan – ”Tietävätkö poliitikot, mikä se todellisuus on?”

    10. 10

      Tutkimus: Sähköauto voikin saastuttaa tuplasti

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Rintamamiestalon rakenteista löytyi kosteuspommi – pariskunta vaati 60 000 euron hyvitystä, mutta toisin kävi

    2. 2

      94-vuotias muistisairas rouva joutui pankin kanssa varsinaiseen umpisolmuun – ”Ihan kohtuuton tilanne”

    3. 3

      Caruna väläyttää korotuksia sähkön jakeluhintoihin: Meneillään poikkeuksellinen vaihe

    4. 4

      Synkkä arvio ekonomistilta: Eläkkeiden pienentäminen on hyvin todennäköistä

    5. 5

      Katso itse: Sekoitatko nämä autot toisiinsa? Taksi Helsinki hermostui katukuvaan ilmestyneistä takseista

    6. 6

      Kolmekymppisten eläketilanne näyttää surkealta – Ekonomistit vinkkaavat: Näin varaudut tulevaan rysäykseen

    7. 7

      Onko eläkkeitä pakko leikata? Näin asiantuntijat vastaavat: ”Minä en ymmärrä argumenttia ollenkaan”

    8. 8

      Riita helsinkiläisessä taloyhtiössä: parveke maksoi 44 000 euroa ja käräjöinti 40 000 euroa

    9. 9

      Kiinteistöliiton uudet linjaukset: Hajulukon avaaminen kuuluu taloyhtiölle, lattiakaivon putsaaminen asukkaalle

    10. 10

      Autopomo julisti, että työntekijä pitäisi ampua – sen jälkeen alkoi helvetillinen simputus

    11. Näytä lisää