Iso muutos tuli voimaan tänään – taloyhtiöt ymmällään: miten käy saunavuorolistojen?

Julkaistu:

Saako saunavuorolistaan laittaa asukkaan nimen? Voiko puheenjohtaja säilyttää sähköpostilistaa asukkaista tietokoneellaan? Kiinteistöliiton lakimies vastaa taloyhtiöitä tietosuoja-asioissa askarruttaneisiin yleisimpiin kysymyksiin.
EU:n tietosuoja-asetus astuu voimaan tänään perjantaina. Kiinteistöliiton lakimies Kristel Pynnönen listaa viisi yleisintä taloyhtiöitä askarruttanutta kysymystä tietosuoja-asetuksesta ja neuvoo, miten kannattaa toimia.

Ilta-Sanomien digitoimittaja Perttu Pitkänen selittää yllä olevalla videolla selkokielellä, mitä ihmettä uudistus tavalliselle ihmiselle tarkoittaa.

Pynnönen sanoo asetukseen tällä hetkellä liittyvän erikoispiirteen olevan se, että EU:ssa asetus astuu voimaan perjantaina, mutta kansallisella tasolla sen on arvioitu astuvan voimaan vasta kesäkuun aikana.

– Valvontatahoa ei Suomessa siksi vielä ole, joten linjauksia sieltä ei vielä ole saatu. Kun taloyhtiöt ovat ohjeita kuitenkin kaivanneet, olemme noudattaneet niiden laadinnassa varovaisuusperiaatetta, ettei kukaan toimisi väärin, Pynnönen pohjustaa.

Tietosuojalailla perustetaan tietosuojavaltuutetulle mandaatti toimia kansallisena valvontaviranomaisena tietosuoja-asioissa. Tietosuojavaltuutettu päättää viime kädessä, miten asetusta sovelletaan.
Mainos (Teksti jatkuu alla)
Mainos päättyy

1. Mistä isännöitsijän kanssa kuuluu sopia asetukseen liittyen ja pitääkö siitä maksaa?

Pynnösen mukaan tämä on yleisin kysymys, jonka taloyhtiöt ovat esittäneet.

– Taloyhtiöissä pohditaan, mitä sopimukseen kuuluu laittaa henkilörekisterin käsittelystä. Taloyhtiö on rekisterin pitäjä, mutta isännöitsijä on käsittelijä. Nämä olisi hyvä käydä isännöitsijän kanssa läpi ja sopia, että hän on käsittelijä, joka noudattaa tietosuoja-asetusta. Koko isännöintisopimusta ei tarvitse muuttaa, mutta siihen voidaan esimerkiksi liittää tietosuojaliite.

Pynnönen huomauttaa, että kun sopijapuoli vetoaa tietosuojavelvoitteiden kasvun myötä sopimushinnan korottamiseen, kannattaa pitää mielessä, että niille taloyhtiöille, joiden toiminnassa on jo otettu huomioon voimassa olevan henkilötietolain vaatimukset, EU:n tietosuoja-asetus tuo mukanaan vain vähäisiä lisävelvoitteita.

Hinnan korottaminen on kuitenkin aina osapuolten yhteisesti neuvoteltava ja sovittava asia.

2. Mitä tehdä saunavuorolistoille ja nimitauluille?

Pynnösen mukaan molemmat saavat jäädä. Saunavuorolistaan ei kuitenkaan ole syytä laittaa tarpeettomasti asukkaiden nimiä.

– Niiden sijaan saunavuorolistassa kannattaa käyttää asunnon numeroa, Pynnönen sanoo.

Rappukäytävässä sijaitseva nimitaulu ei ole viranomaisten mukaan itsenäinen henkilörekisteri. Nimitaulun käsittelyperuste on hallinnon hoitoon liittyvä oikeutettu etu. Lisäksi monen kaupungin rakennusjärjestys edellyttää nimitaulua rappukäyttävään.

3. Saako puheenjohtaja säilyttää tietokoneellaan asukkaista sähköpostilistaa?

Isännöitsijä ei välttämättä aina viesti asukkaille taloyhtiöön ja asumiseen liittyvistä tärkeistä tai poikkeuksellisista asioista, vaan sen voi hoitaa hallituksen puheenjohtaja tai joku muu hallituksen jäsen, joka säilyttää tietokoneellaan asukkaiden sähköposteja.

– Asukkaiden sähköpostilistat saavat edelleen jäädä hallituksen jäsenten tietokoneille. Se kuuluu hallituksen jäsenen tehtäviin. Taloyhtiöllä on oikeus pitää osakasluetteloa ja asukasluetteloa eli yhtiön hallituksella on sähköpostilistan pitämiseen asetuksen mukainen oikeutettu etu.

– Asukasluettelossa saa myös olla henkilön syntymäaika ja henkilötunnus. Tämän henkilötiedon osalta on kuitenkin toimittava erityisen huolellisesti, eikä sitä kannata pitää muualla kun varsinaisessa rekisterissä, Pynnönen jatkaa.

4. Kuinka kauan tietoja saa säilyttää?

Pynnösen mukaan asunto-osakeyhtiölaki määrää, että entisten osakkaiden tiedot pitää säilyttää kymmenen vuotta.

– Kun asukas muuttaa pois, hän voi jättää jälkeensä esimerkiksi maksamattomia vuokria tai saunavuoromaksuja. Kyllä yhtiö saa säilyttää tietoja, kunnes minkäänlaista vahingonkorvausvaatimusta ei enää asukkaille voi tulla. Vanhentumisaika näissä on kymmenen vuotta. Niin kauan tietoja asukkaista voidaan säilyttää.

5. Pitääkö taloyhtiöllä olla tietosuojavastaava?

Tietosuoja-asetuksen perusteella yhteen jos toiseenkin organisaatioon tulee valita tietosuojavastaava. Pynnönen kuitenkin sanoo, ettei taloyhtiöiden sellaista tarvitse valita.

– Jos asetusta lukee paremmin, huomataan, että asetuksen mukainen tietosuojavastaava tarvitaan vain silloin, jos käsitellään paljon arkaluontoisia tietoja. Taloyhtiössä tilanne ei tyypillisesti ole tämä.

– Taloyhtiön ei siis lähtökohtaisesti tarvitse valita asetuksen mukaista tietosuojavastaavaa, Pynnönen neuvoo.

Arkaluontoista tietoa asiakkaistaan säilyttävät esimerkiksi sairaalat.

– Taloyhtiöiden rekistereiden tarkoitus on se, että tiedetään, ketkä yhtiössä asuvat, Pynnönen täsmentää.

Kommentit

    Näytä lisää
    Kommentointi on päättynyt
    Näitä luetaan!
    • Juuri nyt
    • Päivä
    • Viikko
    1. 1

      Aktiivimallin leikkuri iski – näin moni työtön aktivoitui

    2. 2

      Näin taksiuudistus näkyi hinnoissa: Kyydit halpenivat lähinnä Uudellamaalla

    3. 3

      Suomesta tuli trendikohde Intiassa – julkkispariskunta osasyyllinen

    4. 4

      Erdogan: Yhdysvaltalainen elektroniikka boikottiin

    5. 5

      Aurinkomatkat palaa Egyptiin kuuden vuoden tauon jälkeen

    6. 6

      Outo ilmiö vahvistui: Kulta ei kelpaa sijoittajille, vaikka markkinoilla hermoillaan

    7. 7

      Ankara kuivuus on koetellut Suomea – näin kävi joulukuusten

    8. 8

      Elon Musk: Saudit voisivat auttaa Teslan vetämisessä pörssistä

    9. 9

      Erdogan syyttää liiran laskusta ”talousterroristeja”

    10. 10

      Dollarinsa Turkin liiroiksi vaihtaneet saavat torilla ilmaisia vihanneksia

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Aktiivimallin leikkuri iski – näin moni työtön aktivoitui

    2. 2

      Suomesta tuli trendikohde Intiassa – julkkispariskunta osasyyllinen

    3. 3

      Ankara kuivuus on koetellut Suomea – näin kävi joulukuusten

    4. 4

      Turkin talouden syöksyllä kaksi puolta – matkailija hyötyy, kansa kärsii

    5. 5

      Elon Musk: Saudit voisivat auttaa Teslan vetämisessä pörssistä

    6. 6

      Ampiaiset, muurahaiset ja kuoriaiset piinaavat nyt tavallista enemmän – lämpö ajaa torakoitakin koteihin

    7. 7

      Outo ilmiö vahvistui: Kulta ei kelpaa sijoittajille, vaikka markkinoilla hermoillaan

    8. 8

      Dollarinsa Turkin liiroiksi vaihtaneet saavat torilla ilmaisia vihanneksia

    9. 9

      Näin taksiuudistus näkyi hinnoissa: Kyydit halpenivat lähinnä Uudellamaalla

    10. 10

      Mies tienasi romumetallilla 120 000 euroa pimeästi – joutuu tekemään 6 viikkoa palkatonta työtä

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Ampiaiset, muurahaiset ja kuoriaiset piinaavat nyt tavallista enemmän – lämpö ajaa torakoitakin koteihin

    2. 2

      Ilmalämpöpumppu tärveli Jarmon lattian – ”Energiansäästö varmaan jo suli”

    3. 3

      Syöpään kuoleva saa Roundupin valmistajalta satojen miljoonien korvaukset

    4. 4

      Mies tienasi romumetallilla 120 000 euroa pimeästi – joutuu tekemään 6 viikkoa palkatonta työtä

    5. 5

      Kunta maksoi 13 400 euron toimeentulotuet – perhe asui oikeasti Filippiineillä

    6. 6

      Vatsakipu yllätti matkalla, 20 000 euron lasku uhkasi reissaajaa – ”Kulut voivat olla hurjat”

    7. 7

      Poikkeuksellinen tilanne työmarkkinoilla – perinteinen kesäilmiö katosi

    8. 8

      Turkin valuuttakriisi voi syöstä maan pahan kierteeseen – asiantuntija kertoo, miten liiran romahdus voi vaikuttaa Suomeen

    9. 9

      Aktiivimallin leikkuri iski – näin moni työtön aktivoitui

    10. 10

      Kommentti: Rahasta on pulaa, ja sitä on rajattomasti

    11. Näytä lisää