Tehokas ostaja valmistaaedullisemmin

Yksiköiden välisellä hankintayhteistyöllä voi säästää paljon sekä työtä että rahaa.

Monella yrityksellä on mahdollisuus leikata merkittävä siivu kustannuksista hankintatoimintaa tehostamalla. Tähän tosiasiaan havahtui myös Patria pari vuotta sitten.

– Emme käyttäneet konsernin mahdollistamia mittakaavaetuja, joita hankinnoissa olisi ollut saatavilla. Eri yksiköt tekivät päällekkäistä työtä ja saatoimme käydä monet eri neuvottelut saman tavarantoimittajan kanssa, kuvailee tuolloista tilannetta Patria Aviationin talousjohtaja Jouni Majuri.

Jos suuren konsernin yksiköt hoitavat täysin itse hankintansa, voi syntyä monenlaisia tehottomuuskustannuksia. Yksiköiden pienet hankintaerät tulevat kalliimmiksi kuin keskitetysti hoidetut. Keskimääräinen laskun koko pienenee ja laskujen lukumäärä kasvaa, mikä lisää kustannuksia. Päällekkäistä työtä syntyy monessa kohdassa ja hankinnan strategiseen suunnitteluun jää vähemmän aikaa.

Hankintatoiminnan kehittäminen jää usein vähemmälle huomiolle yrityksissä, kun johdon aika menee myyntiponnisteluihin ja tuotannon organisoimiseen. Suomalaisyrityksissä tehty selvitys osoittaa, että puolet yrityksistä ei pidä hankintaa strategisesti merkittävänä asiana eikä johto useinkaan edes seuraa hankintaan liittyviä mittareita.

– Kuitenkin hankinnat edustavat monessa yrityksessä noin puolta liikevaihdosta. Jos siitä saa prosentin säästettyä, on saatu paljon aikaan, sanoo hankintaa koskevan selvityksen tehneen konsulttiyhtiö LaatusuhdeSuomi Oy:n toimitusjohtaja Riku Venhola.

Patrialle hankintatoiminnan kehittämisprojekti on tuottanut jo tässä vaiheessa miljoonaluokan vuosittaiset hyödyt, vaikka kehittämisprojekti on vielä kesken.

Ensimmäiseksi yritykseen rakennettiin hankintatiimi, johon tuli edustajia konsernin kaikista liiketoimintaryhmistä. Tiimin tehtävänä on koordinoida ja kehittää konsernin hankintatoimintaa. Hankintatiimin tavoitteena on muun muassa helpottaa yhteistyötä liiketoimintojen välillä ja monistaa hyviä toimintatapoja liiketoiminnasta toiseen.

– Osa yksiköistä oli pidemmällä hankinta-ajattelussaan, kun taas toisilla oli enemmän kehittämistarvetta. Hankintatiimin avulla parhaita toimintatapoja voitiin siirtää yksiköistä toisiin, sanoo Majuri.

Kehittämisprojektin alkuvaiheessa Patria teki konsulttien avustuksella kattavan selvityksen hankintojen nykytilasta. Selvitystä varten haastateltiin asiakkaita ja tavarantoimittajia sekä kerättiin monenlaista dataa. Selvitys osoitti muun muassa, että tavarantoimittajilla ei ollut selkää käsitystä Patrian rakenteesta ja toimintatavoista.

– He eivät kokeneet Patriaa yhtenä kokonaisuutena. Joidenkin kanssa toimituksia mietittiin vuositasolla, toiset hakivat joka tapahtumalle alinta hintaa. Toimittajat olisivat luonnollisesti halunneet syvällisempää yhteistyötä, sanoo Majuri.

Selvityksen perusteella hankintatiimi rakensi strategian ja toimenpideohjelman asioiden kehittämiseksi.

Yhtiössä oivallettiin, että hankintojen yhtenäistäminen ei voi tarkoittaa, että kaikki hankinnat hoidetaan keskitetysti. Esimerkiksi panssariajoneuvoissa ja lentokoneissa on melkoisen paljon erilaisia komponentteja, jolloin yhteishankinnoilla ei saavuteta suuria hyötyjä.

Patria jakoikin hankinnat kahteen osaan. Ydinhankinnoista yhtiön liiketoiminnat vastaavat jatkossakin itsenäisesti, mutta samalla ne huomioivat mahdolliset synergiaedut muiden kanssa.

Sen sijaan tukihankinnat yhtiössä koordinoidaan konsernitasoisesti. Tukihankinnat koskevat esimerkiksi polttoaineita, huolintaa, koulutusta, työvaatteita ja sähkötarvikkeita.

Konsernitasoinen hankinta ei siirrä ostotöitä Helsingissä toimivaan konsernihallintoon.

– Konsernitasoinen hankinta tarkoittaa tässä tapauksessa, että kunkin tuotteen tai palvelun sopimusneuvottelut hoitaa pääsääntöisesti se Patrian bisnes, jolla on suurin ostovolyymi, Majuri selventää.

Kun yksi liiketoimintaryhmä on neuvotellut hinnat ja muut toimitusehdot, voivat muut hoitaa tilauksensa rutiiniluonteisesti ilman erillisiä neuvotteluita.

Tehokas hankinta edellyttää kattavaa tietoa nykytilanteesta. Laatusuhde Suomen selvityksessä lähes 80 prosenttia yrityksistä katsoi saavansa riittävästi tietoa ostoistaan sopimustoimittajilta. Siitä huolimatta yli puolet yrityksistä ei seurannut ostoja koskevia mittareita.

Jos ostoja ei seurata, ei yrityksessä ole välttämättä kuvaa siitä, ketkä kaikki yhtiölle toimittavat tavaraa ja millä hinnoilla. Pahimmillaan sama tavarantoimittaja voi veloittaa samasta tuotteesta eri hintaa eri yksiköistä.

– Meilläkin tällaisia tapauksia oli. Silloin ei auta syyttää toimittajaa, vaan pitää katsoa itseä peiliin, sanoo Majuri.

Nyt Patria on koonnut yhteen toimittajatiedon, josta näkyy paljonko kukin liiketoiminta on ostanut tuotteita. Lähes kaikki tiedot ovat jokaisen patrialaisen nähtävillä yhtiön intranetissä.

Vasta hyvän seurannan ja riittävien mittareiden avulla yritys pystyy arvioimaan oman hankintatoimintansa tehokkuutta. Ilman seurantaa toiminta perustuu pikemminkin mielikuviin.

– Yritys saattaa itse uskoa saavuttaneensa varastotasoissa huipputason, mutta ne saadaan kuitenkin puolittumaan hankinnan tehokkuutta kehittämällä, sanoo Riku Venhola.

Yhteisen hankintatoiminnan yhtenä tavoitteena on karsia tavarantoimittajien määrää ja keskittää hankintoja merkittävimmille toimittajille. Näin syntyy kustannussäästöjä ja myös aito mahdollisuus kehittää toimintaa toimittajien kanssa.

Avaintoimittajien löytämiseksi Patria on luokitellut toimittajat taloudellisen ja strategisen merkityksen perusteella. Samalla yhtiö rakensi periaatteet siitä, millaisten toimittajien kanssa yhtiöllä pitää olla Patria-tasoinen toimittajasopimus. Nyt tällaisia tavarantoimittajia on 125 kappaletta.

Samalla yhtiö on laatinut yhteisen sopimuslomakkeen, jonka ansiosta hankintaehdot ovat yhteiset kaikissa bisneksissä. Tälläkin säästyy suuri määrä työtä, kun lakimiesten ei tarvitse tulkita jokaista sopimusta erikseen.

Seuraavaksi Patrialla on edessään toimittajien sertifiointi, reklamaatiokäytäntöjen yhdistäminen ja sähköisen hankinnan kehittäminen.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      Näistä merkeistä tiedät, ettet rikastu koskaan

    2. 2

      Eläkkeensaajat tyrmää verottajan linjauksen – ruoka biojätteeksi eikä vapaaehtoisille

    3. 3

      Talousvaliokunta hyväksyi esityksen hallintarekisteristä

    4. 4

      OP:n Karhinen: ”Meillä on ihan aidosti nousukausi”

    5. 5

      Uskomus kalliista bensasta elää Suomessa – näin asia oikeasti on

    6. 6

      Näin paljon uusi kunnanvaltuutettu tienaa

    7. 7

      Suri ei ole täysin tyytyväinen Nokian kehitykseen

    8. 8

      Stora Enso yllätti tulosparannuksella

    9. 9

      Nokia kiitää pörssissä – tulos yllätti osakemarkkinat

    10. 10

      Nordea uhkasi taas pääkonttorin siirrolla – päätös ”mieluiten ennen kesää”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Näistä merkeistä tiedät, ettet rikastu koskaan

    2. 2

      Eurojackpot-voitolla on kolme jakajaa – Epäuskottava sopimus voisi lohkaista siitä jättiverot

    3. 3

      Uskomus kalliista bensasta elää Suomessa – näin asia oikeasti on

    4. 4

      Postissa ulosmarssi – liki miljoona kirjelähetystä voi viivästyä

    5. 5

      Ekonomisti: Asumistuen muutos ”iskee ehkä lujimmin työssäkäyviin”

    6. 6

      Tokmanni ryntäsi Anttilan raunioille – liiketappio kasvoi selvästi

    7. 7

      Tässä on maailman eniten myyty urheiluauto – myös Suomessa

    8. 8

      Talousvaliokunta hyväksyi esityksen hallintarekisteristä

    9. 9

      Suurille konepajoille sataa nyt kauppoja – yhtiöillä jo miljardien eurojen tilauskanta

    10. 10

      Nokia kiitää pörssissä – tulos yllätti osakemarkkinat

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Kun ero tuli, miehellä oli 10 miljoonaa ja vaimolla kymppitonni – Ero voi viedä perintömökin tai elämäntyön

    2. 2

      ”Vaahto valui alas mäkeä aamulla” – näin vuokramökeillä rellestetään

    3. 3

      Kesko sulkee 42 Siwaa ja Valintataloa ja avaa 8 K-Marketia – katso lista kaupoista

    4. 4

      Kodin viemäri tukkeutui ja vesi nousi lattialle – asiakas hämmästyi, kun vakuutus ei korvannut

    5. 5

      Tällainen on keskimääräinen asuntolaina – onko sinulla enemmän vai vähemmän?

    6. 6

      Suomalaisille myyty tuhansia litroja väärennettyä moottoriöljyä

    7. 7

      Sijoittajat tulppana asuntomarkkinoilla – ”Yksi varasi 20 asuntoa”

    8. 8

      Näistä merkeistä tiedät, ettet rikastu koskaan

    9. 9

      Eurojackpot-voitolla on kolme jakajaa – Epäuskottava sopimus voisi lohkaista siitä jättiverot

    10. 10

      Uskomus kalliista bensasta elää Suomessa – näin asia oikeasti on

    11. Näytä lisää