Työkalutesti: Postia töistä

Julkaistu: , Päivitetty:

Viikoittainen Taloussanomien Työkalu-palsta arvioi erilaisia yrittäjille tarjottavia tuotteita tai palveluita. Tällä kerralla toimittajan arvioitavaksi päätyi sähköpostipalvelinohjelma Microsoft Exchange Server.


En tunne yhtään yritystä tai yrittäjää, joka ei käyttäisi sähköpostia.

Sen sijaan tiedän monia pieniä yrityksiä, joissa firman sisäiset sähköpostiviestit lähetetään julkisen internetin kautta.

Menetelmä toimii, mutta siihen sisältyy turhia työvaiheita ja lisäksi tietoturvaan on kiinnitettävä ylimääräistä huomiota.

Parempi vaihtoehto olisi, että firman sisäiset viestit eivät koskaan poistuisi talon ulkopuolelle. Silloin tarvitaan postipalvelin sisäpostia varten. Samalla palvelimella hoidetaan myös viestit sisään ja ulos.
MAINOS (TEKSTI JATKUU ALLA)
MAINOS PÄÄTTYY

Tarkoitukseen on lukuisia sopivia tuotteita, joista Exchange Server on yksi käytetyimmistä.

Exchange Server on palvelinohjelmisto, joka asennetaan palvelintietokoneeseen. Ratkaisu ei sovi kaikkein pienimmille yrityksille, koska muutaman käyttäjän tarpeita varten oman palvelimen hankkiminen ja etenkin ylläpitäminen on turhan raskasta.

Exchange Serverin käyttöönoton myötä asioita ei tarvitse enää tehdä manuaalisesti tai moneen kertaan.

Ilman palvelinta esimerkiksi yksinkertaiselta tuntuva yhteystietojen hallinta on käsipelillä tehtynä työlästä.

Kun asiakas ilmoittaa uuden osoitteensa, on se muistettava tallentaa jokaisen käyttäjän ja tietokoneen tiedostoihin. Ja silti jokin päivitys jää tekemättä ja juuri sinne, mistä kaikkein kiireisimmällä hetkellä koetetaan lähettää vaikkapa tarjousta.

Palvelimen käyttö muuttaa tämän. Tiedot tallennetaan keskitetysti vain yhden kerran, jolloin muutoksetkin voidaan tehdä nopeasti. Tuore tieto on välittömästi kaikkien käyttäjien saatavilla.

Toinen Exchange Serverin mahdollistama palvelu on pääsy toisten käyttäjien kalenterimerkintöihin. Automaattisesti työtoverin kalenteria ei pääse tutkimaan, vaan kalenterin omistajan on ensin annettava siihen lupa.

Samalla tavalla käyttäjä voi valtuuttaa toisen lukemaan ja ehkä lähettämäänkin sähköpostia puolestaan. Ominaisuus on hyödyllinen silloin, kun halutaan varmistaa yrityksen toimintakyky ihmisten poissaolotilanteissa.

Pelisäännöt on tietysti sovittava etukäteen. On hyvä aloittaa sopimalla siitä, että työposti on vain työkäyttöön.

Palvelimessa voi myös luoda yhteisiä kalentereita, vaikkapa kokoushuoneen tai firman auton varaamista varten. Samoin voi perustaa yhteisiä hakemistoja.

Microsoft on nivonut MS Outlook -ohjelman saumattomasti osaksi Exchange Serveriä. Yleensä MS Office -pakettien mukana tuleva Outlook saa joukon käyttökelpoisia lisäominaisuuksia, kun se liitetään osaksi Exchange Serveriä.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      Opettaja menetti yllättäen 2000 euron tuet – työttömille kaikessa hiljaisuudessa luotu uusi nettivelvoite raivostuttaa

    2. 2

      Kaupankäynti Fortumin osakkeella keskeytetty – Bloomberg: aikoo tehdä tarjouksen energiayhtiö Uniperista

    3. 3

      Uuden ammattibarometrin Top 15 -listat: Näillä aloilla työntekijöistä on pulaa – eniten tarjokkaita sihteereiksi

    4. 4

      Kun riita yksityistiestä kestää sukupolvien ajan: mökkiläinen kiusaa perhettä Savossa – ”Pahinta on arvaamattomuus”

    5. 5

      Suomalaisyritys sai miljoonadiilin ”Kremlin klinikalle” – ”olemme uineet vastavirtaan”

    6. 6

      Jan Hurrin näkökulma: Saksa ja Ranska haluavat erilaisen EU:n kuin Suomi

    7. 7

      Päiväkodeissa tehdään töitä pienellä palkalla – lastenhoitaja HS:lle: ”Jotkut joutuvat tekemään keikkatöitä”

    8. 8

      10 yleisintä syytä: näiden vuoksi työtön menettää tuet

    9. 9

      VM: Hallituksen budjetti leikkaa pienituloisilta 37 euroa ja antaa hyvätuloisille 400 lisää – näin se tapahtuu

    10. 10

      Kova ennuste Suomen talouskasvusta: tänä vuonna jo 3,6 prosenttia

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Kun riita yksityistiestä kestää sukupolvien ajan: mökkiläinen kiusaa perhettä Savossa – ”Pahinta on arvaamattomuus”

    2. 2

      Uuden ammattibarometrin Top 15 -listat: Näillä aloilla työntekijöistä on pulaa – eniten tarjokkaita sihteereiksi

    3. 3

      VM: Hallituksen budjetti leikkaa pienituloisilta 37 euroa ja antaa hyvätuloisille 400 lisää – näin se tapahtuu

    4. 4

      Opettaja menetti yllättäen 2000 euron tuet – työttömille kaikessa hiljaisuudessa luotu uusi nettivelvoite raivostuttaa

    5. 5

      Kaupankäynti Fortumin osakkeella keskeytetty – Bloomberg: aikoo tehdä tarjouksen energiayhtiö Uniperista

    6. 6

      Päiväkodeissa tehdään töitä pienellä palkalla – lastenhoitaja HS:lle: ”Jotkut joutuvat tekemään keikkatöitä”

    7. 7

      Jan Hurrin näkökulma: Saksa ja Ranska haluavat erilaisen EU:n kuin Suomi

    8. 8

      Synkkä tutkimus suomalaisesta työelämästä: Jo 25 000 nuorta eläkkeellä

    9. 9

      Seppälän konkurssimyynti alkoi aamulla – ”Jotenkin arvasi, että näin tässä lopulta käy”

    10. 10

      Liikemiehen villi visio: Joulupukille oma valtio Rovaniemen viereen

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Lähihoitaja nipistää palkastaan 1 000 €/kk lapsille ja säästöön – näin se käy

    2. 2

      5000 €/kk tienaava Tiina otti eron, osti huonekaluja ja auttoi työtöntä tytärtään – sitten alkoi synkkä kurimus

    3. 3

      5 erilaista säästäjää kertoo: Näin sijoittaisin 100 €/kk ja 500 € kerralla

    4. 4

      Synkkä tutkimus suomalaisesta työelämästä: Jo 25 000 nuorta eläkkeellä

    5. 5

      84-vuotias savolaissijoittaja lahjoitti koko 4,3 miljoonan euron salkkunsa norppien suojeluun – luksuselämä ei kiehtonut

    6. 6

      Nordea tiedusteli erikoisella kirjeellä poliittista vaikutusvaltaa – epäilevä Tuomo, 75, ei aio vastata

    7. 7

      Seppälän konkurssimyynti alkoi aamulla – ”Jotenkin arvasi, että näin tässä lopulta käy”

    8. 8

      Töitä tarjolla, peruspalkka 1 700 €/kk – ja hakemuksia tulvii

    9. 9

      Kun riita yksityistiestä kestää sukupolvien ajan: mökkiläinen kiusaa perhettä Savossa – ”Pahinta on arvaamattomuus”

    10. 10

      Uuden ammattibarometrin Top 15 -listat: Näillä aloilla työntekijöistä on pulaa – eniten tarjokkaita sihteereiksi

    11. Näytä lisää