Iso muutos tuli voimaan tänään – taloyhtiöt ymmällään: miten käy saunavuorolistojen?

Julkaistu:

Saako saunavuorolistaan laittaa asukkaan nimen? Voiko puheenjohtaja säilyttää sähköpostilistaa asukkaista tietokoneellaan? Kiinteistöliiton lakimies vastaa taloyhtiöitä tietosuoja-asioissa askarruttaneisiin yleisimpiin kysymyksiin.
EU:n tietosuoja-asetus astuu voimaan tänään perjantaina. Kiinteistöliiton lakimies Kristel Pynnönen listaa viisi yleisintä taloyhtiöitä askarruttanutta kysymystä tietosuoja-asetuksesta ja neuvoo, miten kannattaa toimia.

Ilta-Sanomien digitoimittaja Perttu Pitkänen selittää yllä olevalla videolla selkokielellä, mitä ihmettä uudistus tavalliselle ihmiselle tarkoittaa.

Pynnönen sanoo asetukseen tällä hetkellä liittyvän erikoispiirteen olevan se, että EU:ssa asetus astuu voimaan perjantaina, mutta kansallisella tasolla sen on arvioitu astuvan voimaan vasta kesäkuun aikana.

– Valvontatahoa ei Suomessa siksi vielä ole, joten linjauksia sieltä ei vielä ole saatu. Kun taloyhtiöt ovat ohjeita kuitenkin kaivanneet, olemme noudattaneet niiden laadinnassa varovaisuusperiaatetta, ettei kukaan toimisi väärin, Pynnönen pohjustaa.

Tietosuojalailla perustetaan tietosuojavaltuutetulle mandaatti toimia kansallisena valvontaviranomaisena tietosuoja-asioissa. Tietosuojavaltuutettu päättää viime kädessä, miten asetusta sovelletaan.
Mainos (Teksti jatkuu alla)
Mainos päättyy

1. Mistä isännöitsijän kanssa kuuluu sopia asetukseen liittyen ja pitääkö siitä maksaa?

Pynnösen mukaan tämä on yleisin kysymys, jonka taloyhtiöt ovat esittäneet.

– Taloyhtiöissä pohditaan, mitä sopimukseen kuuluu laittaa henkilörekisterin käsittelystä. Taloyhtiö on rekisterin pitäjä, mutta isännöitsijä on käsittelijä. Nämä olisi hyvä käydä isännöitsijän kanssa läpi ja sopia, että hän on käsittelijä, joka noudattaa tietosuoja-asetusta. Koko isännöintisopimusta ei tarvitse muuttaa, mutta siihen voidaan esimerkiksi liittää tietosuojaliite.

Pynnönen huomauttaa, että kun sopijapuoli vetoaa tietosuojavelvoitteiden kasvun myötä sopimushinnan korottamiseen, kannattaa pitää mielessä, että niille taloyhtiöille, joiden toiminnassa on jo otettu huomioon voimassa olevan henkilötietolain vaatimukset, EU:n tietosuoja-asetus tuo mukanaan vain vähäisiä lisävelvoitteita.

Hinnan korottaminen on kuitenkin aina osapuolten yhteisesti neuvoteltava ja sovittava asia.

2. Mitä tehdä saunavuorolistoille ja nimitauluille?

Pynnösen mukaan molemmat saavat jäädä. Saunavuorolistaan ei kuitenkaan ole syytä laittaa tarpeettomasti asukkaiden nimiä.

– Niiden sijaan saunavuorolistassa kannattaa käyttää asunnon numeroa, Pynnönen sanoo.

Rappukäytävässä sijaitseva nimitaulu ei ole viranomaisten mukaan itsenäinen henkilörekisteri. Nimitaulun käsittelyperuste on hallinnon hoitoon liittyvä oikeutettu etu. Lisäksi monen kaupungin rakennusjärjestys edellyttää nimitaulua rappukäyttävään.

3. Saako puheenjohtaja säilyttää tietokoneellaan asukkaista sähköpostilistaa?

Isännöitsijä ei välttämättä aina viesti asukkaille taloyhtiöön ja asumiseen liittyvistä tärkeistä tai poikkeuksellisista asioista, vaan sen voi hoitaa hallituksen puheenjohtaja tai joku muu hallituksen jäsen, joka säilyttää tietokoneellaan asukkaiden sähköposteja.

– Asukkaiden sähköpostilistat saavat edelleen jäädä hallituksen jäsenten tietokoneille. Se kuuluu hallituksen jäsenen tehtäviin. Taloyhtiöllä on oikeus pitää osakasluetteloa ja asukasluetteloa eli yhtiön hallituksella on sähköpostilistan pitämiseen asetuksen mukainen oikeutettu etu.

– Asukasluettelossa saa myös olla henkilön syntymäaika ja henkilötunnus. Tämän henkilötiedon osalta on kuitenkin toimittava erityisen huolellisesti, eikä sitä kannata pitää muualla kun varsinaisessa rekisterissä, Pynnönen jatkaa.

4. Kuinka kauan tietoja saa säilyttää?

Pynnösen mukaan asunto-osakeyhtiölaki määrää, että entisten osakkaiden tiedot pitää säilyttää kymmenen vuotta.

– Kun asukas muuttaa pois, hän voi jättää jälkeensä esimerkiksi maksamattomia vuokria tai saunavuoromaksuja. Kyllä yhtiö saa säilyttää tietoja, kunnes minkäänlaista vahingonkorvausvaatimusta ei enää asukkaille voi tulla. Vanhentumisaika näissä on kymmenen vuotta. Niin kauan tietoja asukkaista voidaan säilyttää.

5. Pitääkö taloyhtiöllä olla tietosuojavastaava?

Tietosuoja-asetuksen perusteella yhteen jos toiseenkin organisaatioon tulee valita tietosuojavastaava. Pynnönen kuitenkin sanoo, ettei taloyhtiöiden sellaista tarvitse valita.

– Jos asetusta lukee paremmin, huomataan, että asetuksen mukainen tietosuojavastaava tarvitaan vain silloin, jos käsitellään paljon arkaluontoisia tietoja. Taloyhtiössä tilanne ei tyypillisesti ole tämä.

– Taloyhtiön ei siis lähtökohtaisesti tarvitse valita asetuksen mukaista tietosuojavastaavaa, Pynnönen neuvoo.

Arkaluontoista tietoa asiakkaistaan säilyttävät esimerkiksi sairaalat.

– Taloyhtiöiden rekistereiden tarkoitus on se, että tiedetään, ketkä yhtiössä asuvat, Pynnönen täsmentää.

Kommentit

    Näytä lisää
    Kommentointi on päättynyt
    Näitä luetaan!
    • Juuri nyt
    • Päivä
    • Viikko
    1. 1

      Bloomberg: ”Järkyttävä” korvaus yhtiön kuralle jättäneelle ranskalaispomolle – luopui miljoonista ministerin ärähdettyä

    2. 2

      Moni piensijoittaja tuhoaa tuottonsa todella helpolla virheellä

    3. 3

      SAK ja STTK tyrmäävät hallituksen uuden suunnitelman: Ensimmänen aktiivimalli oli tähän verrattuna ”lastenleikkiä”

    4. 4

      Tamperelainen taksifirma tarjoaa neljän euron keskustakyytejä

    5. 5

      Nyt se on totta: Tämän S-kortin arvo kolminkertaistui

    6. 6

      ”Oikeita töitä” ja mökkeilyä ilman mukavuuksia – näin ekonomisti ja toimitusjohtaja lomailevat

    7. 7

      Suolahden vaneritehdas palaa – tehtaanjohtaja: palo on saatu hallintaan

    8. 8

      Suomen peltoja uhkaa katastrofi: ”Julmin mahdollinen” sää vie jopa neljänneksen sadosta

    9. 9

      Kreikan viimeinen lainaohjelma päättyy pian – euroryhmä kokoaa tukitoimia

    10. 10

      Jan Hurrin kommentti: Marx ei ollut täysin väärässä

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Moni piensijoittaja tuhoaa tuottonsa todella helpolla virheellä

    2. 2

      Jan Hurrin kommentti: Marx ei ollut täysin väärässä

    3. 3

      Suolahden vaneritehdas palaa – tehtaanjohtaja: palo on saatu hallintaan

    4. 4

      Tamperelainen taksifirma tarjoaa neljän euron keskustakyytejä

    5. 5

      ”Oikeita töitä” ja mökkeilyä ilman mukavuuksia – näin ekonomisti ja toimitusjohtaja lomailevat

    6. 6

      Bloomberg: ”Järkyttävä” korvaus yhtiön kuralle jättäneelle ranskalaispomolle – luopui miljoonista ministerin ärähdettyä

    7. 7

      Video Kiinasta on kuin scifi-elokuvasta: Näin isoveli valvoo ja tunnistaa kansalaiset

    8. 8

      Suomen peltoja uhkaa katastrofi: ”Julmin mahdollinen” sää vie jopa neljänneksen sadosta

    9. 9

      Yrittäjä, yritysjohtaja ja ay-pomo kertovat, miten he aikovat viettää lomaa – ”Puhelimeen vastaan, jos numero on tuttu”

    10. 10

      ”Osa leskeneläkkeistä on hävyttömän suuria”– epäreilua rikkaiden tukemista vai turva kriisitilanteen varalle?

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Näin voit tuhota omaisuutesi painepesurilla – vakuutus ei korvaa vääränlaista käyttöä

    2. 2

      ”Osa leskeneläkkeistä on hävyttömän suuria”– epäreilua rikkaiden tukemista vai turva kriisitilanteen varalle?

    3. 3

      Moni hoitaa taloaan huolettomasti: ”Aina ei ymmärretä, että rakenteet eivät ole ikuisia”

    4. 4

      Riita naapurin autotallista maksoi pariskunnalle 40 000 euroa

    5. 5

      Moni piensijoittaja tuhoaa tuottonsa todella helpolla virheellä

    6. 6

      Joka kymmenes eläkeläinen vakavissa talousvaikeuksissa – karsivat jopa lääkehoitoa: ”Samat vaatteet 20 vuotta”

    7. 7

      Oululaisyritys pestasi 59-vuotiaan työttömän Hannun – hän on nyt 66-vuotias ja käy vieläkin töissä

    8. 8

      Suomen peltoja uhkaa katastrofi: ”Julmin mahdollinen” sää vie jopa neljänneksen sadosta

    9. 9

      Suomi irtisanoo verosopimuksensa Portugalin kanssa

    10. 10

      Merkelin ja Trumpin G7-hetki tallentui huikeaan uutiskuvaan – mitä aamiaistapaamisella oikein tapahtui?

    11. Näytä lisää