Organisaatiomuutos nostaa viestinnän yrityksen ytimeen

Julkaistu:

Kun Nokia myllersi rakenteensa uusiksi, viestintäpäällikkö Leena Liellä oli kaksi vuorokautta aikaa valmistella julkistusurakka
Kun maailman suurin matkapuhelinyhtiö Nokia myllää rakenteensa uusiksi, koville joutuu myös viestintäosasto. Uusi organisaatio pitää viestiä omalle väelle niin, ettei epävarmuus pääse vallalle. Tilannetta ei helpota se, että aikaa operaation valmisteluun on vähän.

– Tuntui todella siltä, että viestintä on ihan liiketoiminnan ytimessä, sanoo Nokian sisäisessä viestinnässä työskentelevä viestintäpäällikkö Leena Lie.

Lie sai tiedon yhdestä Nokian historian suurimmasta organisaatiomuutoksesta syyskuussa tasan 48 tuntia ennen sen julkistamista. Kahdessa vuorokaudessa hänen johtamansa kuusihenkisen ryhmän piti valmistaa kaikki tarvittava materiaali sekä sisäiseen että ulkoiseen viestintään.

– Pörssisääntöjen takia tieto organisaatiouudistuksesta oli lähes loppuun asti vain ylimmän johdon tiedossa. Sisäisen viestinnän johtaja Surinder Hundal liittyi valmisteluryhmään viikkoa ennen julkistusta.

Kahdessa vuorokaudessa Lie kollegoineen ehti paljon. Lehdistötiedote lähti maailmalle H-hetkellä tasan kahdeksalta, ja samaan aikaan nokialaiset saivat nähtäväkseen sisäisen tiedotteen. Tiedotteet olivat kuitenkin vain pieni osa urakkaa.

Pääjohtaja Jorma Ollilan viesti videoitiin ja kaikki 50 000 nokialaista saivat Ollilalta kirjeen. Se alkoi näin: ”Hyvä kollega, minulla on sinulle tärkeitä uutisia”. Videossa ja kirjeessä Ollila korosti, miten ratkaisevaa jokaisen osallistuminen on.

Yhteensä 6 000 esimiestä eri puolilta maailmaa sai sähköpostitse tukimateriaalia, jotta he pystyivät kertomaan alaisilleen, mistä uudistuksessa on kysymys.

Viestintä avasi muutokseen liittyvän intranet-sivuston, johon kuului myös sähköpostipalvelu. Sinne nokialaiset saivat lähettää muutosta koskevia kysymyksiä.

– Kysymyksiä tuli satoja. Pyrimme vastaamaan kaikkiin 48 tunnin sisällä ja yleisimmät kysymykset vastauksineen laitoimme myös verkkoon, Lie kertoo.

– Avainviestijöitä ovat esimiehet. Olemme kiinnittäneet paljon huomiota heidän viestintätaitoihinsa, mutta haluaisimme olla siinä vielä aktiivisempia. Esimiesten rooli on tärkeä siksikin, että he voivat kertoa alaisten ajatuksia omille johtajilleen.

Eniten oveluutta vaati kolmen suoran verkkolähetyksen järjestäminen. Se oli kallis hanke ja iso logistinen järjestely: yleisönä oli 1 200 johtajaa kolmelta mantereelta, joiden tavoittaminen vaati aikaerojen takia kolme eri lähetystä. Verkkolähetyksessä puhui Jorma Ollila.

– Tavallisesti aloitamme webcastien valmistelut noin kuukautta ennen lähetystä. Nyt käytimme erilaisia tekosyitä, että saimme tilat tyhjennettyä alkuperäisistä varauksista.

Ensimmäisenä päivänä Nokia viesti organisaatiomuutoksesta pääosin englanniksi. Myös viesti oli yksinkertainen. Nokia julkisti vain organisaatiomuutoksen ylärakenteen: johtoryhmän uudet vastuut, organisaation perusrakenteen ja uudistuksen voimaantulopäivän. Lopullista organisaatiorakennetta ja toimintamalleja alkoi valmistella 22 muutosryhmää, joista keskeisissä oli mukana viestinnän edustaja.

– Loppuvuosi oli meille aika rankka. Teimme muutosviestintää samaan aikaan kun jatkoimme vanhan organisaation mukaista toimintaa, valmistelimme esimerkiksi loka–joulukuun tulostiedottamista, Lie sanoo.

– Muutosryhmien ristiriitatilanteissa viestinnästä oli paljon apua. Moni asia selvisi, kun se kirjoitettiin auki.

Joulukuun puolivälissä viestintäihmiset halusivat summata, mitä syksyn aikana oli tapahtunut. Välineeksi valittiin video, jolla Surinder Hundal haastattelee konsernin ylintä johtoa.

– Pyrimme käyttämään paljon videoita, tuomaan päätöksentekijät esiin. Suomessa ihmiset näkevät ylintä johtoa useammin, mutta ulkomailla videot kiinnostavat erityisen paljon. Kasvokkain viestintä on tärkeintä, mutta aina siihen ei ole mahdollisuutta, Lie sanoo.

Intranetissä näkyvä video kiinnosti nokialaisia. Se keräsi yli 10 000 kävijää, mikä tarkoittaa, että suunnilleen joka viides nokialainen kävi ainakin vilkaisemassa esitystä. Esimiehiä kannustettiin näyttämään video ja keskustelemaan muutoksesta tiimipalavereissa.

Vuodenvaihteessa organisaatiorakenne oli valmis. Ihmiset eivät välttämättä olleet: moni siirtyi uusiin tehtäviin, eivätkä kaikki aina tienneet pomonsa nimeä.

– Tiettyjä tavanomaisia käynnistymisvaikeuksia on ollut. Jos maassa esimerkiksi on vain matkapuhelinten myyntiorganisaatio, ennen kaikki kuuluivat Nokia Mobile Phones -ryhmään, mutta nyt he saattavat kuulua neljään eri ryhmään. Silti kaikkien pitäisi pystyä toimimaan yhtenä tiiminä, Lie kuvaa.

– Näitä on jumpattu aika paljon. Kestää aikansa, ennen kuin koneisto lähtee rullaamaan.

Nokian sisäisessä viestinnässä tämä vuosi on ollut viestintäprosessien käynnistämistä. Muutokseen liittyvä viestintä on vain osa joka yksikölle tehtävää sisäisen viestinnän suunnitelmaa.

Hankkeen onnistumista mittasi Nokian henkilöstöhallinto neljän pulssitutkimuksen avulla. Tulokset eivät ole julkisia.

Artikkeli perustuu Leena Lien koulutusyhtiö Inforin järjestämässä seminaarissa pitämään esitelmään.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      Katso, oletko rikas vai köyhä – tämän verran keskimääräinen suomalainen omistaa

    2. 2

      Katso, kuinka arvokas kesämökkisi voi olla – kuntalista kertoo hinnat eri puolilla Suomea

    3. 3

      Tiedätkö, mitä oikeasti omistat? Syöpäsairaalla vaimolla oli käyttöoikeus muistisairaan miehensä tilille – maistraatti iski väliin

    4. 4

      Ryanair uhkaa perua lentonsa Britannian ja EU:n välillä, ellei brexitistä synny sopua

    5. 5

      Näiden kesämökkien hinnat ovat usein pielessä

    6. 6

      Näin paljon rahaa suomalaisella on keskimäärin tilillä – löytyykö sinulta tämä summa?

    7. 7

      Stockmann lähti Venäjältä, mutta nimi säilyy: tavaratalot vain lisääntyvät

    8. 8

      Pankilta ikävä yllätys espoolaismiehelle: kortti vanhenee yllättäen – ja todella huonoon aikaan

    9. 9

      Sulatejuustokiista! Ratsastaako Lidl tunnetun tuotemerkin maineella?

    10. 10

      Eläkkeelle ”armahdettu” Helena, 61, pettyi ostaessaan matkalippua: ”Olen täysin toisarvoisessa asemassa”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Katso, oletko rikas vai köyhä – tämän verran keskimääräinen suomalainen omistaa

    2. 2

      Näin paljon rahaa suomalaisella on keskimäärin tilillä – löytyykö sinulta tämä summa?

    3. 3

      Katso, kuinka arvokas kesämökkisi voi olla – kuntalista kertoo hinnat eri puolilla Suomea

    4. 4

      Piensijoittaja, varo kuplapuheita – ”Käy helposti niin, että myy liian aikaisin”

    5. 5

      Tiedätkö, mitä oikeasti omistat? Syöpäsairaalla vaimolla oli käyttöoikeus muistisairaan miehensä tilille – maistraatti iski väliin

    6. 6

      Kommentti: Suomalaisten kukkaroissa kytee ikävä yllätys – miksi poliitikot vaikenevat?

    7. 7

      Tiedätkö, mitä omaisuudellesi tapahtuu? 10 tärkeää neuvoa, joilla turvaat oman ja läheistesi talouden

    8. 8

      Stockmann lähti Venäjältä, mutta nimi säilyy: tavaratalot vain lisääntyvät

    9. 9

      Sulatejuustokiista! Ratsastaako Lidl tunnetun tuotemerkin maineella?

    10. 10

      Ryanair uhkaa perua lentonsa Britannian ja EU:n välillä, ellei brexitistä synny sopua

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Tiedätkö, mitä oikeasti omistat? Syöpäsairaalla vaimolla oli käyttöoikeus muistisairaan miehensä tilille – maistraatti iski väliin

    2. 2

      S-ryhmän 60 prosentin ”happy hour” leviää koko maahan

    3. 3

      Katso, oletko rikas vai köyhä – tämän verran keskimääräinen suomalainen omistaa

    4. 4

      Katso, kuinka arvokas kesämökkisi voi olla – kuntalista kertoo hinnat eri puolilla Suomea

    5. 5

      Eläkkeelle ”armahdettu” Helena, 61, pettyi ostaessaan matkalippua: ”Olen täysin toisarvoisessa asemassa”

    6. 6

      Sulatejuustokiista! Ratsastaako Lidl tunnetun tuotemerkin maineella?

    7. 7

      1 200 euroa käteen ilman velvoitteita – huippuvirkamies lyttää perustulon: ”Nuorille karhunpalvelus”

    8. 8

      Tiedätkö, mitä omaisuudellesi tapahtuu? 10 tärkeää neuvoa, joilla turvaat oman ja läheistesi talouden

    9. 9

      Tässä ovat maailman suurimmat yritykset, joista et ole kuullutkaan – tiesitkö Lidlin takaa löytyvästä monimiljardööristä?

    10. 10

      Pankilta ikävä yllätys espoolaismiehelle: kortti vanhenee yllättäen – ja todella huonoon aikaan

    11. Näytä lisää