Digitoday

Työnteko kompastuu kankeaan softaan

Julkaistu: , Päivitetty:

Kun ylityötuntien tilittämiseen hienolla tietokoneohjelmalla menee enemmän aikaa kuin itse ylitöihin, niin jotain on pielessä. Kallista työaikaa palaa entistä useammin tietotekniikan kanssa säheltämiseen. Tekniikan kuvitellaan kasvattavan tehokkuutta, mutta usein se heikentää sitä, kun monet ohjelmat ovat suorastaan kelvottomia käyttää. – Välillä tuntuu kuin töitä tehtäisiin 50 kilon lapiolla, jossa on varsi väärässä paikassa, tutkija vertaa.


Tietoyhteiskunnan illuusio on, että tekniikkaa sujuvoittaa ihmisten työtä. Todellisuudessa tilanne on usein päinvastoin: työ tökkii teknisten ongelmien takia.

– Systeemi työpaikoilla on mennyt järjettömäksi. Työvälineiden käytettävyys on valitettavan huonoa, sanoo erikoistutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksen Aivot ja työ -tutkimuskeskuksesta.

Hän on käynyt lukuisilla työpaikoilla ja hänen mukaansa joka paikassa tuntuu olevan ongelma, että työkalut eivät ole käteviä.

– Välillä vaikuttaa siltä, että töitä tehdään kuin 50 kilon lapiolla, jossa varsi on kiinnitetty väärään paikkaan.

Jotkut systeemit ovat suorastaan kelvottomia. Niiden oppiminen voi viedä kohtuuttomasti aikaa ja työntekijöiden oletetaan hallitsevan asioita, jotka eivät mitenkään kuulu heidän ydintehtäväänsä.

Käytössä on järjestelmiä, jotka eivät sovi kyseiseen työhön tai eivät ole johdonmukaisia. Ongelmana on myös eri ohjelmien yhteensopimattomuus. Pelkästään siihen, että ihmiset joutuvat sukkuloimaan eri logiikalla toimivien järjestelmien välillä ja pohtimaan, millä näppäimillä mitäkin toimintoja tässä ohjataan, tuhrautuu aikaa.

– Tällaisessa pomppimisessa tehtävä vie henkilöstä riippuen 10–30 prosenttia enemmän aikaa verrattuna siihen, että järjestelmät toimisivat johdonmukaisesti, Kalakoski sanoo.

Neuvolassa voidaan keskittyä
tietokoneeseen eikä lapseen


Työterveyslaitos aloittelee tutkimusta siitä, miten työtä voitaisiin sujuvoittaa ja saada siitä kustannustehokasta. Toistaiseksi voidaan vain arvella, kuinka  paljon yrityksille tulee kustannuksia turhasta ähräämisestä.

Kalakoski huomauttaa, että Työ- ja terveys Suomessa 2009 -tutkimuksen perusteella kolme neljäsosaa suomalaisista käyttää työssään mikrotietokonetta tai päätettä. Kolmasosa on koneen ääressä yli neljä tuntia päivässä.

Esimerkiksi palvelu-, myynti- ja hoitotyössä tietotekniikan käyttäjien määrä on kymmenessä vuodessa lähes kaksinkertaistunut. Hoitotyössä kaksi kolmasosaa käyttää tietotekniikka.

Kalakosken mielestä välillä syntyy absurdeja tilanteita.

– Neuvolassa saattaa huomata istuvansa katsomassa, kun hoitaja käyttää tietokonetta.

Matkalaskut voisi olla
halvempaa jättää sihteerille

Uutta ohjelmaa voidaan kaupata yritykselle esimerkiksi tiedolla, jonka mukaan se nopeuttaa tehtävän suorittamista kymmeneksen. Jos järjestelmän hankkijat eivät mieti, mitä ohjelmalta vaaditaan kyseisessä yrityksessä, ohjelman hyöty voi olla kyseenalainen.

– Kun räätälöidystä käytettävyydestä ei haluta maksaa, ostos tulee lopulta kalliiksi, Kalakoski sanoo.

Tekniikka voi laajentaa työn kuvaa. Monessa firmassa työntekijät itse laittavat työmatkojensa, työaikajärjestelyjensä ja lomiensa tiedot niiden hallintajärjestelmiin. Usein ne vaativat omaa ammattitaitoaan kuten kirjanpitotermien tai verotuksen hallintaa.

Harvoin järjestelmiä käyttävältä työntekijältä tuhrautuu tietojensa täyttämiseen paljon aikaa, kun rutiinia ohjelmien käyttämiseen ei ole päässyt syntymään.

– Ohjelmista, joilla kuviteltiin säästettävän parin ihmisen palkka, syntyy valtavasti kustannuksia, Kalakoski kuvaa.

Hänen mukaansa erityistaitoja vaativia ja hankalia ohjelmia ei kannata opettaa isolle joukolle, vaan on järkevämpää, että muutama ihminen hoitaa asiat keskitetysti. Rutiinit hallitsevalla voi mennä vain hetki tehtävään, johon toinen käyttää kymmeniä minuutteja.

Kalakoski kertoo esimerkin Työterveyslaitoksen julkaisujärjestelmästä. Se on hänen mukaansa niin heikkokäyttöinen, että ensimmäisellä kerralla jutun kirjoittajalla menee kolme varttia tietojen syöttämiseen. Harjaantuneeltakin tehtävä vaatii vähintään vartin. Laitoksella kirjoitetaan toista tuhatta julkaisua vuodessa eli tietojen syöttämiseen menee yhteensä melkoisesti aikaa.

– Missä tahansa työpaikassa voitaisiin laskea, miten paljon jonkun järjestelmän käyttämiseen menee aikaa. Tuloksena voi olla, että siihen uppoaa yhteensä työvuosi.

Harvoin tarvittavia ohjelmia
ei kannata opettaa kaikille

Jotta aivot eivät kuormittuisi liikaa, ne poistavat jatkuvasti turhaa tietoa. Tämä tarkoittaa, että ihminen oppii hitaasti, mutta unohtaa nopeasti. Siksi ei voida olettaa, että päivän excel-kurssin jälkeen henkilö hallitsisi ohjelman – varsinkaan jos hän käyttää ohjelmaa satunnaisesti.

Harvalla työpaikalla annetaan aikaa kurssilla opittujen tietojen harjoitteluun ja mieleen palauttamiseen, mikä tarkoittaa, että opit unohtuvat saman tien.

Kalajoki kyseenalaistaa muutenkin monessa yrityksessä vallitsevan opetustavan, jossa istutaan puoli päivää tietokoneluokassa opettelemassa uutuuksia. Pääsääntöisesti tällaisiin kursseihin pakataan aivan liikaa tietoa, jotta niitä olisi mahdollista omaksua.

On tavallista, että läheskään kaikkia ohjelmia ei opeteta työntekijöille. Heidän vain kuvitellaan hallitsevan erilaiset koneensa hienoudet ja käyttävän niitä. Moni on yrityksen ja erehdyksen kautta oppinut selviytymään töistään, mutta ei välttämättä tee tehtäviään ollenkaan joutuisimmalla tai käytännöllisimmällä tavalla. 

Tämä koskee myös puhelimia. Moni työnantaja on hankkinut väelleen älypuhelimia, mutta ei ole piitannut niiden käytön opettamisesta. Jos puhelimen saloja ei pysty opettelemaan työaikana, ne jäävät usein saloiksi. 

DNA:n ja Nokian talvella julkistaman tutkimuksen mukaan älypuhelimen omistajista noin puolet hyödyntää puhelimensa ominaisuuksia esimerkiksi internetin käyttämiseen, sähköpostiin, navigointiin tai musiikin kuunteluun. Pääosa käyttää laitettaan vain puhumiseen ja tekstiviestien lähettämiseen ja ehkä kalenterina ja kamerana.

Stressi vähentää
tuottavuutta entisestään


Ihmisten suhde tietotekniikkaan vaihtelee valtavasti. Osa opettelee heti kaiken innoissaan, osalle tekniset vempaimet ovat työkaluja, joita on pakko käyttää.

Varsinkin jälkimmäistä porukkaa tietotekniikka stressaa. Mitä enemmän heiltä kuluu työaikaa toissijaiseen puljaamiseen, sitä enemmän heitä ärsyttää ja ahdistaa. Työkalujen ontuva käyttö lisää kiirettä ja painetta. Tämä näkyy tuottavuudessa.

Tietotekniikkaan liittyvä tiedon tulva voi osaltaan heikentää tuottavuutta. Kalakosken mielestä sen hallinnasta olisi syytä keskustella, jotta ihmiset pystyisivät keskittymään itse työhönsä. Hän kertoo, että 45 prosenttia työntekijöistä kertoo, että työssä on jatkuvasti tai melko usein haitallisia keskeytyksiä. Tämä koettelee muistia ja vaikeuttaa keskittymistä.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      Turun puukotuksista epäilty alkoi puhua – poliisi kertoo, miksi Turun puukotuksia tutkitaan terroritekoina

    2. 2

      Luontotoimittaja Kimmo Ohtonen on mennyt naimisiin – vaihtoi samalla sukunimensä?

    3. 3

      Vakava puukotus Järvenpäässä – uhri toimitettiin sairaalaan

    4. 4

      Terroristit valitsevat uhreiksi nimenomaan naisia – tutkija selittää, mistä on kysymys

    5. 5

      Mohammedi näki Turun puukottajan juoksevan pitkä veitsi kädessä – ”Oli vain 20 sekunnista kiinni, että olisin voinut pysäyttää hänet”

    6. 6

      Työpari todisti vierestä Jehovan todistaja -naisen surman Turun puukkoiskussa

    7. 7

      Suomalaisten suosimalla kreikkalaissaarella riehuu taas tulipalo: ”Mietin jo laukkujen pakkaamista”

    8. 8

      Tulosmanipulaatioepäily jääkiekon MM-kisoissa – epäiltyjä uhkaa vuosien vankeus

    9. 9

      Lehti: Lastenrattaita työntänyt Turun uhri oli juuri tullut Italiasta vauvansa kastejuhlasta

    10. 10

      Kommentti: Eläkkeelle jäävä mies tienaa enemmän kuin lähihoitaja – 3 kuvaa kertoo, miksi Suomi on pulassa

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Lehti: Lastenrattaita työntänyt Turun uhri oli juuri tullut Italiasta vauvansa kastejuhlasta

    2. 2

      Video: Torimyyjä Arya, 24, ajoi Turun puukotuksista epäiltyä takaa pesäpallomailan kanssa

    3. 3

      Kommentti: Eläkkeelle jäävä mies tienaa enemmän kuin lähihoitaja – 3 kuvaa kertoo, miksi Suomi on pulassa

    4. 4

      Mies lähti viettämään railakasta viikonloppua uusien kavereiden kanssa – karu totuus paljastui maanantaina, kun poliisi soitti

    5. 5

      Vakava puukotus Järvenpäässä – uhri toimitettiin sairaalaan

    6. 6

      Työpari todisti vierestä Jehovan todistaja -naisen surman Turun puukkoiskussa

    7. 7

      Terroristit valitsevat uhreiksi nimenomaan naisia – tutkija selittää, mistä on kysymys

    8. 8

      Turun puukotuksista epäilty alkoi puhua – poliisi kertoo, miksi Turun puukotuksia tutkitaan terroritekoina

    9. 9

      Hassan, 45, asettui hengenvaaraan auttaessaan puukotettua: ”En voi kääntää katsettani ja antaa naisen maata maassa”

    10. 10

      KRP: Turun puukkoiskusta epäiltyä päästy kuulemaan

    11. Näytä lisää
    1. 1

      IS seurasi Turun tapahtumia hetki hetkeltä: Vaaratiedotetta ei ehditty lähettää, presidentti Niinistö otti osaa suruun

    2. 2

      Silminnäkijät kertovat: Veitsellä aseistautunut mies hyökkäsi silmittömästi Turussa – ”puukotti lastenvaunujen kanssa liikkunutta naista”

    3. 3

      Poliisin Turussa tekemä kiinniotto tallentui videolle – silminnäkijä: poliisit pitivät epäiltyä maassa

    4. 4

      Terroristit suunnittelivat vielä suurempaa iskua Barcelonassa – poliisi arvelee 17-vuotiaan päätekijän kuolleen

    5. 5

      Vesa näki puukkomiehen raa’an hyökkäyksen Turussa – ”Huusin niin kovaa kuin jaksoin”

    6. 6

      Kuva: Tässä viedään Turun epäiltyä puukottajaa – tämä kaikki tapahtumista tiedetään nyt

    7. 7

      Video: Torimyyjä Arya, 24, ajoi Turun puukotuksista epäiltyä takaa pesäpallomailan kanssa

    8. 8

      Mies lähti viettämään railakasta viikonloppua uusien kavereiden kanssa – karu totuus paljastui maanantaina, kun poliisi soitti

    9. 9

      Larisa näki Turun julman hyökkäyksen vierestä – lohdutti puukotetun naisen pientä lasta

    10. 10

      Lehti: Lastenrattaita työntänyt Turun uhri oli juuri tullut Italiasta vauvansa kastejuhlasta

    11. Näytä lisää
    Näitä luetaan!
    1. 1

      Turun puukotuksista epäilty alkoi puhua – poliisi kertoo, miksi Turun puukotuksia tutkitaan terroritekoina

    2. 2

      Luontotoimittaja Kimmo Ohtonen on mennyt naimisiin – vaihtoi samalla sukunimensä?

    3. 3

      Vakava puukotus Järvenpäässä – uhri toimitettiin sairaalaan

    4. 4

      Terroristit valitsevat uhreiksi nimenomaan naisia – tutkija selittää, mistä on kysymys

    5. 5

      Mohammedi näki Turun puukottajan juoksevan pitkä veitsi kädessä – ”Oli vain 20 sekunnista kiinni, että olisin voinut pysäyttää hänet”

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Lehti: Lastenrattaita työntänyt Turun uhri oli juuri tullut Italiasta vauvansa kastejuhlasta

    2. 2

      Video: Torimyyjä Arya, 24, ajoi Turun puukotuksista epäiltyä takaa pesäpallomailan kanssa

    3. 3

      Kommentti: Eläkkeelle jäävä mies tienaa enemmän kuin lähihoitaja – 3 kuvaa kertoo, miksi Suomi on pulassa

    4. 4

      Mies lähti viettämään railakasta viikonloppua uusien kavereiden kanssa – karu totuus paljastui maanantaina, kun poliisi soitti

    5. 5

      Vakava puukotus Järvenpäässä – uhri toimitettiin sairaalaan

    6. Näytä lisää
    1. 1

      IS seurasi Turun tapahtumia hetki hetkeltä: Vaaratiedotetta ei ehditty lähettää, presidentti Niinistö otti osaa suruun

    2. 2

      Silminnäkijät kertovat: Veitsellä aseistautunut mies hyökkäsi silmittömästi Turussa – ”puukotti lastenvaunujen kanssa liikkunutta naista”

    3. 3

      Poliisin Turussa tekemä kiinniotto tallentui videolle – silminnäkijä: poliisit pitivät epäiltyä maassa

    4. 4

      Terroristit suunnittelivat vielä suurempaa iskua Barcelonassa – poliisi arvelee 17-vuotiaan päätekijän kuolleen

    5. 5

      Vesa näki puukkomiehen raa’an hyökkäyksen Turussa – ”Huusin niin kovaa kuin jaksoin”

    6. Näytä lisää