Organisaation muisti

Julkaistu:

Knowledge management eli tiedon hallitseminen ja johtaminen ovat uusia tietoyhteiskunnan lanseeraamia ja kehittämiä tämän vuosisadan muoti- ja avainsanoja.

Tietojohtamisen avainkysymyksiä ovat, miten tietoa pitäisi jalostaa, kehittää, jakaa ja käyttää, hallita sekä johtaa ja miten vanha tieto, muistissa oleva organisatorinen tieto voidaan hyödyntää, levittää, ylläpitää sekä yhdistää ”uuteen” tietoon.

Monet yritykset ovat palkanneet henkilön tai henkilöitä vastaamaan tiedon arkistoinnista, levityksestä ja ylläpidosta. Knowledge manager kehittää tiedon – vanhan ja uuden tiedon – jakelukanavia, toimintatapoja ja rutiineja eli miettii muun muassa sitä, miten tietoa voidaan jakaa tehokkaasti ja tehdä helposti käytettäväksi, näkyväksi ja saataville kaikille organisaation toimijoille.

Knowledge managerin haaste on niin ikään selvittää, miten erityyppinen tieto voidaan saattaa osaksi organisaation muistia eli kaikkien käytettäväksi, haettavaksi ja hyödynnettäväksi. Hyvin usein isoissa yrityksissä toistetaan menneisyydessä tehtyjä virheitä, koska organisaation muisti on ”hukassa” ja tarvittavaa tietoa ei löydy.

Haaste on myös erottaa ja tunnistaa informaation ja tiedon välinen ero. Tieto on enemmän kuin pelkkä informaatio. Liikkeenjohdollinen tieto esimerkiksi käsittää paitsi varaston, myynnin, asiakkaiden, tuotteiden, pääoman, henkilöstön ja logistiikan asiantuntemusta, myös perinteitä, kulttuuria, toimintatapoja, historiaa, arvoja ja normeja. Käytännössä rajanveto informaation ja tiedon välillä on kuitenkin useimmiten häilyvä. Uuden tiedon tuottamisen ja käytön välinen raja on niin ikään useasti vaikea hahmottaa. Uuden luominen, käyttö ja hallinta eivät ole toisiaan poissulkevia vaan kulkevat pikemminkin käsi kädessä.

Organisaatio edellyttää jäsenten välistä työnjakoa, yhteyksiä ja tiedon vaihtamista. Muisti on kyky säilyttää ja palauttaa mieleen menneisyyden asioita ja ominaisuuksia. Muisti ja muistaminen yleensä liitetään yksilöihin. Organisatorinen muisti liitetään oleellisesti myös asiakirjoihin, rutiineihin, toimintatapoihin, informaatioteknologiaan ja niihin tallennettuun organisaation toimintojen dokumentaatioon.

J.P. Walsh ja G.R. Ungson tarkastelevat artikkelissaan Organizational Memory (January, 1991, Academic of Management Review, 16, 1, 57–91) organisaation muistia organisaation näkökulmasta. He määrittelevät organisaation muistille rakenteen, jonka mukaan muistin tallennuspaikkoja ovat yksilöt, kulttuuri, muuntumisprosessit, rakenteet ja ulkoisena tallennuspaikkana arkistot. He määrittelevätkin organisaation muistin hyvin laajaksi. Walsh ja Ungson eivät rajoita käsitettä pelkästään fyysisiin muistin ilmentymiin (dokumentit, asiakirjat), vaan laajentavat käsitettä koskemaan myös yksilöiden käyttäytymistä, fyysisiä ympäristöjä, tuote- ja asianhallintaprosesseja (muuntumisprosessit) ja organisatorista kulttuuria.

Organisatorinen muisti on yrityksen sisäinen säiliö. Organisaation muisti -käsitettä voi ulottaa yksilöiden käyttäytymismalleihin asti, eli ajatukseen, että yksilön käyttäytymistä ohjaavat roolit, jotka ovat osa sosiaalista muistia. Odotammehan lääkäreiden, professoreiden ja juristien käyttäytyvän tietyllä tavalla samoin kuin itsekin käyttäydymme eri tavoin tilanteesta ja roolistamme riippuen sekä omaa sosiaalista muistia hyödyntäen.

Tärkein organisaation muistin tallennuspaikka ovat työntekijät, eli yksittäiset yksilöt. Yksilöiden tallentama eksplisiittinen ja implisiittinen tieto ovat organisaatiossa elintärkeitä, kun ratkotaan ongelmia ja luodaan tietoa. Yksilön muisti on kuitenkin katoavainen.

Yleensä organisaatioissa arvostetaan sitä tietoa, joka yksilöllä jo on valmiina, eikä hänen kykyään ja valmiuksiaan opetella uutta. Tällöin yksilön oppiminen jää sivuun eikä siihen kiinnitetä riittävästi huomiota.

Kun henkilö lähtee organisaatiosta, hänen mukanaan organisaatiosta poistuu huomattava määrä tietoa. Yksilön tieto pitää siis hyödyntää jatkuvissa organisatorisissa oppimisprosesseissa ja tallentaa muistiin (toimintatapoihin, rutiineihin), ennen kuin on liian myöhäistä.

Kirjoittaja on KTM ja jatko-opiskelija Åbo Akademissa.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    • Juuri nyt
    • Päivä
    • Viikko
    1. 1

      Kahvilayrittäjä sai oudon puhelun kassahihnan päähän – Nordea oli palauttamassa rahoja takaisin hänen asiakkailleen

    2. 2

      4 säästövinkkiä: Näinä päivinä tehdään sähkölaskuihin vuoden kallein piikki

    3. 3

      Koboltin hinta jo ennätykselliset 82 000 dollaria tonnilta – Suomi on ainoa kobolttimaa EU:ssa

    4. 4

      Teknologiapelkuriksi tunnustautuva Wahlroos antaa 3 vinkkiä sijoittajalle – ”Osta ja unohda oli toimiva strategia puolitusinaa vuotta”

    5. 5

      Luottamusindekseissä laskua – Danske Bankin Appelqvist: Markkinaheilunta oletettavasti vaikuttanut tunnelmiin

    6. 6

      Ulosottomies tienaa noin 5 000 euroa/kk – kolmasosa palkasta provisioita perityistä veloista

    7. 7

      Osuuspankin verkkopankissa häiriö – laskujen maksu takkuilee

    8. 8

      Yksi asia unohtuu talvella – 3 vinkkiä: Näin suojelet arvokasta ilmalämpöpumppuasi

    9. 9

      Pikaruokaketju joutui sulkemaan ravintoloitaan kanapulan takia – Lontoon poliisi Twitterissä: KFC-kriisi ei ole poliisiasia

    10. 10

      Tähän on tultu Suomen rakennusalalla: juuri koulusta päässeet pyytävät yli 6000 e/kk

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Kahvilayrittäjä sai oudon puhelun kassahihnan päähän – Nordea oli palauttamassa rahoja takaisin hänen asiakkailleen

    2. 2

      Ulosottomies tienaa noin 5 000 euroa/kk – kolmasosa palkasta provisioita perityistä veloista

    3. 3

      Koboltin hinta jo ennätykselliset 82 000 dollaria tonnilta – Suomi on ainoa kobolttimaa EU:ssa

    4. 4

      Teknologiapelkuriksi tunnustautuva Wahlroos antaa 3 vinkkiä sijoittajalle – ”Osta ja unohda oli toimiva strategia puolitusinaa vuotta”

    5. 5

      4 säästövinkkiä: Näinä päivinä tehdään sähkölaskuihin vuoden kallein piikki

    6. 6

      Pankki varoittaa: Kunnon rytinä on vasta tulossa markkinoille

    7. 7

      Kommentti: Sipilän ”mahdoton” tavoite on toteutumassa – yksi ilmiö selittää työllisyysihmeen

    8. 8

      Tähän on tultu Suomen rakennusalalla: juuri koulusta päässeet pyytävät yli 6000 e/kk

    9. 9

      Yrittäjä joutui ulosottoon summasta, jolla saa käytetyn Corollan: maksanut 5 vuodessa yli 60 000 euroa – eikä velka ole lyhentynyt

    10. 10

      Latvia vihjaa: Venäjä sotkeentunut pankkikriisiin

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Kahvilayrittäjä sai oudon puhelun kassahihnan päähän – Nordea oli palauttamassa rahoja takaisin hänen asiakkailleen

    2. 2

      Tällaisia ovat sopeutumiseläkettä nostavan Suvi Lindénin bisnekset

    3. 3

      Jukka kyllästyi sähköyhtiöiden ”rosvoukseen”: asensi katolleen 29 aurinkopaneelia – säästöä 443 euroa vuodessa

    4. 4

      Yrittäjä joutui ulosottoon summasta, jolla saa käytetyn Corollan: maksanut 5 vuodessa yli 60 000 euroa – eikä velka ole lyhentynyt

    5. 5

      Tähän on tultu Suomen rakennusalalla: juuri koulusta päässeet pyytävät yli 6000 e/kk

    6. 6

      Pankki varoittaa: Kunnon rytinä on vasta tulossa markkinoille

    7. 7

      Yksi asia unohtuu talvella – 3 vinkkiä: Näin suojelet arvokasta ilmalämpöpumppuasi

    8. 8

      Yhden Kari Voutilaisen tekemän rannekellon hinnalla saa kymmenen Rolexia

    9. 9

      Katso keskipalkat 15 eri toimialalla – ”63–64 % suomalaisista saa pienempää palkkaa kuin keskiarvo”

    10. 10

      Kommentti: Sipilän ”mahdoton” tavoite on toteutumassa – yksi ilmiö selittää työllisyysihmeen

    11. Näytä lisää