Asiakirjat - uhkavai mahdollisuus?

Julkaistu:

Yritykset tuhlaavat tällä hetkellä suuria summia tehottomaan asiakirjojen pyörittämiseen ja varastointiin. Työntekijöiden irtisanomiset ja muut kustannustehokkuuteen tähtäävät toimenpiteet ovat olleet yritysten ratkaisu tehottomuuden karsimiseen.

Työpaikoilla kuitenkin kuluu yhä enemmän aikaa tiedon ja dokumenttien etsimiseen, luomiseen sekä tulostamiseen sen sijaan, että voitaisiin keskityttyä itse työn tekemiseen. Tehokkaalla asiakirjahallinnalla voidaan parantaa tehokkuutta, tuottavuutta ja kustannusten hallintaa organisaation sisällä.

Kansainvälinen tutkimuslaitos IDC tutki äskettäin Xeroxin toimeksiannosta yritysten asiakirjojen hallintaa. Yksi tutkimuksen tuloksista oli, että tehoton asiakirjahallinta uhkaa hidastaa liiketoimintojen kehittämistä. Asia, mitä useimmat yritykset Euroopassa pitävät tarpeellisena tehokkuuden saavuttamiseksi.

IDC:n raportti paljastaa myös, että johtajista 82 prosenttia pitää asiakirjoja yrityksensä kriittisinä menestystekijöinä. Huolimatta asiakirjojen kiistattomasta tärkeydestä yrityksen menestymiselle heikko asiakirjojen hallinta on syynä siihen, että 90 prosenttia yrityksistä ei pysty arvioimaan asiakirjojen kustannuksia.

Asiakirjahallinnan merkitystä tehokkuuden ja säästöjen saavuttamiseksi ei vielä täysin ymmärretä, vaikka yli puolet vastaajista kertoi tuottavuuden ja kannattavuuden olevan yksi kolmesta tärkeimmästä liiketoiminnan tavoitteesta.

Lisäksi tiedetään, että johto viettää noin 45 prosenttia ajastaan erilaisten asiakirjojen parissa. Tämä antaa aihetta olettaa, että yritysten kustannusten karsimiseen on vielä uusia mahdollisuuksia.

Yritysten on kiinnitettävä enemmän huomiota asiakirjaprosesseihin, mikä on merkittävä keino tuottavuuden ja kannattavuuden parantamiseksi.

Kirjoittaja työskentelee Xerox Oy:n toimitusjohtajana

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      Palkansaajien reaaliansiot laskivat alkuvuonna – ”Kiky toimii!”

    2. 2

      Lomarahoista pois kolmannes: katso, kuinka leikkuri iskee tuloihin

    3. 3

      Asuntokaupoilla ”13 ensimmäistä sekuntia ratkaisee – ainakin itse miettisin, mikä täällä mättää”

    4. 4

      Lomarahojen leikkaus kiukuttaa työntekijöitä: ”Ihmisiä ahdistetaan nyt joka taholta”

    5. 5

      Joka kolmas nuori asuntovelkainen ei tiedä oman lainansa keskeistä lukua

    6. 6

      BMW:n tuotanto osin pysähtynyt jo kolmessa maassa

    7. 7

      ”Miksi kotitalous ei saisi hyötyä asuntojen hintojen noususta?” – Nordea vastustaa lainakaton kiristyksiä

    8. 8

      Saksalaisoikeus päätti: Sony saattaa sittenkin loukata suomalaisen SSH:n patenttia

    9. 9

      Maineikkaan tanssipaikan yrittäjä pelkää pakkohuutokaupan vievän lattian alta – ”Tähän on niin sielunsa antanut”

    10. 10

      Ruotsin talouskasvu hidastui ja jäi odotuksista

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Lomarahoista pois kolmannes: katso, kuinka leikkuri iskee tuloihin

    2. 2

      Maineikkaan tanssipaikan yrittäjä pelkää pakkohuutokaupan vievän lattian alta – ”Tähän on niin sielunsa antanut”

    3. 3

      BMW:n tuotanto osin pysähtynyt jo kolmessa maassa

    4. 4

      Irkut MC-21 teki ensilentonsa – ensimmäinen iso venäläinen matkustajakone sitten Neuvostoliiton hajoamisen

    5. 5

      Asuntokaupoilla ”13 ensimmäistä sekuntia ratkaisee – ainakin itse miettisin, mikä täällä mättää”

    6. 6

      Lomarahojen leikkaus kiukuttaa työntekijöitä: ”Ihmisiä ahdistetaan nyt joka taholta”

    7. 7

      Professori: Tästä asuntovelallisten riskistä vaietaan Suomessa

    8. 8

      Palkansaajien reaaliansiot laskivat alkuvuonna – ”Kiky toimii!”

    9. 9

      Työeläkkeelle jäi ennätysmäärä väkeä – keskieläke 1 771 euroa

    10. 10

      Tesco-yhteistyö laajentaa S-ryhmän valikoimaa – etenkin erityisruokavalioita noudattaville

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Professori: Tästä asuntovelallisten riskistä vaietaan Suomessa

    2. 2

      Lomarahoista pois kolmannes: katso, kuinka leikkuri iskee tuloihin

    3. 3

      Yle: Ravintolan käsittämätön ”kokeilu” paljastui Lahdessa – kaikilla työntekijöillä palkka 0 euroa

    4. 4

      Globaali autoilmiö on jättipotti suomalaisyritykselle – isot rekrytoinnit alkavat ensi vuoden puolella

    5. 5

      Maineikkaan tanssipaikan yrittäjä pelkää pakkohuutokaupan vievän lattian alta – ”Tähän on niin sielunsa antanut”

    6. 6

      Hypo: Uusi ilmiö uhkaa Suomen asuntomarkkinoilla – nollan asunnon loukku

    7. 7

      Liki 60-vuotias sihteeri löysi piilotyöpaikan – viisi vinkkiä täsmähakuun

    8. 8

      Tutkimus vahvisti: suomalainen keksintö auttaa tupakoinnin lopettamisessa – kyselyjä tulvii Suomesta ja maailmalta

    9. 9

      Ehdotus: Eläkeikä pitäisi nostaa vähintään 70 vuoteen

    10. 10

      Johtaja yllättyi Kyösti Kakkosen hyökkäyksestä – toivoo, ettei edusta Suomen yrityskulttuuria

    11. Näytä lisää