Digitoday

Muutos mukaan IT-hankkeisiin

Julkaistu:

Kaikkien projektien tarkoitus on saada aikaan jokin muutos. Jopa puhtaasti tekniikalta vaikuttavat hankkeet muuttavat poikkeuksetta myös ihmisten käyttäytymistä. Joskus inhimillinen muutos parantaa yrityksen toimintaa, mutta usein seurauksena on turhautumista tekniikan toimiessa vajavaisesti ja jopa aikaisempaa huonommin.
Kaikkien projektien tarkoitus on saada aikaan jokin muutos. Jopa puhtaasti tekniikalta vaikuttavat hankkeet muuttavat poikkeuksetta myös ihmisten käyttäytymistä. Joskus inhimillinen muutos parantaa yrityksen toimintaa, mutta usein seurauksena on turhautumista tekniikan toimiessa vajavaisesti ja jopa aikaisempaa huonommin.

Esimerkiksi harvat sähköisten kauppapaikkojen perustajat osasivat todella miettiä, millainen ostoskäyttäytymisen muutos syntyisi puhtaalla sähköisellä kaupalla. Kuluttajat äänestivät rahoillaan ja autoillaan mieluummin sellaisten vaihtoehtojen puolesta, joissa tavaroita voi kosketella, katsella eri suunnista ja ne saa heti käteensä.

Muun muassa oman yritykseni tutkimukset todistavat myös, että hienojen ja monipuolisten ERP-sovellusten bisnesmielessä hyödyllisistä ominaisuuksista on käytössä vain pieni osa. Syy voi olla tietämättömyys, mutta usein myös aikaisempia sovelluksia hankalammat käyttötavat, joita fiksut käyttäjät oikovat liiankin tehokkaasti.

Niinpä IT-projekteissa syntyy usein tilanne, jossa tekniikka toimii hienosti, mutta hyötyä ei synny, kun ihmiset eivät käytä tekniikkaa järjestelmän suunnittelijan ajattelemalla tavalla.
MAINOS (TEKSTI JATKUU ALLA)
MAINOS PÄÄTTYY

Minusta nämä ovat esimerkkejä siitä, että muutoksen olemusta ei ole etukäteen ymmärretty tai tätä muutosta ei ole osattu toteuttaa käytännössä.

Muutosta ei voi erikseen johtaa

Edellä kuvatut ongelmat eivät korjaannu sillä, että projekteihin perustetaan erillinen muutoksen johtamisen työvirta. Päinvastoin. Erillisestä "muutoshallinnasta" voi seurata enemmän haittaa kuin hyötyä.

Olen törmännyt ihan viime aikoinakin IT-projekteissa erillisen muutoshallinnan tuottamiin ongelmiin, jotka ilmenevät erityisesti ratkaisujen käyttöönoton aikana.

Uuden tietojärjestelmän käyttöönottovaihe sisältää teknisten käyttöönottotoimenpiteiden lisäksi erilaista tiedotusta, tiedotustilanteita ja lopulta käyttäjien koulutuksen.

"Muutosasiantuntijat" ovat kertoneet uuden järjestelmän tarpeellisuudesta ja tehostamisvaikutuksista niin yrityksen kuin käyttäjien tasolla. Hieno tekninen ratkaisu ja siihen perustuvat prosessit ovat selkeitä ja kaikille helppoja.

Uusi IT-ratkaisu saattaa kuitenkin olla mielikuvia huomattavasti hankalampi käyttää eikä prosessikaan kaikkine vaihtoehtoineen ole käytännössä kuvatun yksinkertainen.

Muutoksen onnistumisen kannalta tässä kohtaa tulee helposti inhimillinen ristiriita.

Muutoksia tutkineet asiantuntijathan toteavat, että useita vaihtoehtoja sisältävässä muutostilanteessa ihminen valitsee sen vaihtoehdon, jossa hän suoriutuu parhaiten ja jonka hän arvioi olevan itsensä kannalta edullisin. Jos hankkeen tuottama IT-sovellus ei ole yksittäisen käyttäjän kannalta riittävän hyvä ja käyttö olisi hänen itsensä kannalta epäedullista, tärväytyy muutos nopeasti. Käyttäjä hylkää ison osan ominaisuuksista tai pahimmassa vaihtoehdossa siirtyy muihin tehtäviin ja jopa toiseen organisaatioon.

Jos muutos on tärkeä, ota käyttäjät mukaan

Tällaiset ongelmat voi välttää, jos projektien tavoitteena oleva muutos koetaan todella tarpeelliseksi ja eri näkökulmat yhdistävä muutos rakennetaan sisään projektiin ilman erillistä muutoshallintaa.

Monen teknisesti hienon IT-ratkaisun vaatimat investoinnit olisi jätetty tekemättä, jos todellinen muutostarve olisi selvitetty riittävän laajan käyttäjäjoukon kanssa etukäteen. Toisaalta bisneksen ja ihmisten kannalta tärkeät muutokset olisi voitu saada alkuajatuksia paljon kevyemmillä ratkaisuilla.

Uuden toimintaprosessin edellyttämät taidot ja työjärjestelyt voivat olla ratkaisevasti riippuvaisia siitä, kuin käyttökelpoinen uusi IT-ratkaisu todella on. Toisaalta uudelta pohjalta mietitty tekniikkaratkaisu voi mahdollistaa sellaisia työtapoja ja prosesseja, joita ei erillisinä työvirtoina löydettäisi.

Siksi loogisesti uudet toimintaprosessit ja ihmisten uusi työkäyttäytyminen näissä prosesseissa on mietittävä samalla kertaa kuin prosesseissa tarvittavat tietotekniikkaratkaisut. Tähän työhön tarvitaan sekä uutta luovaa ajattelua että käytännön työtehtävien monipuolista tuntemusta.

Uuden IT-ratkaisun käyttäjiksi ajatellut ihmiset tai ainakin heidän edustajansa on siis kytkettävä projektin läpiviennin suunnitteluun jo aivan projektin alkuvaiheessa.

Muutoksen johtaminen on kokonaisuus

Muutoksen tärkeys ja huolellinen eri näkökulmat yhdistävä suunnittelu ovat vasta lähtökohta todellisten muutosten syntymiseen. Yksi apuväline on jatkuva, yhdensuuntainen tiedotus muutoksen tärkeydestä.

Uusi toimintaprosessi, sitä tukevat IT-ratkaisut ja ihmisten käytännön työt uudella tavalla on otettava käyttöön samalla kertaa.

Projektin lopettaminen ennen uuden toiminnan vakiintumista johtaa useimmiten osittaiseen paluuseen vanhoihin toimintatapoihin. Siksi hankkeen on juurrutettava muuttunut toimintatapa tarkkailemalla prosessin toimintaa, ihmisten osaamista ja tekniikan toimivuutta riittävän kauan varsinaisen käyttöönoton tapahduttua.

Todellista muutosta korostava IT-kehittäminen edellyttää myös uudentyyppistä projektijohtoa. Projektipäällikön on vastattava muutoksen kaikista näkökulmista: ihmisistä, prosesseista ja ratkaisuista. Tämä on suuri haaste kaikille teknohankkeiden vetäjille.

Kirjoittaja on liikkeenjohdon konsultti ja partneri PA Consulting Groupissa.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      Janne Ahosen yllätysratkaisu: Mico-poika sai lopettaa koulun 15-vuotiaana – ”Vaimo oli aluksi hieman kriittinen”

    2. 2

      Fanit surevat tangoprinssi Dimitri Sjöbergin varhaista poismenoa – ”Ääni oli sulaa kultaa”

    3. 3

      Napakympin Marko valitsi Neiti A:n – yhteiselle matkalle lähtikin Neiti B: ”Ei tarvinnut kuunnella naputusta”

    4. 4

      Korhonen, Virtanen, Mäkinen, Nieminen... Katso, kuinka äveriäitä sukunimikaimasi todellisuudessa ovat

    5. 5

      Tangoprinssi Dimitri Sjöberg kuoli vain 37-vuotiaana – ”Hänen äänessään oli lämpöä ja kaipaus”

    6. 6

      Linja-auto suistui ojaan ja jäi vinoon asentoon – matkustajat eivät päässeet ulos

    7. 7

      Huumorirooleistaan tunnetun Jim Carreyn jättipaljastus – kamppaillut vaikean sairauden kanssa jo vuosia

    8. 8

      Aku Hirviniemi sai keskellä yötä viestin ex-puolisoltaan Niina Lahtiselta – ”Alkaako vanha suola janottaa?”

    9. 9

      Tarkkaile tätä! Pieni merkki kertoo, onko kotonasi sisäilmaongelmia

    10. 10

      Norjan kruununprinsessa Mette-Marit kärsii kristallitaudista – joutuu perumaan tehtäviään

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Elina, 33, muutti Oulusta Italiaan ja huomasi ison eron työmoraalissa: ”Suomessa se on juuri toisin päin”

    2. 2

      Aku Hirviniemi sai keskellä yötä viestin ex-puolisoltaan Niina Lahtiselta – ”Alkaako vanha suola janottaa?”

    3. 3

      Snackyn ex-johtaja: Näin vauhtisokeus tuhosi hampurilaisketjun – ”Täysin posketonta touhua”

    4. 4

      Valepoliisit kyttäävät nyt tietyn nimisiä ihmisiä – kuulutko joukkoon?

    5. 5

      Tarkkaile tätä! Pieni merkki kertoo, onko kotonasi sisäilmaongelmia

    6. 6

      Jo kahdeksas lapsi menehtyi – Ikea uusi suosittua lipastoa koskevan varoituksensa

    7. 7

      Norjan kruununprinsessa Mette-Marit kärsii kristallitaudista – joutuu perumaan tehtäviään

    8. 8

      Syksyn rajuin lumimyrsky iski Suomeen – näin myräkkä etenee tunti tunnilta

    9. 9

      Ruotsalaiselta yleisurheilun Euroopan mestarilta pysäyttävä väite: joukkuetoveri raiskasi Helsingin yössä

    10. 10

      Katso, kuinka monella suomalaisella on sama sukunimi kuin sinulla

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Rouvan alaston yövieras tuli isäntää vastaan kotipihalla – se letkautus naulautui taksikuskin mieleen pysyvästi

    2. 2

      Raskasta joulua -konsertti osoittautui raskaaksi pettymykseksi Oulussa – kuulijat raivoissaan: ”Nyt on rahastuksen makua!”

    3. 3

      Katso, kuinka monella suomalaisella on sama sukunimi kuin sinulla

    4. 4

      Kuvassa näkyvän pysähtyneen henkilöauton kuljettaja, soita heti poliisille

    5. 5

      Elina, 33, muutti Oulusta Italiaan ja huomasi ison eron työmoraalissa: ”Suomessa se on juuri toisin päin”

    6. 6

      Aku Hirviniemi sai keskellä yötä viestin ex-puolisoltaan Niina Lahtiselta – ”Alkaako vanha suola janottaa?”

    7. 7

      10 asiaa, jotka tapahtuvat, kun lakkaat syömästä leipää

    8. 8

      Lentokone lähti rajuun nousuun kesken laskeutumisen Helsinki-Vantaalle – matkustajat hämmästyivät

    9. 9

      Kenen Suomi-julkkiksen kanssa olet samanpituinen? Tarkista yli 150 nimen listasta

    10. 10

      Turkkilaisnaisen, 71, uskomattoman nuorekas ulkonäkö lyö ällikällä – kauneuden salaisuus kebab

    11. Näytä lisää
    Näitä luetaan!
    1. 1

      Janne Ahosen yllätysratkaisu: Mico-poika sai lopettaa koulun 15-vuotiaana – ”Vaimo oli aluksi hieman kriittinen”

    2. 2

      Fanit surevat tangoprinssi Dimitri Sjöbergin varhaista poismenoa – ”Ääni oli sulaa kultaa”

    3. 3

      Napakympin Marko valitsi Neiti A:n – yhteiselle matkalle lähtikin Neiti B: ”Ei tarvinnut kuunnella naputusta”

    4. 4

      Korhonen, Virtanen, Mäkinen, Nieminen... Katso, kuinka äveriäitä sukunimikaimasi todellisuudessa ovat

    5. 5

      Tangoprinssi Dimitri Sjöberg kuoli vain 37-vuotiaana – ”Hänen äänessään oli lämpöä ja kaipaus”

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Elina, 33, muutti Oulusta Italiaan ja huomasi ison eron työmoraalissa: ”Suomessa se on juuri toisin päin”

    2. 2

      Aku Hirviniemi sai keskellä yötä viestin ex-puolisoltaan Niina Lahtiselta – ”Alkaako vanha suola janottaa?”

    3. 3

      Snackyn ex-johtaja: Näin vauhtisokeus tuhosi hampurilaisketjun – ”Täysin posketonta touhua”

    4. 4

      Valepoliisit kyttäävät nyt tietyn nimisiä ihmisiä – kuulutko joukkoon?

    5. 5

      Tarkkaile tätä! Pieni merkki kertoo, onko kotonasi sisäilmaongelmia

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Rouvan alaston yövieras tuli isäntää vastaan kotipihalla – se letkautus naulautui taksikuskin mieleen pysyvästi

    2. 2

      Raskasta joulua -konsertti osoittautui raskaaksi pettymykseksi Oulussa – kuulijat raivoissaan: ”Nyt on rahastuksen makua!”

    3. 3

      Katso, kuinka monella suomalaisella on sama sukunimi kuin sinulla

    4. 4

      Kuvassa näkyvän pysähtyneen henkilöauton kuljettaja, soita heti poliisille

    5. 5

      Elina, 33, muutti Oulusta Italiaan ja huomasi ison eron työmoraalissa: ”Suomessa se on juuri toisin päin”

    6. Näytä lisää