Organisaation muisti

Julkaistu:

Knowledge management eli tiedon hallitseminen ja johtaminen ovat uusia tietoyhteiskunnan lanseeraamia ja kehittämiä tämän vuosisadan muoti- ja avainsanoja.

Tietojohtamisen avainkysymyksiä ovat, miten tietoa pitäisi jalostaa, kehittää, jakaa ja käyttää, hallita sekä johtaa ja miten vanha tieto, muistissa oleva organisatorinen tieto voidaan hyödyntää, levittää, ylläpitää sekä yhdistää ”uuteen” tietoon.

Monet yritykset ovat palkanneet henkilön tai henkilöitä vastaamaan tiedon arkistoinnista, levityksestä ja ylläpidosta. Knowledge manager kehittää tiedon – vanhan ja uuden tiedon – jakelukanavia, toimintatapoja ja rutiineja eli miettii muun muassa sitä, miten tietoa voidaan jakaa tehokkaasti ja tehdä helposti käytettäväksi, näkyväksi ja saataville kaikille organisaation toimijoille.

Knowledge managerin haaste on niin ikään selvittää, miten erityyppinen tieto voidaan saattaa osaksi organisaation muistia eli kaikkien käytettäväksi, haettavaksi ja hyödynnettäväksi. Hyvin usein isoissa yrityksissä toistetaan menneisyydessä tehtyjä virheitä, koska organisaation muisti on ”hukassa” ja tarvittavaa tietoa ei löydy.

Haaste on myös erottaa ja tunnistaa informaation ja tiedon välinen ero. Tieto on enemmän kuin pelkkä informaatio. Liikkeenjohdollinen tieto esimerkiksi käsittää paitsi varaston, myynnin, asiakkaiden, tuotteiden, pääoman, henkilöstön ja logistiikan asiantuntemusta, myös perinteitä, kulttuuria, toimintatapoja, historiaa, arvoja ja normeja. Käytännössä rajanveto informaation ja tiedon välillä on kuitenkin useimmiten häilyvä. Uuden tiedon tuottamisen ja käytön välinen raja on niin ikään useasti vaikea hahmottaa. Uuden luominen, käyttö ja hallinta eivät ole toisiaan poissulkevia vaan kulkevat pikemminkin käsi kädessä.

Organisaatio edellyttää jäsenten välistä työnjakoa, yhteyksiä ja tiedon vaihtamista. Muisti on kyky säilyttää ja palauttaa mieleen menneisyyden asioita ja ominaisuuksia. Muisti ja muistaminen yleensä liitetään yksilöihin. Organisatorinen muisti liitetään oleellisesti myös asiakirjoihin, rutiineihin, toimintatapoihin, informaatioteknologiaan ja niihin tallennettuun organisaation toimintojen dokumentaatioon.

J.P. Walsh ja G.R. Ungson tarkastelevat artikkelissaan Organizational Memory (January, 1991, Academic of Management Review, 16, 1, 57–91) organisaation muistia organisaation näkökulmasta. He määrittelevät organisaation muistille rakenteen, jonka mukaan muistin tallennuspaikkoja ovat yksilöt, kulttuuri, muuntumisprosessit, rakenteet ja ulkoisena tallennuspaikkana arkistot. He määrittelevätkin organisaation muistin hyvin laajaksi. Walsh ja Ungson eivät rajoita käsitettä pelkästään fyysisiin muistin ilmentymiin (dokumentit, asiakirjat), vaan laajentavat käsitettä koskemaan myös yksilöiden käyttäytymistä, fyysisiä ympäristöjä, tuote- ja asianhallintaprosesseja (muuntumisprosessit) ja organisatorista kulttuuria.

Organisatorinen muisti on yrityksen sisäinen säiliö. Organisaation muisti -käsitettä voi ulottaa yksilöiden käyttäytymismalleihin asti, eli ajatukseen, että yksilön käyttäytymistä ohjaavat roolit, jotka ovat osa sosiaalista muistia. Odotammehan lääkäreiden, professoreiden ja juristien käyttäytyvän tietyllä tavalla samoin kuin itsekin käyttäydymme eri tavoin tilanteesta ja roolistamme riippuen sekä omaa sosiaalista muistia hyödyntäen.

Tärkein organisaation muistin tallennuspaikka ovat työntekijät, eli yksittäiset yksilöt. Yksilöiden tallentama eksplisiittinen ja implisiittinen tieto ovat organisaatiossa elintärkeitä, kun ratkotaan ongelmia ja luodaan tietoa. Yksilön muisti on kuitenkin katoavainen.

Yleensä organisaatioissa arvostetaan sitä tietoa, joka yksilöllä jo on valmiina, eikä hänen kykyään ja valmiuksiaan opetella uutta. Tällöin yksilön oppiminen jää sivuun eikä siihen kiinnitetä riittävästi huomiota.

Kun henkilö lähtee organisaatiosta, hänen mukanaan organisaatiosta poistuu huomattava määrä tietoa. Yksilön tieto pitää siis hyödyntää jatkuvissa organisatorisissa oppimisprosesseissa ja tallentaa muistiin (toimintatapoihin, rutiineihin), ennen kuin on liian myöhäistä.

Kirjoittaja on KTM ja jatko-opiskelija Åbo Akademissa.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      H&M joutuu laskemaan hintoja – vaatevarastot paisuivat yllättäen 27 %

    2. 2

      Harvinaista alkuainetta löytyi Savosta kymmenien miljardien arvosta – tutkijat ratkovat käyttöönottoa

    3. 3

      Ero liki 1 000 euroa kuussa – näin eritasoinen korkeakoulutus näkyy palkassa

    4. 4

      Suomalaisyritykset laiminlyövät työntekijöidensä turvallisuutta – lasku on iso

    5. 5

      Vanha nainen heitti kolikoita lentokoneen moottoriin – toivoi turvallista lentoa

    6. 6

      Työeläkeyhtiöt Ilmarinen ja Etera yhdistyvät – karsii päällekkäisiä toimintoja

    7. 7

      Kuva paljastaa hurjan eron: ”Helsingin hinnat karkaavat”

    8. 8

      Näin ex-microsoftlaiset loivat itselleen uuden työpaikan – ”Kehuimme maasta taivaaseen”

    9. 9

      Asiantuntija: Kyberiskun lunnasvaade on hämäystä – yritys peittää valtion osallisuus

    10. 10

      TrumpFinland.com – miksi Trump varasi Suomi-osoitteen jo 2008?

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Harvinaista alkuainetta löytyi Savosta kymmenien miljardien arvosta – tutkijat ratkovat käyttöönottoa

    2. 2

      Vanha nainen heitti kolikoita lentokoneen moottoriin – toivoi turvallista lentoa

    3. 3

      Kuva paljastaa hurjan eron: ”Helsingin hinnat karkaavat”

    4. 4

      Tekaistuja alennusprosentteja ja vertailuhintoja – urheiluketjut saivat 100 000 euron uhkasakot

    5. 5

      Terrori kiristää turvatoimia – suomalaisfirma keksi markkinaraon

    6. 6

      Posti perustelee jakelumuutosta – ”Suo siellä, vetelä täällä”

    7. 7

      Henkilö- ja pakettiautojen katsastusvälit harvenevat – ei koske yli 10-vuotiaita autoja

    8. 8

      Asiantuntija: Kyberiskun lunnasvaade on hämäystä – yritys peittää valtion osallisuus

    9. 9

      TrumpFinland.com – miksi Trump varasi Suomi-osoitteen jo 2008?

    10. 10

      Työeläkeyhtiöt Ilmarinen ja Etera yhdistyvät – karsii päällekkäisiä toimintoja

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Testaa, osaatko raha-asiat – 11 kysymystä kertoo, oletko parempi kuin muut suomalaiset

    2. 2

      Posti perustelee jakelumuutosta – ”Suo siellä, vetelä täällä”

    3. 3

      Kommentti: Suomalaisten kukkaroissa kytee ikävä yllätys – miksi poliitikot vaikenevat?

    4. 4

      Nuoren palkka 2000 e/kk, kokeneen jopa 5000 e/kk – onko tässä järkeä?

    5. 5

      Lähes sadalle potkut Terveystalosta ja Diacorista – osa lomalla, eikä vielä tiedä irtisanomisesta

    6. 6

      Jättilainoja on yhä useammalla – ylitätkö tämän rajan?

    7. 7

      Katso, nouseeko oma Yle-verosi – 400 000 vapautuu maksusta kokonaan

    8. 8

      Kuva paljastaa hurjan eron: ”Helsingin hinnat karkaavat”

    9. 9

      Suomalaisen kaivosyhtiön osuma yllätti geologinkin – ”Tulokset ovat erittäin hyviä”

    10. 10

      Harvinaista alkuainetta löytyi Savosta kymmenien miljardien arvosta – tutkijat ratkovat käyttöönottoa

    11. Näytä lisää