Tulevana sunnuntaina tapahtuva normaaliaikaan eli talviaikaan siirtyminen aiheuttaa vaikeuksia jo valmiiksi monimutkaiseksi koetun Apotti-järjestelmän käytölle Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirissä (Hus). Työntekijöitä on tiedotettu ongelmista 11-sivuisella ohjeistuksella, jonka IS pääsi lukemaan.
Kun kelloja siirretään sunnuntaiyönä tunnilla taaksepäin, järjestelmä ei ymmärrä, että aamuyöllä 3:n ja 4:n väliin jäävä tunti eletään kahteen kertaan.
Apotin korjaus- ja ohjetiedotteiden joukossa 21. lokakuuta julkaistussa ohjeistuksessa kerrotaan, että esimerkiksi lääkkeen antoon liittyvät varoitukset saattavat tuolloin ilmaantua väärään aikaan tai ne eivät ilmesty lainkaan. Lisäksi kaikki anestesia- ja leikkaussalikirjaamiset suositellaan tehtäväksi paperille.
Vuodesta 2018 käytössä olleen järjestelmän tärkeimpiä päämääriä on se, että lääkitysvirheen mahdollisuus voidaan ehkäistä entistä paremmin. Apotti eroaa muista järjestelmistä siten, että se muistuttaa työntekijöitä lääkkeen antamisesta oikeaan aikaan.
Lue lisää: Apotti on herättänyt sairaaloissa huolta jo pitkään: ”Järjetön potilasturvallisuusriski”
Husin kehittämisjohtaja Visa Honkanen sanoo, että nimenomaan tämän asian suhteen on oltava talviaikaan siirryttäessä erityisen tarkkana. Hän vakuuttaa, että Hus on varautunut asiaan ja lähettänyt asiasta tiedonannot, sekä kehottanut työntekijöitä valppauteen.
– Tässä tilanteessa yöllä kello kolmen ja neljän välissä on erikseen muistettava, että se mitä kone huomauttaa, onkin jätettävä huomiotta. Kun tässä aikasiirtymässä tunti tavallaan katoaa maailmasta, hälytys ei pysty toimimaan. Itsekin aina mietin, milloin tulee sellainen tietojärjestelmä, joka ymmärtää tämän kellojen siirron, Honkanen sanoo IS:lle.
Honkasen mukaan aiemmissakin tietojärjestelmissä on ollut ongelmia kellojen siirron aikaan. Ongelmat ovat kuitenkin olleet hieman erilaisia, sillä muut järjestelmät eivät ole ohjanneet ihmisen toimintaa esimerkiksi muistutuksilla lääkkeiden antamisesta.
Työntekijöille lähetetty 11-sivuinen ohje on tarkoitettu käytettäväksi vain 31. lokakuuta 2021.
Ongelmia liittyy myös niin sanottuihin aikaan perustuviin suosituksiin. Tällä esimerkillä asiaa kuvataan ohjeistuksessa:
”Esimerkiksi suositus, jonka tulisi ilmestyä, jos potilaalle ei ole tehty kivun arviointia viimeisen tunnin aikana. Jos kivun arviointi kirjataan ensimmäisellä 03.00 tunnilla, toisella 03.00 tunnilla ei tule muistutusta kivun arvioinnista. Tämän tyyppiset suositukset eivät siis ole täysin luotettavia kellon siirtämisen aikana.”
Ongelmia koituu myös synnytyksiin. Talviaikaan siirtymisen ajalle osuvissa synnytyksissä kesto tulee laskea manuaalisesti ja kirjata merkintään.
Anestesia- ja leikkaussalikirjaamisista puolestaan ohjeistetaan seuraavasti:
Jos toimenpiteen ajankohta osuu talviaikaan siirtymisen hetkeen ja kirjaatte tiedot kuitenkin Apotti järjestelmään, huomioikaa seuraavat ongelmat:
1. Infuusion volyymilaskelmiin tulee virheitä
2. Lääkintälaitedata siirtyy vain ensimmäiseltä tunnilta. Jälkimmäinen tunti pitää kirjata paperille. Kts. kohta Lääkintälaitedatan siirtyminen seurantalomakkeille
3. Tapahtuma-aikojen välisiin laskelmiin tulee virheitä (ajastimet, leikkauksen kesto, heräämöhoidon kesto)
4. Erikoisdokumentaatiotyökaluja (elvytys- ja hätätilanne, sedaatio yms.) ei kannata käyttää kellojen vaihdon aikana, koska aikajanat voivat näkyä väärin. Nämä tilanteet kannattaa kirjata paperille.
Myös potilaskuljetustoiminnoissa käyttäjien tulee tarvittaessa aikaistaa tehty kuljetuspyyntö aiemmaksi jos se on kellojen siirtämisenvuoksi väärässä ajankohdassa.
Ohjeistus sisältää myös lukuisia muita kohtia.
Husin kehittämisjohtaja vakuuttaa, että työntekijöitä on informoitu ongelmista, eikä vaaratilanteita pitäisi syntyä.
Miten Hus varmistaa sen, että kaikki työntekijät ymmärtävät ja muistavat ohjeet, eikä vaaratilanteita tule?
– Koordinoimme asiaa kuten muissakin tietojärjestelmissä. Henkilökunnan pitää olla tarkkana esimerkiksi lääkkeiden annossa. Lääkkeet on muistettava antaa oikeaan aikaan. Toki huolellisuutta on aina noudatettava. Vaikka kone neuvoo, lääkkeen antajalla on vastuu, Honkanen vastaa.
Honkanen kertoo, että jos virhe tapahtuisi, senkin varalle on selkeä ohjeistus.
– Se on rutiiniprosessi. Jos esimerkiksi hoitaja antaa lääkettä virheellisen määrän, hänen on ilmoitettava asiasta hoitavalle lääkärille. Sitten katsotaan yhdessä, onko virheestä haittaa ja tehdään haittavaikutusilmoitus. Se käydään läpi osastolla, jossa virhe on tapahtunut.
Hän arvioi, että suurimmat haasteet ovat osastoilla, joilla aktiivista lääkkeenantoa on läpi yön. Käytännössä tämä tarkoittaa päivystystä sekä tehostettua valvontaa ja hoitoa.
Suurin vaiva liittyy nimenomaan anestesia- ja leikkaussalikirjauksiin, jossa pelataan sekunneissa.
Jorvin sairaalan yhteispäivystyksen apulaisylilääkäri Kimmo Suojanen ei usko, että tunnin kestävästä ongelmasta tulee koitumaan suuria vaaratilanteita. Sen sijaan ongelmat aiheuttavat päivystykselle lisää töitä.
– Kyllä tämä tietysti työmäärää lisää, kun kaikki pitää tehdä vaikeimman kautta. Aamuyö kello 3:n ja 4:n välissä on yleensä päivystyksessä uusien potilaiden suhteen onneksi aika rauhallinen, ellei mitään poikkeusta tapahdu. Vanhoja asioita voi kuitenkin olla kesken. Meillä on tähän tilanteeseen kattavat ohjeet ja kaikki pelataan varman päälle, Suojanen kertoo.
Suojasen mukaan suurin vaiva liittyy nimenomaan anestesia- ja leikkaussalikirjauksiin.
– Anestesia- ja leikkaussalikirjauksissa pelataan sekunneissa, kun potilasta seurataan reaaliaikaisesti tai esimerkiksi minuutin välein. Kirjataan esimerkiksi mitä lääkkeitä on annettu ja ollaan antamassa, sekä millaiset potilaan elintoiminnot ovat olleet mihinkin aikaan. Jos ne pitää tehdä paperille, niin kyllähän se hitaampaa on, hän sanoo.
Lääkevirheen mahdollisuutta Suojanen ei pidä todennäköisenä.
– Tietysti kaikki on aina mahdollista, mutta jos nyt ajatellaan vaikka tilannetta, jossa potilas olisi saamassa lääkkeen kahteen kertaan, niin kyllä järjestelmä sen huomaa. Enemmänkin tässä on nyt kyse siitä, että kirjaukset menevät kellojen siirron aikana helposti epäselviksi. Jos esimerkiksi aamulla katsotaan klo 03:30 tallentunutta sydänfilmiä, voi olla vaikeaa sanoa, onko tallenne ensimmäisestä vai toisesta klo 03:30:stä.
Suojanen ei muista vuosien varsilta mitään erityisiä vaaratilanteita, kun kelloja on siirretty. Hänen mukaansa myös vanhemmissa järjestelmissä oli ongelmia, ongelmat vain olivat erilaisia.
– Sanotaanko näin, että meillä on suurempiakin ongelmia, mutta olisihan se tietysti meidänkin kannalta helpompaa, jos tätä kellojen siirtelyyn liittyvää järjestelmäongelmaa ei olisi.
Asiasta uutisoi aiemmin myös MTV Uutiset.
Apotti on ollut viime aikoina otsikoissa paljon.
Husin työntekijät kertoivat aiemmin lokakuussa IS:lle Apottiin liittyvistä ongelmista. Järjestelmää kuvailtiin muun muassa hitaaksi ja monimutkaiseksi. Sen kuvailtiin vievän aikaa potilastyöltä ja väitettiin jopa lisäävän lääkitysvirheen mahdollisuutta.
Apotin toimitusjohtaja Hannu Välimäki kertoi tuolloin IS:lle tiedostavansa järjestelmään liittyvät ongelmat ja sen liiallisen monimutkaisuuden. Apotti on käynnistänyt käyttäjätyytyväisyyden parantamiseen tähtäävän Apotti 2.0 -ohjelman.
