Suomessa on käynnissä kaikkien aikojen paperisota – koskee lähes varmasti myös sinua

Julkaistu:

EU:n tietosuojauudistus koskee käytännössä kaikkia, jotka ovat antaneet henkilötietonsa jonkun käyttöön. Uudistus tuo työsarkaa yrityksille ja yhteisöille, jotka toiminnassaan käyttävät esimerkiksi asiakkaista tai työntekijöistä kerättyjä henkilötietoja.
Kosmetologi, kampaaja, hieroja, kuntosaliyrittäjä, koulukuvaaja, pesula, puhelinmarkkinointifirma, nettikauppa, tilitoimisto, pieni lääkärifirma. Tässä esimerkkejä pk-yrityksistä, jotka toiminnassaan keräävät asiakkaistaan henkilötietoja.

Yritykset keräävät henkilötietoja myös työntekijöistään.

– Jos yritys käsittelee toiminnassaan jollain tavalla henkilötietoja, niistä muodostuu rekisteri. Henkilötietoja ovat nimi, osoite, puhelinnumero, valokuva ja muu tieto, joka voidaan liittää tiettyyn henkilöön, kertoo asiantuntija ja varatuomari Petri Holopainen Suomen Yrittäjistä.

Eivätkä yrittäjät suinkaan ole ainoita, joita uudistus koskee. Henkilörekistereitä on hallussaan myös monen puolueen piiritoimistoilla, urheiluseuroilla ja järjestöillä. Kaikki eivät välttämättä ole edes ymmärtäneet, että tämä koskee nimenomaan heitä.
Mainos (Teksti jatkuu alla)
Mainos päättyy

EU:n tietosuojauudistuksen myötä henkilörekisteriä käyttävän on laadittava seloste rekisterin käsittelytoimista. Rekisteröityjä informoidaan oikeusministeriön ohjeiden mukaisesti.

Henkilörekisteri on esimerkiksi parturi-kampaajan asiakkaistaan tekemät paperiset asiakaskortit kuten Satakunnan Kansa kertoi jutussaan maaliskuun puolivälissä.

– Siinä vaiheessa, kun henkilöstä kerätään tietoa, hänelle pitää antaa tieto rekisterin käsittelytoimista suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti, Holopainen kertoo.

 

Kun henkilöstä kerätään tietoa, hänelle pitää antaa seloste suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti

Näin pitää tapahtua esimerkiksi silloin, kun osallistuu vaikkapa messuilla arvontaan.

– Kun kirjoitat arvontalipukkeeseen nimesi ja osoitteesi, nähtävilläsi pitää olla myös seloste siitä, mitä henkilötiedoillasi tehdään.

Ennen kaikkea henkilörekisteriä pitävien on huolehdittava siitä, ettei tietoja päädy vääriin käsiin.

Edessä valtavasti työtä

Uuden lainsäädännön tavoitteena on muun muassa parantaa henkilötietojen suojaa ja rekisteröityjen oikeuksia sekä vastata uusiin digitalisaatioon ja globalisaatioon liittyviin tietosuojakysymyksiin.

Tietosuoja-asetusta aletaan soveltaa toukokuun lopussa.

Holopainen sanoo, että jos henkilötietoja runsaasti toiminnassaan käsittelevä yritys aloittaa toimintansa asetuksen mukaiseksi saattamisen vasta nyt, edessä on kiirettä ja paljon työsarkaa.

– Monet yritykset ulkoistavat tilitoimistoille palkanmaksun, jolloin sinne annetaan käsiteltäväksi henkilötietoja. Tästä käsittelystä täytyy laatia kirjallinen sopimus rekisterin pitäjän ja käsittelijän kesken. Suomessa on valtava määrä yrityksiä ja tilitoimistoja, joiden välillä henkilötietoja kulkee ristiin rastiin. Kaikista näistä pitää olla sopimukset. Se aiheuttaa valtavan työn puhumattakaan muusta dokumentaatiosta ja selosteesta, joita pitää olla.

Jos rekisterit sisältävät arkaluontoista tietoa, huomioitavaa on enemmän.

Pahimmillaan uhkana sakko

Jos henkilörekisteriasiat eivät ole ajan tasalla, pahimmillaan voi saada tuntuvat sakot.

– Tietosuojaviranomainen valvoo näitä. Pahimmassa tapauksessa heillä on oikeus tulla vaikka saranapuolelta sisään yritykseen. Sakko on maksimissaan neljä prosenttia yrityksen maailmanlaajuisesta liikevaihdosta tai 20 miljoonaa euroa, kumpi vain on isompi luvuista.

 

Sakko on maksimissaan neljä prosenttia yrityksen maailmanlaajuisesta liikevaihdosta tai 20 miljoonaa euroa, kumpi vain on isompi luvuista.

Holopaisen mukaan lähtökohta on kuitenkin se, että tietosuojaviranomainen ensin ohjeistaa, neuvoo ja opastaa, sitten antaa varoituksen tai uhkasakon.

– Ja jos asia ei millään mene perille, niin sitten voidaan mennä sakkoihin. Niihin voidaan mennä myös suoraan, jos tietosuoja-asetusta rikotaan riittävän vakavasti, Holopainen sanoo.

Huom! Juttua korjattu klo 16.20. Tietosuojavaltuutetun sivuilta löytyvä seloste ja sen täyttöohje liittyvät nykyiseen lakiin, eikä ole enää sellaisenaan käypä tietosuoja-asetuksen aikana. Jatkossa seloste laaditaan rekisterin käsittelytoimista.

Kommentit

    Näytä lisää
    Kommentointi on päättynyt
    Näitä luetaan!
    • Juuri nyt
    • Päivä
    • Viikko
    1. 1

      Turunen varoittaa ulkomaisesta kaivoshankkeesta: ”Koko Saimaa on uhattuna”

    2. 2

      Helsinki-Vantaan veden hinta herätti närkästystä – IS:n lukijat: ”Espanjassa saisi 16 1,5 litran vesipulloa”

    3. 3

      Valtava koneisto vyöryy Suomeen: Katso tästä hurjat luvut Trumpin ja Putinin tapaamisen takana

    4. 4

      Isännöitsijä teki poikkeuksellisen rötöksen usean taloyhtiön tileillä – kaksi ja puoli vuotta ehdotonta vankeutta

    5. 5

      Kuluttajaliitto tympääntyi: Jatkuville alennusmyynneille on tultava loppu – ”Meneillään on kissa-hiiri -leikki”

    6. 6

      Kaivosyhtiö tähtää lupahakuun ensi vuonna: Saimaan tuhopuheet ”eivät perustu minkäänlaiseen ympäristövaikutusten arviointiin”

    7. 7

      Onko piensijoittajalla mahdollisuuksia olla markkinaa fiksumpi?

    8. 8

      Näin suurella osalla asuntosijoittajista on vaarallisen suuri velkavipu: ”Ilmeisiä riskejä”

    9. 9

      Helle rikkoi lämpötilarajat työpaikoilla

    10. 10

      Isännöintiliiton Heikkilä rötöksistä: On kahdenlaisia tapauksia – ja toisissa taloyhtiö voi kärsiä tappioita

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Valtava koneisto vyöryy Suomeen: Katso tästä hurjat luvut Trumpin ja Putinin tapaamisen takana

    2. 2

      Kuluttajaliitto tympääntyi: Jatkuville alennusmyynneille on tultava loppu – ”Meneillään on kissa-hiiri -leikki”

    3. 3

      Isännöitsijä teki poikkeuksellisen rötöksen usean taloyhtiön tileillä – kaksi ja puoli vuotta ehdotonta vankeutta

    4. 4

      Helsinki-Vantaan veden hinta herätti närkästystä – IS:n lukijat: ”Espanjassa saisi 16 1,5 litran vesipulloa”

    5. 5

      Turunen varoittaa ulkomaisesta kaivoshankkeesta: ”Koko Saimaa on uhattuna”

    6. 6

      Löytyikö ullakolta romu vai keräilyhitti? Klassikkolamppu 130 000 euroa, Muumi-lelu 500 dollaria

    7. 7

      Onko piensijoittajalla mahdollisuuksia olla markkinaa fiksumpi?

    8. 8

      Korvaako matkavakuutus vatsataudin tai ylibuukkauksen vuoksi pilalle menneen loman? Nämä asiat ovat suomalaisille epäselviä

    9. 9

      Kaivosyhtiö tähtää lupahakuun ensi vuonna: Saimaan tuhopuheet ”eivät perustu minkäänlaiseen ympäristövaikutusten arviointiin”

    10. 10

      Näin suurella osalla asuntosijoittajista on vaarallisen suuri velkavipu: ”Ilmeisiä riskejä”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      HS-lukija hiiltyi Helsinki-Vantaalla: ”Miksi vesi maksaa kahvilassa maltaita?” Finavia: Näin matkalainen saa ilmaista vettä

    2. 2

      Vuokraisännän ja vuokralaisen suhde muuttui intiimiksi – 36 vuoden ikäero alkoi ahdistaa ja poiki rajun riidan

    3. 3

      10 000 euron nosto ei onnistunut noin vain – HS: 83-vuotias nainen hämmästyi pankissa asioidessaan

    4. 4

      Listeriavaara piinaa yhä kauppoja – Lidliltä laaja ilmoitus takaisinvedettävistä tuotteista

    5. 5

      Valtava koneisto vyöryy Suomeen: Katso tästä hurjat luvut Trumpin ja Putinin tapaamisen takana

    6. 6

      MT: Sanna Kiisken muumikahvilasta tehtiin Ruotsissa rikosilmoitus – omistajat ilmiriidassa keskenään

    7. 7

      Epämääräisen muotoisesta parkkiruudusta koitui valtava riita – ostajan niskaan jättikulut

    8. 8

      Löytyikö ullakolta romu vai keräilyhitti? Klassikkolamppu 130 000 euroa, Muumi-lelu 500 dollaria

    9. 9

      Onko Lauri Salovaaran miljoonapotti höttöä? ”Totta kai noinkin vanhakantaisesti voi ajatella”

    10. 10

      Veikkaus: Tällaisia ovat suomalaiset noutaessaan jättipottia

    11. Näytä lisää