Digitoday

Portaali-investointien tuottoa pitää voida mitata

Julkaistu: , Päivitetty:

Investoinnin tuottoprosentin selvittäminen on yksi tärkeimmistä tekijöistä, kun esitellään uuden it-ratkaisun onnistumista liiketoiminnan kannalta. Sen mittaaminen voi kuitenkin olla äärimmäisen hankalaa.
Osa teknologian tuomista eduista kuten kustannusten aleneminen tai prosessien nopeutuminen, on konkreettisia, mutta monia muita, kuten työntekijöiden tyytyväisyyden lisääntymistä, on vaikea esittää arvoina.

Kun määrittelyn kohteena on portaali-investoinnin tuotto, määrittelyongelmat moninkertaistuvat. Portaaleilla on lukuisia tehtäviä, ja ne vaikuttavat niin moneen organisaation osa-alueeseen.

Tehoa toimintoja yhtenäistämällä

Portaalien avulla organisaatiot pääsevät käyttämään tarvitsemiaan tietoja ja sovelluksia internetin kautta. Ne on suunniteltu pääasiassa edistämään toimintatapojen yhtenäistämistä ja lisäämään tehokkuutta.

Tehokkuus tarkoittaa tässä tapauksessa lähinnä ajan ja kustannusten säästöä koko organisaatiossa, mutta epämääräinen hyötyjen linjaaminen ei todennäköisesti vakuuta yrityksen johtokuntaa avaamaan rahahanojaan riittävästi monipuolisen portaaliratkaisun toteuttamiseen.
MAINOS (TEKSTI JATKUU ALLA)
MAINOS PÄÄTTYY

Johtokunta on helpompi vakuuttaa, jos esitettävissä on kattava analyysi portaalin tarjoamista hyödyistä suhteessa investoinnin arvoon.

Aineellisia ja aineettomia etuja

Portaaliteknologian konkreettisia hyötyjä ovat esimerkiksi:

- Liiketoimintaprosessien parantuminen, mistä seuraa merkittäviä säästöjä liiketoiminnalle, kun yrityksessä toteutetaan itsepalveluun perustuvia HR-järjestelmiä tai haaraliikkeiden/varastojen ja yrityksen pääkonttorin välinen paperiliikenteeseen perustuva tiedonvälitys automatisoidaan

- Henkilöstön koulutuskustannusten pieneneminen yksinkertaistamalla sovellusten käyttöönottoa ja käyttämällä portaalia verkkopohjaisen opiskelun (e-learning) alustana

- Liikevaihdon kasvu, kun avaintiedot (sekä sisäiset että kilpailijatiedot) saadaan välitettyä nopeasti myynti- ja markkinointihenkilöstölle

- Liikevaihdon ja asiakasuskollisuuden kasvu mahdollistamalla asiakkaille itsepalvelutoiminnot ekstranet-portaalien kautta

- Yhteistyön parantuminen ja tutkimus- ja kehitystoiminnan tehostuminen (ja sitä kautta vähemmän epäonnistuneisiin projekteihin liittyviä kustannuksia)

- Vähemmän kustannuksia useiden eri www-infrastruktuurien ylläpitämisestä

Nämä hyödyt ovat sekä merkittäviä että mitattavissa. Tärkeää on myös se, että niitä voidaan arvioida suhteessa käytettävään teknologiaan ja samalla verrata teknologian vaikutusta taloudelliseen tulokseen.

Aineettomia hyötyjä on vaikeampi havainnollistaa. Näitä ovat esimerkiksi:

- Kommunikoinnin parantuminen kaikkien eri osapuolten välillä, mikä johtaa tiedon tehokkaampaan hyödyntämiseen ja vähentää virheitä

- Tyytyväisyyden lisääntyminen oman henkilökunnan, asiakkaiden ja toimittajien piirissä, koska nämä voivat toimia itsenäisemmin saadessaan käyttöönsä enemmän yritystoimintaan liittyviä tietoja ja koska prosessit selkeytyvät

- Henkilökunnan liiketoimintatietoisuus lisääntyy, kun he saavat selkeämmän kuvan omaa organisaatiotaan koskevista yritystoimintaan liittyvistä kysymyksistä ja heillä on enemmän mahdollisuuksia olla itse mukana

- Toimintatapojen yhtenäistyminen koko yrityksessä tiedonsaannin ja yritysviestinnän osalta

- Kilpailuedun puutteet, erityisesti jos kilpailijat käyttävät portaaleja. Organisaatio, jolla ei ole omaa portaalia, saattaa kärsiä, sillä se on muita joustamattomampi toimintatavoissaan ja kykenemätön hyödyntämään käytettävissään olevaa tietoa yhtä nopeasti tai tehokkaasti

- Maineelle koituvat haitat, sillä yritystä ei ehkä koeta eteenpäin suuntautuneeksi tai asiakas-/toimittajakeskeiseksi varsinkaan, jos kilpailijoilla on tarjottavana lisäarvoa antava portaaliratkaisu

- Kauppojen menettäminen, jos tietoa ei jaeta tehokkaasti ja palvelussa on epäjohdonmukaisuutta tai jälkihoito on puutteellista

Laajaan käyttöön


Portaalit ovat pitkän tähtäimen investointeja, ja yrityksien niistä saama tuotto kasvaa sitä mukaa, kun yhä useampia sovelluksia siirretään portaalikäyttöisiksi. Kokonaiskustannukset selkeytyvät portaalin kasvun ja ylläpidon seurauksena.

Onnistuneimpien ja tuottoisimpien käyttöönottoprojektien taustalla on useita tekijöitä. Projektit perustuvat siihen, että niissä tarjotaan käyttöön sovelluksia, jotka hyödyntävät jo olemassa olevia resursseja sen sijaan, että organisaation koko infrastruktuuri ja prosessit korvattaisiin uusilla.

Niissä lähtökohtana ovat käyttäjien tarpeet, ei järjestelmän toiminnallisuus. Portaalit, jotka on suunniteltu tukemaan käyttäjiä ja heidän erityistoimintojaan ja jotka kasvavat toimintavalmiuksiltaan tarpeiden muuttuessa, ovat pitkäaikainen resurssi, joka lisää käyttäjien tuottavuutta koko elinkaarensa ajan.

Mistä löytyy aito arvo?

Kun kaikki edellä oleva otetaan huomioon, miten portaalien käyttöönoton todellinen arvo voidaan perustella johtokunnalle?

Mitattavien ja näytettävien taloudellisten ja ajansäästöön liittyvien etujen ohella kaikkein vakuuttavin tapa osoittaa portaalien arvo ovat käyttäjien lausunnot.

Tämä ”demonstrointi esimerkin voimalla” on kriittinen tekijä, kun päätöksentekijöiden halutaan ymmärtävän täsmälleen se, miten ja miksi portaalit vaikuttavat toimintaan.

Vaikkakin portaalin käytöstä seuraavat aineettomat vaikutukset ovat ehkä merkityksettömiä, jos niitä katsotaan vain yhden käyttäjän kohdalta, antaa samojen hyötyjen kertominen koko organisaatiossa 200:lla tai jopa 20 000:lla aihetta katsella tulosta aivan toiselta kannalta.

Investoinnin tuoton selvittämisen haaste on olennaisen tärkeää siinä orgaanisessa tavassa, jolla portaalit kehittyvät ja kasvavat. Portaalin onnistuminen riippuu paljon sen sisällöstä ja sen käyttäjien taidoista, samoin kuin itse teknologiasta.

Portaalia ei suositella käytettäväksi vain uuden tietosisältöä tarjoavan intranetin rakentamiseen. Sen sijaan on tärkeää hakea mahdollisuuksia parantaa liiketoiminnan prosesseja ja kehittää yhteistyöprojekteja.

Samalla kun konkreettiset tehostamistoimet ovat selvä peruste portaalien käyttöönotolle organisaatiossa, aineettomia hyötyjä ei myöskään pidä unohtaa.

Ominaisluonteensa mukaisesti portaalit kietoutuvat ihmisten toimintatapoihin ja liiketoiminnan prosesseihin aikaa myöten, jolloin niiden kokonaisedut tulevat selvästi esiin.


Ari Pussinen työskentelee BEA Systems Oy:n maajohtajana.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      90-metrinen risteilyalus katosi vuonna 2013 – ratkaiseeko Kaliforniaan ajautunut ruosteinen hylky aavelaivan arvoituksen?

    2. 2

      188-senttinen sairaanhoitajaopiskelija ei kelvannut muotialalle – sai tylyä palautetta vartalostaan: työskentelee nyt alusvaatemallina

    3. 3

      Selena Gomez räväytti platinablondina nahkaminimekossa – katso kuvat AMA-gaalan upeimmista ja oudoimmista puvuista

    4. 4

      Voivatko nämä kuvat olla aitoja? F1-fanit järkyttyivät luonnon armoille hylätyistä kuuluisista klassikkoautoista

    5. 5

      Huippuvireinen Markkanen heitti omat ennätyspisteensä NBA:ssa – valmentaja hehkutti: ”Lauri oli ilmiömäinen”

    6. 6

      Suomen halvimman uuden auton saa vuoden alusta 8 499 eurolla – katso, kuinka lukuisten autojen hinnat laskevat

    7. 7

      Hakerekka kyljelleen Lempäälässä – liikenne puuroutunut kolmostiellä

    8. 8

      Maapallon pyöriminen hidastuu – tutkijat arvioivat, että vuonna 2018 tapahtuu rajuja maanjäristyksiä

    9. 9

      Rouvan alaston yövieras tuli isäntää vastaan kotipihalla – se letkautus naulautui taksikuskin mieleen pysyvästi

    10. 10

      Helsinki–Tallinna-tunnelista uusia yksityiskohtia: Pituus rikkoisi ennätyksiä

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Rouvan alaston yövieras tuli isäntää vastaan kotipihalla – se letkautus naulautui taksikuskin mieleen pysyvästi

    2. 2

      Lentokone lähti rajuun nousuun kesken laskeutumisen Helsinki-Vantaalle – matkustajat hämmästyivät

    3. 3

      57-vuotias Matti ei ole seurustellut koskaan: ”Jos sattuisi tulemaan vastaan vähään tyytyväinen ihminen, en panisi vastaan”

    4. 4

      Titanic-elokuvan poistettu kohtaus paljastaa elokuvan entistä surullisemman lopun – ”Harmi, että nämä leikattiin pois”

    5. 5

      Rallikatsojilta järjetöntä toimintaa Latvalan ja Rovanperän edessä – tällaista idioottimaisuutta ei ole ennen nähty

    6. 6

      Korsut olivat jatkosodassa seksin peruskouluja – saksalaisten tekniikoita kadehdittiin

    7. 7

      Moni suomalainen pilaa salaattinsa – tärkeä yksityiskohta unohtuu usein

    8. 8

      Maapallon pyöriminen hidastuu – tutkijat arvioivat, että vuonna 2018 tapahtuu rajuja maanjäristyksiä

    9. 9

      Talo Thaimaassa ja citykämppä Espanjassa: Annika, 63, kertoo, miten Lahti vaihtui halpaan elämiseen auringossa

    10. 10

      Janne Katajan pikkujouluesitys meni täysin mönkään – Niina Lahtinen jäi noloon kiipeliin: ”Hän makasi siellä ilmassa leijumassa”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Isänsä leikkipuistossa puukottama kolmi­vuotias kuoli – poliisi joutui pysäyttämään väkivallanteon voimakeinoin

    2. 2

      Rouvan alaston yövieras tuli isäntää vastaan kotipihalla – se letkautus naulautui taksikuskin mieleen pysyvästi

    3. 3

      Yleisö häkeltyi: Sihteeri Katja kertoi seksielämästään tv-ruudussa – paukautti totuuden Napakympissä

    4. 4

      Kahden viikon päästä ei enää selviä sakoilla – huolimatonta autoilijaa uhkaa vähintään tonnin lisävero

    5. 5

      Frederik palasi matkoilta kotiin ja purskahti itkuun – avovaimo oli pakannut tavaransa ja lähtenyt

    6. 6

      Porvoon puukotusmurhasta epäillyn veli varoitti surmatun 3-vuotiaan äitiä: Vaihda lukot

    7. 7

      Mitä sinä näet kuvassa? 1800-luvulla maalattu teos häkellyttää – naisen kädessä on tutunnäköinen esine

    8. 8

      Juho muutti Puolaan töihin palvelemaan suomalaisia – ”Muistan yllättyneeni katsoessani ensimmäistä palkkakuittia”

    9. 9

      6 asiaa, jotka tapahtuvat, kun lakkaat juomasta maitoa

    10. 10

      Nuoren naisen pyörätuoli horjahti bussin ovella kohtalokkain seurauksin – kuskin reaktio tyrmistytti

    11. Näytä lisää
    Näitä luetaan!
    1. 1

      90-metrinen risteilyalus katosi vuonna 2013 – ratkaiseeko Kaliforniaan ajautunut ruosteinen hylky aavelaivan arvoituksen?

    2. 2

      188-senttinen sairaanhoitajaopiskelija ei kelvannut muotialalle – sai tylyä palautetta vartalostaan: työskentelee nyt alusvaatemallina

    3. 3

      Selena Gomez räväytti platinablondina nahkaminimekossa – katso kuvat AMA-gaalan upeimmista ja oudoimmista puvuista

    4. 4

      Voivatko nämä kuvat olla aitoja? F1-fanit järkyttyivät luonnon armoille hylätyistä kuuluisista klassikkoautoista

    5. 5

      Huippuvireinen Markkanen heitti omat ennätyspisteensä NBA:ssa – valmentaja hehkutti: ”Lauri oli ilmiömäinen”

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Rouvan alaston yövieras tuli isäntää vastaan kotipihalla – se letkautus naulautui taksikuskin mieleen pysyvästi

    2. 2

      Lentokone lähti rajuun nousuun kesken laskeutumisen Helsinki-Vantaalle – matkustajat hämmästyivät

    3. 3

      57-vuotias Matti ei ole seurustellut koskaan: ”Jos sattuisi tulemaan vastaan vähään tyytyväinen ihminen, en panisi vastaan”

    4. 4

      Titanic-elokuvan poistettu kohtaus paljastaa elokuvan entistä surullisemman lopun – ”Harmi, että nämä leikattiin pois”

    5. 5

      Rallikatsojilta järjetöntä toimintaa Latvalan ja Rovanperän edessä – tällaista idioottimaisuutta ei ole ennen nähty

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Isänsä leikkipuistossa puukottama kolmi­vuotias kuoli – poliisi joutui pysäyttämään väkivallanteon voimakeinoin

    2. 2

      Rouvan alaston yövieras tuli isäntää vastaan kotipihalla – se letkautus naulautui taksikuskin mieleen pysyvästi

    3. 3

      Yleisö häkeltyi: Sihteeri Katja kertoi seksielämästään tv-ruudussa – paukautti totuuden Napakympissä

    4. 4

      Kahden viikon päästä ei enää selviä sakoilla – huolimatonta autoilijaa uhkaa vähintään tonnin lisävero

    5. 5

      Frederik palasi matkoilta kotiin ja purskahti itkuun – avovaimo oli pakannut tavaransa ja lähtenyt

    6. Näytä lisää