Digitoday

Yritysten digitaaliset aineistot valuvat hukkaan

Julkaistu: , Päivitetty:

Lähes kaksi kolmasosaa ruotsalaisista viranomaisorganisaatioista ja pörssiyhtiöistä on laatinut digitaalisen aineistonsa arkistointisuunnitelmat, mutta alle neljännes on huolehtinut myös datan arkistoinnista, ilmenee Proact Swedenin tallennusbarometrista.
Barometrin mukaan 70 prosenttia Ruotsin viranomaisista ja 59 prosenttia Ruotsin pörssiyhtiöistä on laatinut ohjeet ja säännöt siitä, mitä aineistoja ja tietoja tulee säilyttää ja kuinka kauan. Kuitenkin vain 22 prosentilla vastaajista on käytössään it-pohjainen arkistointiratkaisu digitaaliselle aineistolle, kuten sähköposteille ja tiedostoille. Yli puolet vastaajista ei myöskään suunnittele tällaisen ratkaisun hankkimista.

– En usko, että tilanne on Suomessa yhtään parempi. Parhaiten tiedon oikeasta arkistointitavasta tietää liiketoimintajohto, mutta sillä on harvoin halua asiaan paneutumiseen. Yksi merkittävä parannus olisi liiketoiminnan kanssa tiiviisti työskentelevä tiedon arvottaja, joka luokittelisi dataa päätyönään, toteaa Proact Finlandin toimitusjohtaja Osmo Laita.  

Vaikeaa löytää
vanha asiakirja


Neljä kymmenestä vastaajasta arveli, että henkilöstön on vaikea löytää yli viisi vuotta vanha digitaalinen asiakirja yrityksen järjestelmistä. Yhtä lailla vastaajat uskoivat, että työntekijöillä on työn kannalta keskeistä tietoa tallessa vain omassa sähköpostissaan.

Ruotsissa puolet barometriin osallistuneista organisaatioista oli jättänyt digitaalisen arkistoinnin pelisääntöjen määrittämisen it-osaston tehtäväksi.
MAINOS (TEKSTI JATKUU ALLA)
MAINOS PÄÄTTYY
Tämä on Proactin mukaan erityisen riskialtis ratkaisu, koska it-asiantuntijat ovat harvoin perillä arkistointilainsäädännöstä ja yrityksen kannalta olennaisen tiedon määrittelystä.

Tallennusbarometri tehtiin vuoden 2008 lopulla puhelinhaastatteluna sadalle satunnaisesti valitulle pörssiyhtiölle ja julkishallinnon organisaatiolle Ruotsissa.

Kysymykset osoitettiin it-johtajille. Yli neljännes tutkituista organisaatioista työllisti yli 500 henkilöä.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      90-luvun hittisarjan tähti katosi julkisuudesta – elää nyt linnassa kreivittärenä

    2. 2

      Yhdysvaltalainen Loren eli 200 dollarilla kuussa – Isoäidin vanha viltti paljastui 1,5 miljoonan arvoiseksi

    3. 3

      5 asiaa, joita et saisi tehdä Kanarialla – yksi voi olla Suomi-turistille erityisen vaikea pala

    4. 4

      Katso, kuinka monella suomalaisella on sama sukunimi kuin sinulla

    5. 5

      Chisu saapui juhlatilaisuuteen täysin erinäköisenä kuin aiemmin – kommentoi sähäkkää tyyliään osuvasti

    6. 6

      Turussa kadonnut Juuso-Petteri löytyi kuolleena – Poliisi ei epäile rikosta

    7. 7

      Ministeri avaa ajatusta äitiyspakkauksen nimen muuttamisesta – aihe puhuttaa suomalaisia: ”Miten olisi seksin seuraus -pakkaus”

    8. 8

      Rukalla ulosmarssi – hiihtokeskuksen työntekijät poistuivat hisseiltä iltakuudelta

    9. 9

      2 pitkää avioliittoa sai järkyttävän lopun peräkkäisinä päivinä: ”Anni ei varmasti sanonut mitään minulle pahasti”

    10. 10

      Rakennusmies puuttui 10-vuotiaan pojan kiusaamiseen – isä halusi palkita: ”Hän toimi äärimmäisen hienosti”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Katso, kuinka monella suomalaisella on sama sukunimi kuin sinulla

    2. 2

      2 pitkää avioliittoa sai järkyttävän lopun peräkkäisinä päivinä: ”Anni ei varmasti sanonut mitään minulle pahasti”

    3. 3

      Turussa kadonnut Juuso-Petteri löytyi kuolleena – Poliisi ei epäile rikosta

    4. 4

      Onko sinulla sama kriittinen km-raja? Tällaista autoa suurin osa etsii netistä

    5. 5

      Iso myräkkä tulossa: lunta jopa 30 senttiä

    6. 6

      Yksi Vantaan ketjukolarissa loukkaantuneista lapsista kuoli

    7. 7

      Erika Vikman julkaisi hupaisan kuvan – kuittailee Dannylle: ”Sorry Lipsanen”

    8. 8

      Mikä vartalo: Miss Suomi Michaela häikäisi Miss Universum -bikinikierroksella – fanit ihmeissään tummahiuksisesta suomalaismissistä

    9. 9

      Rakennusmies puuttui 10-vuotiaan pojan kiusaamiseen – isä halusi palkita: ”Hän toimi äärimmäisen hienosti”

    10. 10

      5 asiaa, joita et saisi tehdä Kanarialla – yksi voi olla Suomi-turistille erityisen vaikea pala

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Rouvan alaston yövieras tuli isäntää vastaan kotipihalla – se letkautus naulautui taksikuskin mieleen pysyvästi

    2. 2

      Raskasta joulua -konsertti osoittautui raskaaksi pettymykseksi Oulussa – kuulijat raivoissaan: ”Nyt on rahastuksen makua!”

    3. 3

      Kuvassa näkyvän pysähtyneen henkilöauton kuljettaja, soita heti poliisille

    4. 4

      Kahden viikon päästä ei enää selviä sakoilla – huolimatonta autoilijaa uhkaa vähintään tonnin lisävero

    5. 5

      Yleisö häkeltyi: Sihteeri Katja kertoi seksielämästään tv-ruudussa – paukautti totuuden Napakympissä

    6. 6

      10 asiaa, jotka tapahtuvat, kun lakkaat syömästä leipää

    7. 7

      Juho muutti Puolaan töihin palvelemaan suomalaisia – ”Muistan yllättyneeni katsoessani ensimmäistä palkkakuittia”

    8. 8

      Katso, kuinka monella suomalaisella on sama sukunimi kuin sinulla

    9. 9

      Lentokone lähti rajuun nousuun kesken laskeutumisen Helsinki-Vantaalle – matkustajat hämmästyivät

    10. 10

      Kenen Suomi-julkkiksen kanssa olet samanpituinen? Tarkista yli 150 nimen listasta

    11. Näytä lisää
    Näitä luetaan!
    1. 1

      90-luvun hittisarjan tähti katosi julkisuudesta – elää nyt linnassa kreivittärenä

    2. 2

      Yhdysvaltalainen Loren eli 200 dollarilla kuussa – Isoäidin vanha viltti paljastui 1,5 miljoonan arvoiseksi

    3. 3

      5 asiaa, joita et saisi tehdä Kanarialla – yksi voi olla Suomi-turistille erityisen vaikea pala

    4. 4

      Katso, kuinka monella suomalaisella on sama sukunimi kuin sinulla

    5. 5

      Chisu saapui juhlatilaisuuteen täysin erinäköisenä kuin aiemmin – kommentoi sähäkkää tyyliään osuvasti

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Katso, kuinka monella suomalaisella on sama sukunimi kuin sinulla

    2. 2

      2 pitkää avioliittoa sai järkyttävän lopun peräkkäisinä päivinä: ”Anni ei varmasti sanonut mitään minulle pahasti”

    3. 3

      Turussa kadonnut Juuso-Petteri löytyi kuolleena – Poliisi ei epäile rikosta

    4. 4

      Onko sinulla sama kriittinen km-raja? Tällaista autoa suurin osa etsii netistä

    5. 5

      Iso myräkkä tulossa: lunta jopa 30 senttiä

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Rouvan alaston yövieras tuli isäntää vastaan kotipihalla – se letkautus naulautui taksikuskin mieleen pysyvästi

    2. 2

      Raskasta joulua -konsertti osoittautui raskaaksi pettymykseksi Oulussa – kuulijat raivoissaan: ”Nyt on rahastuksen makua!”

    3. 3

      Kuvassa näkyvän pysähtyneen henkilöauton kuljettaja, soita heti poliisille

    4. 4

      Kahden viikon päästä ei enää selviä sakoilla – huolimatonta autoilijaa uhkaa vähintään tonnin lisävero

    5. 5

      Yleisö häkeltyi: Sihteeri Katja kertoi seksielämästään tv-ruudussa – paukautti totuuden Napakympissä

    6. Näytä lisää