Matkaan omalta päätteeltä

Yritykset siirtyvät vauhdilla matkojen itsevarausjärjestelmiin, mutta säästöjä syntyyainoastaan tarkastiyrityksen tarpeisiin tehdyillä järjestelmillä

Ennen liikematkalle lähtijän piti soittaa matkatoimistoon varatakseen lennot, hotellin tai auton. Nyt yhä useammat varaukset hoituvat työntekijän omalta tietokoneelta.

Niin sanottujen itse- ja suoravarausjärjestelmien suosio kasvaa nopeasti yrityksissä, sillä tarjolla on entistä helppokäyttöisimpiä ja nopeampia selainpohjaisia ohjelmistoja.

Suurin kannustin ovat kuitenkin merkittävät kustannussäästöt erityisesti paljon matkustavissa suuryhtiöissä.

– Suoravarausjärjestelmän ansiosta lentolippujen hinnoista on saatu puristettua pois keskimäärin 10–15 prosenttia, arvioi Kone-konsernin corporate travel manager Arja Niilekselä-Tiainen.

Niilekselä-Tiaisen mukaan säästöjä tulee ennen muuta matkapalvelujen ostojen keskittämisestä. Suoravarausjärjestelmä ohjaa varaajan käyttämään niitä lentoyhtiöitä, hotelleja ja autonvuokraamoita, joiden kanssa yhtiöllä on edullisimmat sopimushinnat.

– Keskittäminen tuo voimaa sopimusneuvotteluihin, Niilekselä-Tiainen huomauttaa.

Edullisimman lennon lisäksi Koneen varausjärjestelmä listaa ruudulle yleensä myös kalliimpia vaihtoehtoja. Niilekselä-Tiaisen mukaan kynnys kalliimman hinnan valintaan on kuitenkin noussut suoravarausjärjestelmän ansiosta.

– Varaaja ei voi enää vedota siihen, että joku muu on tehnyt valinnan. Hän näkee itse hintahaitarin ruudulta, ja on itse vastuussa valinnasta painaessaan enter-nappia.

Yritysten tavoin myös valtionhallinto selvittää parhaillaan matkojen itsevarausjärjestelmien käyttöönottoa. Aikataulu ja muoto ovat kuitenkin vielä avoinna.

Valtion yhteishankinnoista ja kilpailuttamisesta vastaavan Hanselin travel manager Susanna Närvänen uskoo, että ministeriöt ja virastot siirtyvät matkojen suoravaraamiseen jo pelkästään kustannussyistä. Valtion virkamiesten matkakulut ilman päivärahoja ja kilometrikorvauksia ovat vuosittain noin 150 miljoonaa euroa.

– Valtionhallinnossa on opittu näkemään, että prosessikustannusten osuus ovat aika merkittävä osa kokonaismatkustuskustannuksista, Närvänen perustelee.

Säästöt matkustuskuluissa edellyttävät kuitenkin, että itsevarausjärjestelmä on räätälöity yrityksen tarpeiden ja matkustussääntöjen mukaisesti. UPM:n corporate travel manager Antero Santala kehottaa, että yrityksen kannattaa aluksi selvittää tarkaan, kuinka paljon ja millaisia työmatkoja henkilöstö oikein tekee.

– Suoravarausjärjestelmä ei ole mikään itsetarkoitus. Taloudellista hyötyä saadaan vasta silloin, kun yrityksessä tehdään paljon niin sanottuja bulkkimatkoja eli kahden kaupungin välisiä lentoja. Yhdistelmä- ja muut monimutkaisemmat lentovaraukset kannattaa edelleen jättää matkatoimiston hoidettaviksi, Santala arvioi.

UPM:n itsevarausjärjestelmät alkoivat autonvuokrauksista vuonna 2002. Seuraavaksi intranetiin tuli mahdollisuus varata kotimaan hotellimajoituksia ja kotimaan sarjalentolippuja, ja viime vuonna järjestelmä laajeni muihinkin lentovarauksiin.

Santalan mukaan Suomessa räätälöity järjestelmä levitetään myös UPM:n muissa maissa toimiviin yksiköihin. Järjestelmän käyttöympäristönä on internet, joten sitä voi tarvittaessa käyttää myös maailmalla matkaavat yhtiön työntekijät 24 tuntia vuorokaudessa.

UPM:n suoravarausjärjestelmän pohjana on Amadeuksen toimittama Aergo. Santala korostaa kuitenkin, että toimiva kokonaisuus edellyttää yritykseltä keskeistä roolia järjestelmän luomisessa.

– Standardiratkaisuja ei ole, vaan järjestelmä pitää tehdä yrityksen näköiseksi, Santala painottaa.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      Näistä merkeistä tiedät, ettet rikastu koskaan

    2. 2

      Uusi tulorekisteri otetaan käyttöön – mahdollistaa reaaliaikaisen verotuksen

    3. 3

      Rauman telakka sai ison tilauksen puolustusvoimilta

    4. 4

      Verohallinto: Vastikkeeton talkooruoka edelleen verotonta, makkarametreissä muistettava kohtuullisuus

    5. 5

      Lähdössä reissuun? Mieti minä päivänä tankkaat

    6. 6

      Stockmann päästää asiakkaat katolle – vanhasta tupakkapaikasta tehdään hulppea terassi

    7. 7

      Google ja Facebook myönsivät: lankesivat massiiviseen huijaukseen

    8. 8

      Nordean pääanalyytikko: ”Yksin Trump voi aiheuttaa lähinnä harmia”

    9. 9

      Poimi parhaat vinkit rikastumiseen – näin ammattilaiset sijoittavat omat rahansa

    10. 10

      Sadat ovat saaneet ajokortin reilulla tonnilla – ”Tulokset näyttävät hyviltä”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Näistä merkeistä tiedät, ettet rikastu koskaan

    2. 2

      Stockmann päästää asiakkaat katolle – vanhasta tupakkapaikasta tehdään hulppea terassi

    3. 3

      Tällainen on Helsinki-Vantaan lentoaseman uusi ”sauna-bussi”

    4. 4

      Verohallinto: Vastikkeeton talkooruoka edelleen verotonta, makkarametreissä muistettava kohtuullisuus

    5. 5

      Uusi tulorekisteri otetaan käyttöön – mahdollistaa reaaliaikaisen verotuksen

    6. 6

      Nordean muutto näyttää todennäköiseltä – Wahlroos vihjaili uudesta sijainnista

    7. 7

      Rauman telakka sai ison tilauksen puolustusvoimilta

    8. 8

      Pörssiin pyrkivän autokauppias Kamuxin arvo selvisi

    9. 9

      Euroja on enemmän kuin ikinä – jos summa olisi Suomella, valtion rahoitus olisi turvattu vuosisadoiksi

    10. 10

      Google ja Facebook myönsivät: lankesivat massiiviseen huijaukseen

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Kun ero tuli, miehellä oli 10 miljoonaa ja vaimolla kymppitonni – Ero voi viedä perintömökin tai elämäntyön

    2. 2

      ”Vaahto valui alas mäkeä aamulla” – näin vuokramökeillä rellestetään

    3. 3

      Näistä merkeistä tiedät, ettet rikastu koskaan

    4. 4

      Kodin viemäri tukkeutui ja vesi nousi lattialle – asiakas hämmästyi, kun vakuutus ei korvannut

    5. 5

      Tällainen on keskimääräinen asuntolaina – onko sinulla enemmän vai vähemmän?

    6. 6

      Sijoittajat tulppana asuntomarkkinoilla – ”Yksi varasi 20 asuntoa”

    7. 7

      Eurojackpot-voitolla on kolme jakajaa – Epäuskottava sopimus voisi lohkaista siitä jättiverot

    8. 8

      Uskomus kalliista bensasta elää Suomessa – näin asia oikeasti on

    9. 9

      Jopa 15 000 euron lisätulot vuodessa – näin mökillä voi tienata

    10. 10

      Maailman kallein lääke vedetään pois markkinoilta

    11. Näytä lisää