Iso muutos tuli voimaan tänään – taloyhtiöt ymmällään: miten käy saunavuorolistojen?

Julkaistu:

Saako saunavuorolistaan laittaa asukkaan nimen? Voiko puheenjohtaja säilyttää sähköpostilistaa asukkaista tietokoneellaan? Kiinteistöliiton lakimies vastaa taloyhtiöitä tietosuoja-asioissa askarruttaneisiin yleisimpiin kysymyksiin.
EU:n tietosuoja-asetus astuu voimaan tänään perjantaina. Kiinteistöliiton lakimies Kristel Pynnönen listaa viisi yleisintä taloyhtiöitä askarruttanutta kysymystä tietosuoja-asetuksesta ja neuvoo, miten kannattaa toimia.

Ilta-Sanomien digitoimittaja Perttu Pitkänen selittää yllä olevalla videolla selkokielellä, mitä ihmettä uudistus tavalliselle ihmiselle tarkoittaa.

Pynnönen sanoo asetukseen tällä hetkellä liittyvän erikoispiirteen olevan se, että EU:ssa asetus astuu voimaan perjantaina, mutta kansallisella tasolla sen on arvioitu astuvan voimaan vasta kesäkuun aikana.

– Valvontatahoa ei Suomessa siksi vielä ole, joten linjauksia sieltä ei vielä ole saatu. Kun taloyhtiöt ovat ohjeita kuitenkin kaivanneet, olemme noudattaneet niiden laadinnassa varovaisuusperiaatetta, ettei kukaan toimisi väärin, Pynnönen pohjustaa.

Tietosuojalailla perustetaan tietosuojavaltuutetulle mandaatti toimia kansallisena valvontaviranomaisena tietosuoja-asioissa. Tietosuojavaltuutettu päättää viime kädessä, miten asetusta sovelletaan.
Mainos (Teksti jatkuu alla)
Mainos päättyy

1. Mistä isännöitsijän kanssa kuuluu sopia asetukseen liittyen ja pitääkö siitä maksaa?

Pynnösen mukaan tämä on yleisin kysymys, jonka taloyhtiöt ovat esittäneet.

– Taloyhtiöissä pohditaan, mitä sopimukseen kuuluu laittaa henkilörekisterin käsittelystä. Taloyhtiö on rekisterin pitäjä, mutta isännöitsijä on käsittelijä. Nämä olisi hyvä käydä isännöitsijän kanssa läpi ja sopia, että hän on käsittelijä, joka noudattaa tietosuoja-asetusta. Koko isännöintisopimusta ei tarvitse muuttaa, mutta siihen voidaan esimerkiksi liittää tietosuojaliite.

Pynnönen huomauttaa, että kun sopijapuoli vetoaa tietosuojavelvoitteiden kasvun myötä sopimushinnan korottamiseen, kannattaa pitää mielessä, että niille taloyhtiöille, joiden toiminnassa on jo otettu huomioon voimassa olevan henkilötietolain vaatimukset, EU:n tietosuoja-asetus tuo mukanaan vain vähäisiä lisävelvoitteita.

Hinnan korottaminen on kuitenkin aina osapuolten yhteisesti neuvoteltava ja sovittava asia.

2. Mitä tehdä saunavuorolistoille ja nimitauluille?

Pynnösen mukaan molemmat saavat jäädä. Saunavuorolistaan ei kuitenkaan ole syytä laittaa tarpeettomasti asukkaiden nimiä.

– Niiden sijaan saunavuorolistassa kannattaa käyttää asunnon numeroa, Pynnönen sanoo.

Rappukäytävässä sijaitseva nimitaulu ei ole viranomaisten mukaan itsenäinen henkilörekisteri. Nimitaulun käsittelyperuste on hallinnon hoitoon liittyvä oikeutettu etu. Lisäksi monen kaupungin rakennusjärjestys edellyttää nimitaulua rappukäyttävään.

3. Saako puheenjohtaja säilyttää tietokoneellaan asukkaista sähköpostilistaa?

Isännöitsijä ei välttämättä aina viesti asukkaille taloyhtiöön ja asumiseen liittyvistä tärkeistä tai poikkeuksellisista asioista, vaan sen voi hoitaa hallituksen puheenjohtaja tai joku muu hallituksen jäsen, joka säilyttää tietokoneellaan asukkaiden sähköposteja.

– Asukkaiden sähköpostilistat saavat edelleen jäädä hallituksen jäsenten tietokoneille. Se kuuluu hallituksen jäsenen tehtäviin. Taloyhtiöllä on oikeus pitää osakasluetteloa ja asukasluetteloa eli yhtiön hallituksella on sähköpostilistan pitämiseen asetuksen mukainen oikeutettu etu.

– Asukasluettelossa saa myös olla henkilön syntymäaika ja henkilötunnus. Tämän henkilötiedon osalta on kuitenkin toimittava erityisen huolellisesti, eikä sitä kannata pitää muualla kun varsinaisessa rekisterissä, Pynnönen jatkaa.

4. Kuinka kauan tietoja saa säilyttää?

Pynnösen mukaan asunto-osakeyhtiölaki määrää, että entisten osakkaiden tiedot pitää säilyttää kymmenen vuotta.

– Kun asukas muuttaa pois, hän voi jättää jälkeensä esimerkiksi maksamattomia vuokria tai saunavuoromaksuja. Kyllä yhtiö saa säilyttää tietoja, kunnes minkäänlaista vahingonkorvausvaatimusta ei enää asukkaille voi tulla. Vanhentumisaika näissä on kymmenen vuotta. Niin kauan tietoja asukkaista voidaan säilyttää.

5. Pitääkö taloyhtiöllä olla tietosuojavastaava?

Tietosuoja-asetuksen perusteella yhteen jos toiseenkin organisaatioon tulee valita tietosuojavastaava. Pynnönen kuitenkin sanoo, ettei taloyhtiöiden sellaista tarvitse valita.

– Jos asetusta lukee paremmin, huomataan, että asetuksen mukainen tietosuojavastaava tarvitaan vain silloin, jos käsitellään paljon arkaluontoisia tietoja. Taloyhtiössä tilanne ei tyypillisesti ole tämä.

– Taloyhtiön ei siis lähtökohtaisesti tarvitse valita asetuksen mukaista tietosuojavastaavaa, Pynnönen neuvoo.

Arkaluontoista tietoa asiakkaistaan säilyttävät esimerkiksi sairaalat.

– Taloyhtiöiden rekistereiden tarkoitus on se, että tiedetään, ketkä yhtiössä asuvat, Pynnönen täsmentää.

Kommentit

    Näytä lisää
    Kommentointi on päättynyt
    Näitä luetaan!
    • Juuri nyt
    • Päivä
    • Viikko
    1. 1

      Maanantai ja perjantai etätyökieltoon? Yli puolet uskoo olevansa tehokkaampi etänä

    2. 2

      Ex-ministeri Lindén nimitettiin italialaisyhtiön hallitukseen

    3. 3

      Thaimaa ottaa kovat otteet käyttöön muoviroskan vähentämiseksi

    4. 4

      15 vinkkiä: Näin säästät huomaamatta satasia vuodessa – ja myös ympäristöä

    5. 5

      Pörssiviikko alkoi laskulla myös Helsingissä

    6. 6

      Vanhuksen palveluasuminen voi maksaa yli 5 000 e/kk – ”Juuri kenelläkään ei ole varaa maksaa tuloistaan”

    7. 7

      Tavaratalokonserni Searsilla yli 10 miljardin dollarin velat – hakeutuu yrityssaneeraukseen

    8. 8

      Karri, 31, jätti opintonsa kesken Suomessa – johtaa nyt 400 suunnittelijan työtä Airbnb:llä

    9. 9

      Inflaatio ennallaan 1,3 prosentissa – bensa, sähkö ja tupakka kallistuivat

    10. 10

      UBS ja Nordea saivat päätökseen Luxemburgin yksityispankkitoimintojen kaupan

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Thaimaa ottaa kovat otteet käyttöön muoviroskan vähentämiseksi

    2. 2

      SAK:n vastaus Sipilälle: Poliittiset työtaistelutoimet eivät ole päättymässä ensi viikolla – ”Eduskuntaan voitava vaikuttaa”

    3. 3

      Paasilinnan konkurssi todennäköisesti raukeaa – moni kirjailija jäänee ilman rahojaan

    4. 4

      Maanantai ja perjantai etätyökieltoon? Yli puolet uskoo olevansa tehokkaampi etänä

    5. 5

      Vanhuksen palveluasuminen voi maksaa yli 5 000 e/kk – ”Juuri kenelläkään ei ole varaa maksaa tuloistaan”

    6. 6

      15 vinkkiä: Näin säästät huomaamatta satasia vuodessa – ja myös ympäristöä

    7. 7

      Karri, 31, jätti opintonsa kesken Suomessa – johtaa nyt 400 suunnittelijan työtä Airbnb:llä

    8. 8

      Olkiluodon voimalaa rakentavalle Arevalle paha takaisku – Trumpin hallinto pysäytti miljardeja maksaneen kierrätyslaitoksen rakennustyöt

    9. 9

      Trump hehkuttaa: ”Amerikka on nyt kuumin maa maailmassa”

    10. 10

      Sijoitusbloggarin salkusta suli 16 000 euroa viikossa – ”En ole millään tavalla paniikissa, hädässä tai huolissani”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Haiseva yllätys paljastui talon kivijalasta – myyjälle napsahti noin 90 000 euron lasku

    2. 2

      Asiantuntijat antoivat suomalaisille konkreettiset neuvot jemmarahasta pankkitilillä – keskustelu kävi kuumana: ”Ihan mitätön summa varsinkin perheelliselle”

    3. 3

      HS: Taloyhtiö meni konkurssiin Helsingissä – taustalla pariskuntien riita

    4. 4

      Vanhuksen palveluasuminen voi maksaa yli 5 000 e/kk – ”Juuri kenelläkään ei ole varaa maksaa tuloistaan”

    5. 5

      Kommentti: Hallitus voi kärsiä potkulaissa rökäletappion – kosto uhkaa ay-pomoja

    6. 6

      Scandicin johtaja lataa kovia sanoja varaussivustojen vallasta: ”He voivat halutessaan ilmoittaa, että hotelli on täynnä”

    7. 7

      Riita 5 700 eurosta vei osakkaat oikeuteen ja taloyhtiön konkurssiin – ”Jos olet ostamassa paritaloa, älä ihmeessä osta sitä ennen kuin...”

    8. 8

      Alice, 20, haki työpaikkaa: kohtelu muuttui oudoksi, kun ihonväri selvisi – yrittäjä vertaa Elovena-ryynien myymiseen

    9. 9

      Antero Vartia: Myin osuuteni Löylystä Jasper Pääkköselle

    10. 10

      Hoitoalan opiskelijat kokevat olevansa arvoasteikossa torakoita – ”Alalla on valtavasti pahaa oloa”

    11. Näytä lisää