Menettelyn tehostamispaineita lisäsivät vuosittain hakuun tulevien työpaikkojen suuri määrä, noin 3000 - 4000 työpaikkaa, joka on viime vuosina ollut tasaisessa kasvussa. Lisäksi uusia ratkaisuja kaivattiin esimerkiksi kaupungin suosittujen kesätyöpaikkojen käsittelyyn.
Quartal suunnitteli ja toteutti ratkaisun kolmessa vaiheessa. Alkuvuonna 2002 valmistui selainpohjainen ratkaisu Helsingin kaupungin sisäisten työpaikkojen hallintaan. Keväällä 2003 luotiin varsinainen rekrytointisivusto www.helsingintyopaikat.fi. Vappuna 2004 Helsingin kaupungin rekrytointijärjestelmä sekä Työvoimaministeriön avoimien työpaikkojen järjestelmät integroitiin niin, että kaikki kaupungin avoimet työpaikat näkyvät myös Työvoimaministeriön Avoimet työpaikat -palvelussa www.mol.fi.
Lisäksi järjestelmää täydennettiin moduulilla, joka helpottaa uudelleensijoitettavien ja määräaikaisissa tehtävissä olevien sijaisten työsuhteiden hallinnointia, Quartal kertoo.
Muutokset järjestelmään nopeasti
Uudelta järjestelmältä edellytettiin helppokäyttöisyyttä ja selkeyttä, koska Helsingin kaupungin rekrytointiprosessi on hajautettu eri virastoihin. Lisäksi uuden järjestelmän tuli olla mahdollisimman joustava, jotta esille tuleviin muutos- ja kehitystarpeisiin kyetään vastaamaan nopeasti.
Tyypillisessä tapauksessa rekrytointijärjestelmän käyttäjä, esimerkiksi uutta opettajaa hakeva koulun rehtori, tekee järjestelmän avulla työpaikkailmoituksen ja julkaisee sen. Käyttäjä näkee hakuajan kuluessa kaikki ne hakemukset, jotka koskevat kyseistä ilmoitusta.
Hakijoille on mahdollista lähettää järjestelmän kautta sähköpostitse ilmoituksia hakemuksen käsittelystä ja valinnan tuloksesta. Kun käyttäjä on valinnut hakijoiden joukosta haastateltavat ja lopulta tehtävään valitaan jokin hakijoista, ilmoitus merkitään täytetyksi ja sekä ilmoitus että hakijoiden tiedot arkistoituvat.