Iso muutos tuli voimaan tänään – taloyhtiöt ymmällään: miten käy saunavuorolistojen?

rac

Julkaistu:

Saako saunavuorolistaan laittaa asukkaan nimen? Voiko puheenjohtaja säilyttää sähköpostilistaa asukkaista tietokoneellaan? Kiinteistöliiton lakimies vastaa taloyhtiöitä tietosuoja-asioissa askarruttaneisiin yleisimpiin kysymyksiin.
EU:n tietosuoja-asetus astuu voimaan tänään perjantaina. Kiinteistöliiton lakimies Kristel Pynnönen listaa viisi yleisintä taloyhtiöitä askarruttanutta kysymystä tietosuoja-asetuksesta ja neuvoo, miten kannattaa toimia.

Ilta-Sanomien digitoimittaja Perttu Pitkänen selittää yllä olevalla videolla selkokielellä, mitä ihmettä uudistus tavalliselle ihmiselle tarkoittaa.

Pynnönen sanoo asetukseen tällä hetkellä liittyvän erikoispiirteen olevan se, että EU:ssa asetus astuu voimaan perjantaina, mutta kansallisella tasolla sen on arvioitu astuvan voimaan vasta kesäkuun aikana.

– Valvontatahoa ei Suomessa siksi vielä ole, joten linjauksia sieltä ei vielä ole saatu. Kun taloyhtiöt ovat ohjeita kuitenkin kaivanneet, olemme noudattaneet niiden laadinnassa varovaisuusperiaatetta, ettei kukaan toimisi väärin, Pynnönen pohjustaa.

Tietosuojalailla perustetaan tietosuojavaltuutetulle mandaatti toimia kansallisena valvontaviranomaisena tietosuoja-asioissa. Tietosuojavaltuutettu päättää viime kädessä, miten asetusta sovelletaan.

1. Mistä isännöitsijän kanssa kuuluu sopia asetukseen liittyen ja pitääkö siitä maksaa?

Pynnösen mukaan tämä on yleisin kysymys, jonka taloyhtiöt ovat esittäneet.

– Taloyhtiöissä pohditaan, mitä sopimukseen kuuluu laittaa henkilörekisterin käsittelystä. Taloyhtiö on rekisterin pitäjä, mutta isännöitsijä on käsittelijä. Nämä olisi hyvä käydä isännöitsijän kanssa läpi ja sopia, että hän on käsittelijä, joka noudattaa tietosuoja-asetusta. Koko isännöintisopimusta ei tarvitse muuttaa, mutta siihen voidaan esimerkiksi liittää tietosuojaliite.

Pynnönen huomauttaa, että kun sopijapuoli vetoaa tietosuojavelvoitteiden kasvun myötä sopimushinnan korottamiseen, kannattaa pitää mielessä, että niille taloyhtiöille, joiden toiminnassa on jo otettu huomioon voimassa olevan henkilötietolain vaatimukset, EU:n tietosuoja-asetus tuo mukanaan vain vähäisiä lisävelvoitteita.

Hinnan korottaminen on kuitenkin aina osapuolten yhteisesti neuvoteltava ja sovittava asia.

2. Mitä tehdä saunavuorolistoille ja nimitauluille?

Pynnösen mukaan molemmat saavat jäädä. Saunavuorolistaan ei kuitenkaan ole syytä laittaa tarpeettomasti asukkaiden nimiä.

– Niiden sijaan saunavuorolistassa kannattaa käyttää asunnon numeroa, Pynnönen sanoo.

Rappukäytävässä sijaitseva nimitaulu ei ole viranomaisten mukaan itsenäinen henkilörekisteri. Nimitaulun käsittelyperuste on hallinnon hoitoon liittyvä oikeutettu etu. Lisäksi monen kaupungin rakennusjärjestys edellyttää nimitaulua rappukäyttävään.

3. Saako puheenjohtaja säilyttää tietokoneellaan asukkaista sähköpostilistaa?

Isännöitsijä ei välttämättä aina viesti asukkaille taloyhtiöön ja asumiseen liittyvistä tärkeistä tai poikkeuksellisista asioista, vaan sen voi hoitaa hallituksen puheenjohtaja tai joku muu hallituksen jäsen, joka säilyttää tietokoneellaan asukkaiden sähköposteja.

– Asukkaiden sähköpostilistat saavat edelleen jäädä hallituksen jäsenten tietokoneille. Se kuuluu hallituksen jäsenen tehtäviin. Taloyhtiöllä on oikeus pitää osakasluetteloa ja asukasluetteloa eli yhtiön hallituksella on sähköpostilistan pitämiseen asetuksen mukainen oikeutettu etu.

– Asukasluettelossa saa myös olla henkilön syntymäaika ja henkilötunnus. Tämän henkilötiedon osalta on kuitenkin toimittava erityisen huolellisesti, eikä sitä kannata pitää muualla kun varsinaisessa rekisterissä, Pynnönen jatkaa.

4. Kuinka kauan tietoja saa säilyttää?

Pynnösen mukaan asunto-osakeyhtiölaki määrää, että entisten osakkaiden tiedot pitää säilyttää kymmenen vuotta.

– Kun asukas muuttaa pois, hän voi jättää jälkeensä esimerkiksi maksamattomia vuokria tai saunavuoromaksuja. Kyllä yhtiö saa säilyttää tietoja, kunnes minkäänlaista vahingonkorvausvaatimusta ei enää asukkaille voi tulla. Vanhentumisaika näissä on kymmenen vuotta. Niin kauan tietoja asukkaista voidaan säilyttää.

5. Pitääkö taloyhtiöllä olla tietosuojavastaava?

Tietosuoja-asetuksen perusteella yhteen jos toiseenkin organisaatioon tulee valita tietosuojavastaava. Pynnönen kuitenkin sanoo, ettei taloyhtiöiden sellaista tarvitse valita.

– Jos asetusta lukee paremmin, huomataan, että asetuksen mukainen tietosuojavastaava tarvitaan vain silloin, jos käsitellään paljon arkaluontoisia tietoja. Taloyhtiössä tilanne ei tyypillisesti ole tämä.

– Taloyhtiön ei siis lähtökohtaisesti tarvitse valita asetuksen mukaista tietosuojavastaavaa, Pynnönen neuvoo.

Arkaluontoista tietoa asiakkaistaan säilyttävät esimerkiksi sairaalat.

– Taloyhtiöiden rekistereiden tarkoitus on se, että tiedetään, ketkä yhtiössä asuvat, Pynnönen täsmentää.

Kommentit

    Näytä lisää
    Kommentointi on päättynyt
    Näitä luetaan!
    • Juuri nyt
    • Päivä
    • Viikko
    1. 1

      Valmet Automotive haalii väkeä ympäri Suomea ja ulkomailta – parturista autonrakentaja jopa parissa viikossa

    2. 2

      Reino-tossujen uusi omistaja kertoo, miksi siirtää tuotannon ulkomaille: ”Hyviä kumppaneita löytyy myös Euroopan ulkopuolelta”

    3. 3

      Verkkokauppajätti Amazonin tie päättyy Kiinassa

    4. 4

      Norwegianilta 22-sivuinen sääntökirja ulkonäöstä: Lentoemännille pakkomeikki – ”Uskomattoman vanhanaikaista”

    5. 5

      Lehti: ”Vähittäiskaupan apokalypsi” riehuu Yhdysvalloissa – jo lähes 6 000 kauppaa on sulkenut tänä vuonna

    6. 6

      Reino- ja Aino-tossujen ostajiksi paljastuivat Finlaysonin omistajat – valmistus ei jatku Suomessa

    7. 7

      Valmet Automotive ilmoitti valtavista rekrytoinneista: 1 000 uutta henkilöä töihin Saloon ja Uuteenkaupunkiin

    8. 8

      VR tilaa sveitsiläisyhtiöltä 60 veturia – kauppahinta 200 miljoonaa euroa

    9. 9

      Somepalvelu Pinterest listautui pörssiin – hinnoittelu varovaista

    10. 10

      Saga Caren palvelu­talossa pyydetään yhden ikkunan pesusta 50 euroa – alan yritys: ”Meillä homma maksaisi 20 euroa”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Reino- ja Aino-tossujen ostajiksi paljastuivat Finlaysonin omistajat – valmistus ei jatku Suomessa

    2. 2

      Reino-tossujen uusi omistaja kertoo, miksi siirtää tuotannon ulkomaille: ”Hyviä kumppaneita löytyy myös Euroopan ulkopuolelta”

    3. 3

      Valmet Automotive ilmoitti valtavista rekrytoinneista: 1 000 uutta henkilöä töihin Saloon ja Uuteenkaupunkiin

    4. 4

      Saga Caren palvelu­talossa pyydetään yhden ikkunan pesusta 50 euroa – alan yritys: ”Meillä homma maksaisi 20 euroa”

    5. 5

      Valmet Automotive haalii väkeä ympäri Suomea ja ulkomailta – parturista autonrakentaja jopa parissa viikossa

    6. 6

      Verkkokauppajätti Amazonin tie päättyy Kiinassa

    7. 7

      Lehti: ”Vähittäiskaupan apokalypsi” riehuu Yhdysvalloissa – jo lähes 6 000 kauppaa on sulkenut tänä vuonna

    8. 8

      Reino ja Aino -tossuille on löytynyt uusi omistaja – tuotanto ei jää Lieksaan

    9. 9

      VR tilaa sveitsiläisyhtiöltä 60 veturia – kauppahinta 200 miljoonaa euroa

    10. 10

      Norwegianilta 22-sivuinen sääntökirja ulkonäöstä: Lentoemännille pakkomeikki – ”Uskomattoman vanhanaikaista”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Airbnb-vieraat aiheuttivat valtavan härdellin kerrostalossa Rovaniemellä – jäteyhtiö teki oudon havainnon roska-astioista

    2. 2

      Sukulaispoika odotti perintörikkauksia 99-vuotiaalta isotädiltä – uskoi huhujen vieneen arvotaulun, asunnon ja rahat

    3. 3

      Tuntematon maksoi Juhan luottokortilta MobilePaylla: ”Löysin 430 euron katevarauksen”

    4. 4

      Uudet luvut hoivapommista julki – katso, miten kulut paisuvat vuosi vuodelta

    5. 5

      Veroilmoituksen uudistus herättää huolta – ”Miljoonia on mennyt paperipostiin, josta valtaosa menee roskiin”

    6. 6

      Reino ja Aino -tossuille on löytynyt uusi omistaja – tuotanto ei jää Lieksaan

    7. 7

      Kylpyhuoneremontista repesi raju riita – taloyhtiön osakas jätti vastikkeet maksamatta 2 vuodeksi

    8. 8

      Yle: Lähihoitaja haastoi Esperi Caren oikeuteen – liitto: Yritys kikkaili palkan­korotukset nollaan

    9. 9

      Hoiva-asukin omaisuus lihoiksi? Näillä konsteilla puolueet ratkoisivat käsistä karkaavia hoivakuluja

    10. 10

      Leluvalmistaja vetää takaisin 4,7 miljoonaa vauvan sitteriä – tuotteeseen yhdistetty yli 30 kuolemantapausta

    11. Näytä lisää