Työkalutesti: Postia töistä

Viikoittainen Taloussanomien Työkalu-palsta arvioi erilaisia yrittäjille tarjottavia tuotteita tai palveluita. Tällä kerralla toimittajan arvioitavaksi päätyi sähköpostipalvelinohjelma Microsoft Exchange Server.


En tunne yhtään yritystä tai yrittäjää, joka ei käyttäisi sähköpostia.

Sen sijaan tiedän monia pieniä yrityksiä, joissa firman sisäiset sähköpostiviestit lähetetään julkisen internetin kautta.

Menetelmä toimii, mutta siihen sisältyy turhia työvaiheita ja lisäksi tietoturvaan on kiinnitettävä ylimääräistä huomiota.

Parempi vaihtoehto olisi, että firman sisäiset viestit eivät koskaan poistuisi talon ulkopuolelle. Silloin tarvitaan postipalvelin sisäpostia varten. Samalla palvelimella hoidetaan myös viestit sisään ja ulos.

Tarkoitukseen on lukuisia sopivia tuotteita, joista Exchange Server on yksi käytetyimmistä.

Exchange Server on palvelinohjelmisto, joka asennetaan palvelintietokoneeseen. Ratkaisu ei sovi kaikkein pienimmille yrityksille, koska muutaman käyttäjän tarpeita varten oman palvelimen hankkiminen ja etenkin ylläpitäminen on turhan raskasta.

Exchange Serverin käyttöönoton myötä asioita ei tarvitse enää tehdä manuaalisesti tai moneen kertaan.

Ilman palvelinta esimerkiksi yksinkertaiselta tuntuva yhteystietojen hallinta on käsipelillä tehtynä työlästä.

Kun asiakas ilmoittaa uuden osoitteensa, on se muistettava tallentaa jokaisen käyttäjän ja tietokoneen tiedostoihin. Ja silti jokin päivitys jää tekemättä ja juuri sinne, mistä kaikkein kiireisimmällä hetkellä koetetaan lähettää vaikkapa tarjousta.

Palvelimen käyttö muuttaa tämän. Tiedot tallennetaan keskitetysti vain yhden kerran, jolloin muutoksetkin voidaan tehdä nopeasti. Tuore tieto on välittömästi kaikkien käyttäjien saatavilla.

Toinen Exchange Serverin mahdollistama palvelu on pääsy toisten käyttäjien kalenterimerkintöihin. Automaattisesti työtoverin kalenteria ei pääse tutkimaan, vaan kalenterin omistajan on ensin annettava siihen lupa.

Samalla tavalla käyttäjä voi valtuuttaa toisen lukemaan ja ehkä lähettämäänkin sähköpostia puolestaan. Ominaisuus on hyödyllinen silloin, kun halutaan varmistaa yrityksen toimintakyky ihmisten poissaolotilanteissa.

Pelisäännöt on tietysti sovittava etukäteen. On hyvä aloittaa sopimalla siitä, että työposti on vain työkäyttöön.

Palvelimessa voi myös luoda yhteisiä kalentereita, vaikkapa kokoushuoneen tai firman auton varaamista varten. Samoin voi perustaa yhteisiä hakemistoja.

Microsoft on nivonut MS Outlook -ohjelman saumattomasti osaksi Exchange Serveriä. Yleensä MS Office -pakettien mukana tuleva Outlook saa joukon käyttökelpoisia lisäominaisuuksia, kun se liitetään osaksi Exchange Serveriä.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      Yrittäjäperheen Joel Harkimo rynnistää politiikkaan – ”Joskus toivon, että olisin enemmän kuin isä”

    2. 2

      Näkökulma: Tästä syystä talouskasvu on vahvistunut edes vähän

    3. 3

      Perintövero voi iskeä ankarasti – katso 7 vinkkiä, joilla voit pienentää maksuja

    4. 4

      Näistä merkeistä tiedät, ettet rikastu koskaan

    5. 5

      Uusi tulorekisteri otetaan käyttöön – mahdollistaa reaaliaikaisen verotuksen

    6. 6

      Rauman telakka sai ison tilauksen puolustusvoimilta

    7. 7

      Sijoitusneuvonnassa ihmisellä ja robotilla on samat säännöt – mutta kumpi on luotettavampi?

    8. 8

      Lähdössä reissuun? Mieti minä päivänä tankkaat

    9. 9

      Etla: Tasa-arvo-ongelmat alkavat heti työurien alusta

    10. 10

      Eduskunta hyväksyi taksiliikenteen avaamisen kilpailulle

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Perintövero voi iskeä ankarasti – katso 7 vinkkiä, joilla voit pienentää maksuja

    2. 2

      Näistä merkeistä tiedät, ettet rikastu koskaan

    3. 3

      Rauman telakka sai ison tilauksen puolustusvoimilta

    4. 4

      Uusi tulorekisteri otetaan käyttöön – mahdollistaa reaaliaikaisen verotuksen

    5. 5

      Lähdössä reissuun? Mieti minä päivänä tankkaat

    6. 6

      Sijoitusneuvonnassa ihmisellä ja robotilla on samat säännöt – mutta kumpi on luotettavampi?

    7. 7

      Verohallinto: Vastikkeeton talkooruoka edelleen verotonta, makkarametreissä muistettava kohtuullisuus

    8. 8

      Sadat ovat saaneet ajokortin reilulla tonnilla – ”Tulokset näyttävät hyviltä”

    9. 9

      Yrittäjäperheen Joel Harkimo rynnistää politiikkaan – ”Joskus toivon, että olisin enemmän kuin isä”

    10. 10

      Google ja Facebook myönsivät: lankesivat massiiviseen huijaukseen

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Näistä merkeistä tiedät, ettet rikastu koskaan

    2. 2

      Perintövero voi iskeä ankarasti – katso 7 vinkkiä, joilla voit pienentää maksuja

    3. 3

      Kodin viemäri tukkeutui ja vesi nousi lattialle – asiakas hämmästyi, kun vakuutus ei korvannut

    4. 4

      Sijoittajat tulppana asuntomarkkinoilla – ”Yksi varasi 20 asuntoa”

    5. 5

      Eurojackpot-voitolla on kolme jakajaa – Epäuskottava sopimus voisi lohkaista siitä jättiverot

    6. 6

      Uskomus kalliista bensasta elää Suomessa – näin asia oikeasti on

    7. 7

      Kun ero tuli, miehellä oli 10 miljoonaa ja vaimolla kymppitonni – Ero voi viedä perintömökin tai elämäntyön

    8. 8

      Jopa 15 000 euron lisätulot vuodessa – näin mökillä voi tienata

    9. 9

      Maailman kallein lääke vedetään pois markkinoilta

    10. 10

      277 miljoonan euron kohtalo ratkeaa Helsingissä torstaina klo 14 – ”vastuu myös Suomen valtiolla”

    11. Näytä lisää