Työkalu: Tiedosto kokoon kimpassa

Ryhmätyöohjelmisto tehostaa työskentelyä ja säästää rutiineilta. Viikoittainen Taloussanomien Työkalu-palsta arvioi erilaisia yrittäjille tarjottavia tuotteita tai palveluita.
Kaikki kollegani ja yhteistyökumppanini ovat netissä. Kaikkien tietokoneet ovat verkossa ja niissä on nettiyhteys töissä, kotona ja reissussa. Senpä takia sähköposti tavoittaakin lähes aina.

Sähköposti on oivallinen väline viestien vaihtoon ja liitetiedostojen lähettämiseen. Sen sijaan yhden ja saman liitetiedoston lähettäminen eri muokkauskertojen välillä käy työstä.

Vastaanota liite, tallenna se omalle koneelle, muokkaa, tallenna muutokset, liitä sähköpostiviestiin ja lähetä - viisi ylimääräistä työvaihetta. Jos sama tiedosto on vain kahden hengen työryhmän käsiteltävänä ja kumpikin tekee korjauksia pariin kertaan, kertyy näitä tiedoston käsittelyyn liittyviä askareita kymmenittäin.

Työpaikan lähiverkossa ei yleensä tarvita liitteitä. Pienessäkin yrityksessä on yleensä jollakin tavoin järjestetty pääsy yhteiseen kansioon, jossa yhteiset tiedostot ovat.

Kun samoja tiedostoja pitäisi työstää kotona, on siihen useita vaihtoehtoja.

Helpointa olisi, jos kotoa saisi etäyhteyden toimistolle. Pienissä yrityksissä aika harvoin saa. Niinpä kotona tehtävät työt on kopioitava erikseen siirrettävälle kiintolevylle, muistitikulle tai kannettavaan koneeseen ja aikanaan takaisin töihin.

Toimivaa, mutta työlästä. Jotkut ratkaisevat asian siten, että lähettävät tarvitsemansa tiedostot itselleen sähköpostitse. Tuplatyölästä.

Kun tiedostoja pitää siirtää vain omaan käyttöön, löytyy aina jokin keino. Kun samat tiedostot pitäisi saada koko työryhmän käyttöön toimiston ulkopuolella, ovat hyvät työkalut tarpeen.

Pienessä yrityksessä laatuvaatimuksia kohottaa se, että työkalun käyttöä varten ei ole omaa henkilökuntaa. Joko yrittäjä on oma mikrotukensa tai sitten tukipalvelu ostetaan ulkoa aina tarpeen mukaan.

Jokapäiväisessä työryhmätyöskentelyssä pitäisi pärjätä omin voimin ja omalla tietotekniikan osaamisella.

Markkinat ovat havainneet tarpeen. Erilaisiin internet-palveluihin on jo vuosien ajan voinut tallentaa tiedostoja.

Kuvien julkaiseminen Flickr:ssa tai videoiden esittäminen You Tubessa on tuttua. Työtiedostojen tallentaminen käy samalla periaatteella, mutta niin, että pääsy rajataan vain oman työryhmän jäsenille.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      Perintövero voi iskeä ankarasti – katso 7 vinkkiä, joilla voit pienentää maksuja

    2. 2

      Näistä merkeistä tiedät, ettet rikastu koskaan

    3. 3

      Uusi tulorekisteri otetaan käyttöön – mahdollistaa reaaliaikaisen verotuksen

    4. 4

      Lähdössä reissuun? Mieti minä päivänä tankkaat

    5. 5

      Rauman telakka sai ison tilauksen puolustusvoimilta

    6. 6

      Verohallinto: Vastikkeeton talkooruoka edelleen verotonta, makkarametreissä muistettava kohtuullisuus

    7. 7

      Sadat ovat saaneet ajokortin reilulla tonnilla – ”Tulokset näyttävät hyviltä”

    8. 8

      Nordean pääanalyytikko: ”Yksin Trump voi aiheuttaa lähinnä harmia”

    9. 9

      Etla: Tasa-arvo-ongelmat alkavat heti työurien alusta

    10. 10

      Google ja Facebook myönsivät: lankesivat massiiviseen huijaukseen

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Näistä merkeistä tiedät, ettet rikastu koskaan

    2. 2

      Stockmann päästää asiakkaat katolle – vanhasta tupakkapaikasta tehdään hulppea terassi

    3. 3

      Tällainen on Helsinki-Vantaan lentoaseman uusi ”sauna-bussi”

    4. 4

      Uusi tulorekisteri otetaan käyttöön – mahdollistaa reaaliaikaisen verotuksen

    5. 5

      Verohallinto: Vastikkeeton talkooruoka edelleen verotonta, makkarametreissä muistettava kohtuullisuus

    6. 6

      Rauman telakka sai ison tilauksen puolustusvoimilta

    7. 7

      Pörssiin pyrkivän autokauppias Kamuxin arvo selvisi

    8. 8

      Euroja on enemmän kuin ikinä – jos summa olisi Suomella, valtion rahoitus olisi turvattu vuosisadoiksi

    9. 9

      Google ja Facebook myönsivät: lankesivat massiiviseen huijaukseen

    10. 10

      Lähdössä reissuun? Mieti minä päivänä tankkaat

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Kun ero tuli, miehellä oli 10 miljoonaa ja vaimolla kymppitonni – Ero voi viedä perintömökin tai elämäntyön

    2. 2

      Näistä merkeistä tiedät, ettet rikastu koskaan

    3. 3

      Kodin viemäri tukkeutui ja vesi nousi lattialle – asiakas hämmästyi, kun vakuutus ei korvannut

    4. 4

      Tällainen on keskimääräinen asuntolaina – onko sinulla enemmän vai vähemmän?

    5. 5

      Sijoittajat tulppana asuntomarkkinoilla – ”Yksi varasi 20 asuntoa”

    6. 6

      Eurojackpot-voitolla on kolme jakajaa – Epäuskottava sopimus voisi lohkaista siitä jättiverot

    7. 7

      Uskomus kalliista bensasta elää Suomessa – näin asia oikeasti on

    8. 8

      Jopa 15 000 euron lisätulot vuodessa – näin mökillä voi tienata

    9. 9

      Maailman kallein lääke vedetään pois markkinoilta

    10. 10

      Puhelimet pois turisteilta – tässäkö Suomen uusi matkailuvaltti?

    11. Näytä lisää