Suomessa on käynnissä kaikkien aikojen paperisota – koskee lähes varmasti myös sinua

Julkaistu:

EU:n tietosuojauudistus koskee käytännössä kaikkia, jotka ovat antaneet henkilötietonsa jonkun käyttöön. Uudistus tuo työsarkaa yrityksille ja yhteisöille, jotka toiminnassaan käyttävät esimerkiksi asiakkaista tai työntekijöistä kerättyjä henkilötietoja.
Kosmetologi, kampaaja, hieroja, kuntosaliyrittäjä, koulukuvaaja, pesula, puhelinmarkkinointifirma, nettikauppa, tilitoimisto, pieni lääkärifirma. Tässä esimerkkejä pk-yrityksistä, jotka toiminnassaan keräävät asiakkaistaan henkilötietoja.

Yritykset keräävät henkilötietoja myös työntekijöistään.

– Jos yritys käsittelee toiminnassaan jollain tavalla henkilötietoja, niistä muodostuu rekisteri. Henkilötietoja ovat nimi, osoite, puhelinnumero, valokuva ja muu tieto, joka voidaan liittää tiettyyn henkilöön, kertoo asiantuntija ja varatuomari Petri Holopainen Suomen Yrittäjistä.

Eivätkä yrittäjät suinkaan ole ainoita, joita uudistus koskee. Henkilörekistereitä on hallussaan myös monen puolueen piiritoimistoilla, urheiluseuroilla ja järjestöillä. Kaikki eivät välttämättä ole edes ymmärtäneet, että tämä koskee nimenomaan heitä.
Mainos (Teksti jatkuu alla)
Mainos päättyy

EU:n tietosuojauudistuksen myötä henkilörekisteriä käyttävän on laadittava seloste rekisterin käsittelytoimista. Rekisteröityjä informoidaan oikeusministeriön ohjeiden mukaisesti.

Henkilörekisteri on esimerkiksi parturi-kampaajan asiakkaistaan tekemät paperiset asiakaskortit kuten Satakunnan Kansa kertoi jutussaan maaliskuun puolivälissä.

– Siinä vaiheessa, kun henkilöstä kerätään tietoa, hänelle pitää antaa tieto rekisterin käsittelytoimista suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti, Holopainen kertoo.

 

Kun henkilöstä kerätään tietoa, hänelle pitää antaa seloste suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti

Näin pitää tapahtua esimerkiksi silloin, kun osallistuu vaikkapa messuilla arvontaan.

– Kun kirjoitat arvontalipukkeeseen nimesi ja osoitteesi, nähtävilläsi pitää olla myös seloste siitä, mitä henkilötiedoillasi tehdään.

Ennen kaikkea henkilörekisteriä pitävien on huolehdittava siitä, ettei tietoja päädy vääriin käsiin.

Edessä valtavasti työtä

Uuden lainsäädännön tavoitteena on muun muassa parantaa henkilötietojen suojaa ja rekisteröityjen oikeuksia sekä vastata uusiin digitalisaatioon ja globalisaatioon liittyviin tietosuojakysymyksiin.

Tietosuoja-asetusta aletaan soveltaa toukokuun lopussa.

Holopainen sanoo, että jos henkilötietoja runsaasti toiminnassaan käsittelevä yritys aloittaa toimintansa asetuksen mukaiseksi saattamisen vasta nyt, edessä on kiirettä ja paljon työsarkaa.

– Monet yritykset ulkoistavat tilitoimistoille palkanmaksun, jolloin sinne annetaan käsiteltäväksi henkilötietoja. Tästä käsittelystä täytyy laatia kirjallinen sopimus rekisterin pitäjän ja käsittelijän kesken. Suomessa on valtava määrä yrityksiä ja tilitoimistoja, joiden välillä henkilötietoja kulkee ristiin rastiin. Kaikista näistä pitää olla sopimukset. Se aiheuttaa valtavan työn puhumattakaan muusta dokumentaatiosta ja selosteesta, joita pitää olla.

Jos rekisterit sisältävät arkaluontoista tietoa, huomioitavaa on enemmän.

Pahimmillaan uhkana sakko

Jos henkilörekisteriasiat eivät ole ajan tasalla, pahimmillaan voi saada tuntuvat sakot.

– Tietosuojaviranomainen valvoo näitä. Pahimmassa tapauksessa heillä on oikeus tulla vaikka saranapuolelta sisään yritykseen. Sakko on maksimissaan neljä prosenttia yrityksen maailmanlaajuisesta liikevaihdosta tai 20 miljoonaa euroa, kumpi vain on isompi luvuista.

 

Sakko on maksimissaan neljä prosenttia yrityksen maailmanlaajuisesta liikevaihdosta tai 20 miljoonaa euroa, kumpi vain on isompi luvuista.

Holopaisen mukaan lähtökohta on kuitenkin se, että tietosuojaviranomainen ensin ohjeistaa, neuvoo ja opastaa, sitten antaa varoituksen tai uhkasakon.

– Ja jos asia ei millään mene perille, niin sitten voidaan mennä sakkoihin. Niihin voidaan mennä myös suoraan, jos tietosuoja-asetusta rikotaan riittävän vakavasti, Holopainen sanoo.

Huom! Juttua korjattu klo 16.20. Tietosuojavaltuutetun sivuilta löytyvä seloste ja sen täyttöohje liittyvät nykyiseen lakiin, eikä ole enää sellaisenaan käypä tietosuoja-asetuksen aikana. Jatkossa seloste laaditaan rekisterin käsittelytoimista.

Kommentit

    Näytä lisää
    Kommentointi on päättynyt
    Näitä luetaan!
    • Juuri nyt
    • Päivä
    • Viikko
    1. 1

      AL: Lihayritys Tapolan perustaja Kyllikki Tapola on kuollut

    2. 2

      Kerrostaloasukkaat saivat karun kirjeen: tontin vuokra nousee yli 800 % – ”Sitä ei ollut todeksi uskoa”

    3. 3

      Näillä aloilla on nyt huutava pula työntekijöistä – katso missä sinulle on töitä

    4. 4

      Posti- ja logistiikkalan unioni aloittaa ylityökiellon ensi viikolla

    5. 5

      Välitysketjun johtaja: Asunnon ostajalla ja myyjällä pitäisi olla omat välittäjät

    6. 6

      Hallitus hyväksyi 1,5 miljoonan euron tuen STT:lle

    7. 7

      Video: Tälläinen ryysis oli Kalasatamassa kello 9, kun iso kauppakeskus Redi avasi ovensa

    8. 8

      Oikeuskomissaari tapaa Suomen, Tanskan ja Viron ministerit – haluaa selvittää, missä Danske Bankin virheet tapahtuivat

    9. 9

      Ylityökiellon seuraus: Bussivuoroja voi jäädä ajamatta viikonloppuna

    10. 10

      Suomen Tietotoimisto saamassa 1,5 miljoonan euron kertaluontoisen tuen

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Näillä aloilla on nyt huutava pula työntekijöistä – katso missä sinulle on töitä

    2. 2

      Kerrostaloasukkaat saivat karun kirjeen: tontin vuokra nousee yli 800 % – ”Sitä ei ollut todeksi uskoa”

    3. 3

      Video: Tälläinen ryysis oli Kalasatamassa kello 9, kun iso kauppakeskus Redi avasi ovensa

    4. 4

      AL: Lihayritys Tapolan perustaja Kyllikki Tapola on kuollut

    5. 5

      Helsingin suuri kauppakeskus Redi ehti olla auki alle 2 tuntia – palohälytys raikasi: ”Pyydämme teitä pysymään rauhallisena”

    6. 6

      Massiivinen kauppakeskus Redi avautuu torstaina – Kuvat: tältä sisällä näyttää vuorokausi ennen avajaisia

    7. 7

      Suomalaisten paisuvat velat huolestuttavat Olli Rehniä – ”En koe, että kotitalouksia voi syyttää”

    8. 8

      Ensimmäiset jonottivat kauppakeskus Rediin jo kello 5.30 – ovien edessä hiljainen joukko

    9. 9

      Olli Rehn: Talouden riskejä näkyy kolmesta suunnasta

    10. 10

      Välitysketjun johtaja: Asunnon ostajalla ja myyjällä pitäisi olla omat välittäjät

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Nelihenkinen perhe muutti Saarijärvelle askeettiseen mökkiin täysin keskelle korpea – rahaa menee vain 800 €/kk

    2. 2

      Järjestyksenvalvoja Jaakko kertoo humalaisen naisen rivosta tempusta ravintolassa – ”Tuumasin, että ei tämä kuule niin toimi”

    3. 3

      Näillä aloilla on nyt huutava pula työntekijöistä – katso missä sinulle on töitä

    4. 4

      Massiivinen kauppakeskus Redi avautuu torstaina – Kuvat: tältä sisällä näyttää vuorokausi ennen avajaisia

    5. 5

      Katso, paljonko ammatissasi keskimäärin tienataan – valtiolla ja kunnissa voi olla paremmat ansiot

    6. 6

      10 000 euroa vuodessa säästänyt Julia kertoo, miten hän käyttää rahaa ja mikä häntä nolottaa

    7. 7

      Kerrostaloasukkaat saivat karun kirjeen: tontin vuokra nousee yli 800 % – ”Sitä ei ollut todeksi uskoa”

    8. 8

      Makuunin ikkunoilta löytyi jopa tuhansien eurojen arvoisia esineitä – ”Tuntuvat kiinnostavan”

    9. 9

      Yhdestä sähköautosta nousi myrsky taloyhtiössä – näin kiista lopulta ratkesi

    10. 10

      ”Huippusijainnilla” paritalon puolikkaan myynyt antoi väärää tietoa ostajalle – myyjälle napsahti kymppitonnien lasku

    11. Näytä lisää