Työkalu: Tiedosto kokoon kimpassa

Julkaistu:

Ryhmätyöohjelmisto tehostaa työskentelyä ja säästää rutiineilta. Viikoittainen Taloussanomien Työkalu-palsta arvioi erilaisia yrittäjille tarjottavia tuotteita tai palveluita.
Kaikki kollegani ja yhteistyökumppanini ovat netissä. Kaikkien tietokoneet ovat verkossa ja niissä on nettiyhteys töissä, kotona ja reissussa. Senpä takia sähköposti tavoittaakin lähes aina.

Sähköposti on oivallinen väline viestien vaihtoon ja liitetiedostojen lähettämiseen. Sen sijaan yhden ja saman liitetiedoston lähettäminen eri muokkauskertojen välillä käy työstä.

Vastaanota liite, tallenna se omalle koneelle, muokkaa, tallenna muutokset, liitä sähköpostiviestiin ja lähetä - viisi ylimääräistä työvaihetta. Jos sama tiedosto on vain kahden hengen työryhmän käsiteltävänä ja kumpikin tekee korjauksia pariin kertaan, kertyy näitä tiedoston käsittelyyn liittyviä askareita kymmenittäin.

Työpaikan lähiverkossa ei yleensä tarvita liitteitä. Pienessäkin yrityksessä on yleensä jollakin tavoin järjestetty pääsy yhteiseen kansioon, jossa yhteiset tiedostot ovat.
MAINOS (TEKSTI JATKUU ALLA)
MAINOS PÄÄTTYY

Kun samoja tiedostoja pitäisi työstää kotona, on siihen useita vaihtoehtoja.

Helpointa olisi, jos kotoa saisi etäyhteyden toimistolle. Pienissä yrityksissä aika harvoin saa. Niinpä kotona tehtävät työt on kopioitava erikseen siirrettävälle kiintolevylle, muistitikulle tai kannettavaan koneeseen ja aikanaan takaisin töihin.

Toimivaa, mutta työlästä. Jotkut ratkaisevat asian siten, että lähettävät tarvitsemansa tiedostot itselleen sähköpostitse. Tuplatyölästä.

Kun tiedostoja pitää siirtää vain omaan käyttöön, löytyy aina jokin keino. Kun samat tiedostot pitäisi saada koko työryhmän käyttöön toimiston ulkopuolella, ovat hyvät työkalut tarpeen.

Pienessä yrityksessä laatuvaatimuksia kohottaa se, että työkalun käyttöä varten ei ole omaa henkilökuntaa. Joko yrittäjä on oma mikrotukensa tai sitten tukipalvelu ostetaan ulkoa aina tarpeen mukaan.

Jokapäiväisessä työryhmätyöskentelyssä pitäisi pärjätä omin voimin ja omalla tietotekniikan osaamisella.

Markkinat ovat havainneet tarpeen. Erilaisiin internet-palveluihin on jo vuosien ajan voinut tallentaa tiedostoja.

Kuvien julkaiseminen Flickr:ssa tai videoiden esittäminen You Tubessa on tuttua. Työtiedostojen tallentaminen käy samalla periaatteella, mutta niin, että pääsy rajataan vain oman työryhmän jäsenille.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      Rovion yleisöanti keskeytettiin ylimerkinnän vuoksi

    2. 2

      Kommentti: Minua höynäytettiin kotisohvallani – matkija nappasi helpot viisi euroa

    3. 3

      EU poisti Kreikan budjettivajeiden mustalta listalta

    4. 4

      Nyt vienti vetää! Ministeriö: Kasvua koko maassa

    5. 5

      Fortum kiri Helsingin vaisussa pörssissä

    6. 6

      Panun sikala täyttyy pian sirkoista – ”Sirkkakeittoa, friteerattuja sirkkoja ja suklaasirkkoja on tullut syötyä”

    7. 7

      Uutuuskirja avaa Mustin ja Mirrin tarinaa: Viis uudesta autosta tai asunnosta, kunhan koiralle on leluja

    8. 8

      Saksan vaalitulos painaa euroa

    9. 9

      CGI:n tarjous Affectosta sai siunauksen Kilpailu- ja kuluttajavirastolta

    10. 10

      Asumistutkija tyrmää 15,5 neliön miniasunnot: ”Mennään sellaista rajaa kohden, mikä pelottaa”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Francoise Bettencourt Meyers nousi maailman rikkaimmaksi naiseksi

    2. 2

      Kommentti: Minua höynäytettiin kotisohvallani – matkija nappasi helpot viisi euroa

    3. 3

      Yle: Valtion omistama Terrafame järjestää hirvijahtiviikonlopun – yt-neuvottelut käynnissä samaan aikaan

    4. 4

      Näin nappaat verohyödyn eläkkeen nostamisesta ennakkoon: töitä ei tarvitse lopettaa – katso laskelmat

    5. 5

      Näin pankit suojelevat asiakkaitaan nettihuijareilta: suomalaisten rahoja pelastettu jo miljoonia euroja

    6. 6

      490 kilometriä ali Englannin kanaalin ilman vessataukoja: tästä maksetaan jopa 6 000 e/kk

    7. 7

      Panun sikala täyttyy pian sirkoista – ”Sirkkakeittoa, friteerattuja sirkkoja ja suklaasirkkoja on tullut syötyä”

    8. 8

      6 esimerkkiä: Eläkeläispari, yksinhuoltajat, duunarit... Näin erilaisten perheiden tulot muuttuvat ensi vuonna

    9. 9

      Nyt vienti vetää! Ministeriö: Kasvua koko maassa

    10. 10

      Rovion yleisöanti keskeytettiin ylimerkinnän vuoksi

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Yli sadan ammatin tulot julki – saatko näin paljon tuntipalkkaa?

    2. 2

      Opettaja menetti yllättäen 2000 euron tuet – työttömille kaikessa hiljaisuudessa luotu uusi nettivelvoite raivostuttaa

    3. 3

      Palkka 4100 e/kk, mutta töihin ei löydy osaajia – liitto: syynä kaksi ongelmaa

    4. 4

      Katso tienaatko enemmän kuin tavallinen suomalainen – uudet palkkatiedot julki

    5. 5

      6 esimerkkiä: Eläkeläispari, yksinhuoltajat, duunarit... Näin erilaisten perheiden tulot muuttuvat ensi vuonna

    6. 6

      Uuden ammattibarometrin Top 15 -listat: Näillä aloilla työntekijöistä on pulaa – eniten tarjokkaita sihteereiksi

    7. 7

      Synkkä tutkimus suomalaisesta työelämästä: Jo 25 000 nuorta eläkkeellä

    8. 8

      Kun riita yksityistiestä kestää sukupolvien ajan: mökkiläinen kiusaa perhettä Savossa – ”Pahinta on arvaamattomuus”

    9. 9

      Asumistutkija tyrmää 15,5 neliön miniasunnot: ”Mennään sellaista rajaa kohden, mikä pelottaa”

    10. 10

      Katastrofaalinen sää uhkaa tuhota Juhon, 43, sadon – aamulla tuli uusi takaisku

    11. Näytä lisää