Asiakirjat - uhkavai mahdollisuus?

Julkaistu:

Yritykset tuhlaavat tällä hetkellä suuria summia tehottomaan asiakirjojen pyörittämiseen ja varastointiin. Työntekijöiden irtisanomiset ja muut kustannustehokkuuteen tähtäävät toimenpiteet ovat olleet yritysten ratkaisu tehottomuuden karsimiseen.

Työpaikoilla kuitenkin kuluu yhä enemmän aikaa tiedon ja dokumenttien etsimiseen, luomiseen sekä tulostamiseen sen sijaan, että voitaisiin keskityttyä itse työn tekemiseen. Tehokkaalla asiakirjahallinnalla voidaan parantaa tehokkuutta, tuottavuutta ja kustannusten hallintaa organisaation sisällä.

Kansainvälinen tutkimuslaitos IDC tutki äskettäin Xeroxin toimeksiannosta yritysten asiakirjojen hallintaa. Yksi tutkimuksen tuloksista oli, että tehoton asiakirjahallinta uhkaa hidastaa liiketoimintojen kehittämistä. Asia, mitä useimmat yritykset Euroopassa pitävät tarpeellisena tehokkuuden saavuttamiseksi.

IDC:n raportti paljastaa myös, että johtajista 82 prosenttia pitää asiakirjoja yrityksensä kriittisinä menestystekijöinä. Huolimatta asiakirjojen kiistattomasta tärkeydestä yrityksen menestymiselle heikko asiakirjojen hallinta on syynä siihen, että 90 prosenttia yrityksistä ei pysty arvioimaan asiakirjojen kustannuksia.

Asiakirjahallinnan merkitystä tehokkuuden ja säästöjen saavuttamiseksi ei vielä täysin ymmärretä, vaikka yli puolet vastaajista kertoi tuottavuuden ja kannattavuuden olevan yksi kolmesta tärkeimmästä liiketoiminnan tavoitteesta.

Lisäksi tiedetään, että johto viettää noin 45 prosenttia ajastaan erilaisten asiakirjojen parissa. Tämä antaa aihetta olettaa, että yritysten kustannusten karsimiseen on vielä uusia mahdollisuuksia.

Yritysten on kiinnitettävä enemmän huomiota asiakirjaprosesseihin, mikä on merkittävä keino tuottavuuden ja kannattavuuden parantamiseksi.

Kirjoittaja työskentelee Xerox Oy:n toimitusjohtajana

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      Suomalaisesta nollan euron setelistä tuli hitti – joidenkin arvo voi nousta huimasti

    2. 2

      Luvattomat poissaolot ovat työ­paikkojen vakio­riidanaiheita –”selkeä irtisanomis­peruste”

    3. 3

      Helsinki–Tallinna-tunnelista uusia yksityiskohtia: Pituus rikkoisi ennätyksiä

    4. 4

      2 500 euron korvausta perhevapaasta on haettu vasta vähän

    5. 5

      Talo Thaimaassa ja citykämppä Espanjassa: Annika, 63, kertoo, miten Lahti vaihtui halpaan elämiseen auringossa

    6. 6

      Tullimaksu voi yllättää tylysti: nettisivulla edullisempi saattaa tulla reilusti kalliimmaksi – 3 esimerkkiä

    7. 7

      Joululahjat Kiinasta? Posti: Kohta on kiire – mm. Black Friday, Cyber Monday ja 1212 ruuhkauttavat

    8. 8

      ”Helsinkiin mahtuu ilman mitään markkinahäiriöitä joka vuosi noin 300-huoneinen hotelli lisää”

    9. 9

      Suomi ei päässyt jatkoon kisassa EU:n lääkevirastosta

    10. 10

      Amsterdam voitti kisan EU:n lääkevirastosta – Suomi sai lähes heikoimmat pisteet

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Suomalaisesta nollan euron setelistä tuli hitti – joidenkin arvo voi nousta huimasti

    2. 2

      Luvattomat poissaolot ovat työ­paikkojen vakio­riidanaiheita –”selkeä irtisanomis­peruste”

    3. 3

      Helsinki–Tallinna-tunnelista uusia yksityiskohtia: Pituus rikkoisi ennätyksiä

    4. 4

      Rovaniemellä asuva Marko, 44, osti kaupunkikämpän Tallinnasta – ”Tarkoitus myös käyttää paljon itse”

    5. 5

      Kuntoalan yrittäjä Sanna sai apua eläkepäiviään viettävältä konkarilta: ”Hän ei syyllistä, että oletpa sinä tyhmä”

    6. 6

      Talo Thaimaassa ja citykämppä Espanjassa: Annika, 63, kertoo, miten Lahti vaihtui halpaan elämiseen auringossa

    7. 7

      Suomen 100 suurinta metsänomistajaa: listan ykkösen metsät peittäisivät Kehä I:n sisälle jäävän Helsingin

    8. 8

      2 500 euron korvausta perhevapaasta on haettu vasta vähän

    9. 9

      Suomi ei päässyt jatkoon kisassa EU:n lääkevirastosta

    10. 10

      Tullimaksu voi yllättää tylysti: nettisivulla edullisempi saattaa tulla reilusti kalliimmaksi – 3 esimerkkiä

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Juho muutti Puolaan töihin palvelemaan suomalaisia – ”Muistan yllättyneeni katsoessani ensimmäistä palkkakuittia”

    2. 2

      Rainer, 62, aikoo muuttaa halvempaan maahan – ”45 vuotta töitä Suomessa kerrytti vain 1 000 euron eläkkeen”

    3. 3

      Kuljetusyrittäjän tuska: 13 harjoittelijaa eikä yksikään pärjännyt – mukana ufotutkija, ja toinen viihtyi töissä 3 tuntia

    4. 4

      Talo Thaimaassa ja citykämppä Espanjassa: Annika, 63, kertoo, miten Lahti vaihtui halpaan elämiseen auringossa

    5. 5

      Näin tukiloukku napsahtaa työtä tekevälle: palkkaa lisää 1 000 €/kk – tilille vain 209 € enemmän

    6. 6

      Riku Aallon yli 5 000 euron palkankorotus suututti kentän – osa erosi jo Teollisuusliitosta

    7. 7

      Suomen 100 suurinta metsänomistajaa: listan ykkösen metsät peittäisivät Kehä I:n sisälle jäävän Helsingin

    8. 8

      Lääketesteissä kuoli 5 ihmistä – tapaukset saattavat liittyä suomalaisyrityksen lääkkeeseen

    9. 9

      Puolustusvoimien luolan hinta yllätti myyjän – kolme ostajaa kiritti toisiaan läpi illan

    10. 10

      Näin kävi asuntojen hinnoille Tallinnassa 10 vuodessa – ”Moni suomalainen teki hyvät kaupat”

    11. Näytä lisää