Digitoday

Valikko

Portaali-investointien tuottoa pitää voida mitata

Julkaistu: , Päivitetty:

Investoinnin tuottoprosentin selvittäminen on yksi tärkeimmistä tekijöistä, kun esitellään uuden it-ratkaisun onnistumista liiketoiminnan kannalta. Sen mittaaminen voi kuitenkin olla äärimmäisen hankalaa.
Osa teknologian tuomista eduista kuten kustannusten aleneminen tai prosessien nopeutuminen, on konkreettisia, mutta monia muita, kuten työntekijöiden tyytyväisyyden lisääntymistä, on vaikea esittää arvoina.

Kun määrittelyn kohteena on portaali-investoinnin tuotto, määrittelyongelmat moninkertaistuvat. Portaaleilla on lukuisia tehtäviä, ja ne vaikuttavat niin moneen organisaation osa-alueeseen.

Tehoa toimintoja yhtenäistämällä

Portaalien avulla organisaatiot pääsevät käyttämään tarvitsemiaan tietoja ja sovelluksia internetin kautta. Ne on suunniteltu pääasiassa edistämään toimintatapojen yhtenäistämistä ja lisäämään tehokkuutta.

Tehokkuus tarkoittaa tässä tapauksessa lähinnä ajan ja kustannusten säästöä koko organisaatiossa, mutta epämääräinen hyötyjen linjaaminen ei todennäköisesti vakuuta yrityksen johtokuntaa avaamaan rahahanojaan riittävästi monipuolisen portaaliratkaisun toteuttamiseen.

Johtokunta on helpompi vakuuttaa, jos esitettävissä on kattava analyysi portaalin tarjoamista hyödyistä suhteessa investoinnin arvoon.

Aineellisia ja aineettomia etuja

Portaaliteknologian konkreettisia hyötyjä ovat esimerkiksi:

- Liiketoimintaprosessien parantuminen, mistä seuraa merkittäviä säästöjä liiketoiminnalle, kun yrityksessä toteutetaan itsepalveluun perustuvia HR-järjestelmiä tai haaraliikkeiden/varastojen ja yrityksen pääkonttorin välinen paperiliikenteeseen perustuva tiedonvälitys automatisoidaan

- Henkilöstön koulutuskustannusten pieneneminen yksinkertaistamalla sovellusten käyttöönottoa ja käyttämällä portaalia verkkopohjaisen opiskelun (e-learning) alustana

- Liikevaihdon kasvu, kun avaintiedot (sekä sisäiset että kilpailijatiedot) saadaan välitettyä nopeasti myynti- ja markkinointihenkilöstölle

- Liikevaihdon ja asiakasuskollisuuden kasvu mahdollistamalla asiakkaille itsepalvelutoiminnot ekstranet-portaalien kautta

- Yhteistyön parantuminen ja tutkimus- ja kehitystoiminnan tehostuminen (ja sitä kautta vähemmän epäonnistuneisiin projekteihin liittyviä kustannuksia)

- Vähemmän kustannuksia useiden eri www-infrastruktuurien ylläpitämisestä

Nämä hyödyt ovat sekä merkittäviä että mitattavissa. Tärkeää on myös se, että niitä voidaan arvioida suhteessa käytettävään teknologiaan ja samalla verrata teknologian vaikutusta taloudelliseen tulokseen.

Aineettomia hyötyjä on vaikeampi havainnollistaa. Näitä ovat esimerkiksi:

- Kommunikoinnin parantuminen kaikkien eri osapuolten välillä, mikä johtaa tiedon tehokkaampaan hyödyntämiseen ja vähentää virheitä

- Tyytyväisyyden lisääntyminen oman henkilökunnan, asiakkaiden ja toimittajien piirissä, koska nämä voivat toimia itsenäisemmin saadessaan käyttöönsä enemmän yritystoimintaan liittyviä tietoja ja koska prosessit selkeytyvät

- Henkilökunnan liiketoimintatietoisuus lisääntyy, kun he saavat selkeämmän kuvan omaa organisaatiotaan koskevista yritystoimintaan liittyvistä kysymyksistä ja heillä on enemmän mahdollisuuksia olla itse mukana

- Toimintatapojen yhtenäistyminen koko yrityksessä tiedonsaannin ja yritysviestinnän osalta

- Kilpailuedun puutteet, erityisesti jos kilpailijat käyttävät portaaleja. Organisaatio, jolla ei ole omaa portaalia, saattaa kärsiä, sillä se on muita joustamattomampi toimintatavoissaan ja kykenemätön hyödyntämään käytettävissään olevaa tietoa yhtä nopeasti tai tehokkaasti

- Maineelle koituvat haitat, sillä yritystä ei ehkä koeta eteenpäin suuntautuneeksi tai asiakas-/toimittajakeskeiseksi varsinkaan, jos kilpailijoilla on tarjottavana lisäarvoa antava portaaliratkaisu

- Kauppojen menettäminen, jos tietoa ei jaeta tehokkaasti ja palvelussa on epäjohdonmukaisuutta tai jälkihoito on puutteellista

Laajaan käyttöön


Portaalit ovat pitkän tähtäimen investointeja, ja yrityksien niistä saama tuotto kasvaa sitä mukaa, kun yhä useampia sovelluksia siirretään portaalikäyttöisiksi. Kokonaiskustannukset selkeytyvät portaalin kasvun ja ylläpidon seurauksena.

Onnistuneimpien ja tuottoisimpien käyttöönottoprojektien taustalla on useita tekijöitä. Projektit perustuvat siihen, että niissä tarjotaan käyttöön sovelluksia, jotka hyödyntävät jo olemassa olevia resursseja sen sijaan, että organisaation koko infrastruktuuri ja prosessit korvattaisiin uusilla.

Niissä lähtökohtana ovat käyttäjien tarpeet, ei järjestelmän toiminnallisuus. Portaalit, jotka on suunniteltu tukemaan käyttäjiä ja heidän erityistoimintojaan ja jotka kasvavat toimintavalmiuksiltaan tarpeiden muuttuessa, ovat pitkäaikainen resurssi, joka lisää käyttäjien tuottavuutta koko elinkaarensa ajan.

Mistä löytyy aito arvo?

Kun kaikki edellä oleva otetaan huomioon, miten portaalien käyttöönoton todellinen arvo voidaan perustella johtokunnalle?

Mitattavien ja näytettävien taloudellisten ja ajansäästöön liittyvien etujen ohella kaikkein vakuuttavin tapa osoittaa portaalien arvo ovat käyttäjien lausunnot.

Tämä ”demonstrointi esimerkin voimalla” on kriittinen tekijä, kun päätöksentekijöiden halutaan ymmärtävän täsmälleen se, miten ja miksi portaalit vaikuttavat toimintaan.

Vaikkakin portaalin käytöstä seuraavat aineettomat vaikutukset ovat ehkä merkityksettömiä, jos niitä katsotaan vain yhden käyttäjän kohdalta, antaa samojen hyötyjen kertominen koko organisaatiossa 200:lla tai jopa 20 000:lla aihetta katsella tulosta aivan toiselta kannalta.

Investoinnin tuoton selvittämisen haaste on olennaisen tärkeää siinä orgaanisessa tavassa, jolla portaalit kehittyvät ja kasvavat. Portaalin onnistuminen riippuu paljon sen sisällöstä ja sen käyttäjien taidoista, samoin kuin itse teknologiasta.

Portaalia ei suositella käytettäväksi vain uuden tietosisältöä tarjoavan intranetin rakentamiseen. Sen sijaan on tärkeää hakea mahdollisuuksia parantaa liiketoiminnan prosesseja ja kehittää yhteistyöprojekteja.

Samalla kun konkreettiset tehostamistoimet ovat selvä peruste portaalien käyttöönotolle organisaatiossa, aineettomia hyötyjä ei myöskään pidä unohtaa.

Ominaisluonteensa mukaisesti portaalit kietoutuvat ihmisten toimintatapoihin ja liiketoiminnan prosesseihin aikaa myöten, jolloin niiden kokonaisedut tulevat selvästi esiin.


Ari Pussinen työskentelee BEA Systems Oy:n maajohtajana.

  • Mielipide

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      Urheilutoimittaja yritti syytteen mukaan tilata naisystävänsä yliajon – maksoi vangille 6 500 euroa etumaksuna

    2. 2

      Markus luuli metallinpaljastimen piipittäneen kuparikolikon vuoksi – kiven alta paljastui uskomattoman harvinainen muinaisesine

    3. 3

      Ajattelitko ostaa lakupiipun kauppareissulla? Näin sinulle voi käydä automaattikassalla

    4. 4

      Nainen ei pessyt itseään pesuaineilla kahteen viikkoon – vaikutukset yllättivät

    5. 5

      Festivaalijärjestäjä paljastaa sisäpiiritietoa: Näin ihmiset yrittävät salakuljettaa alkoholia festareille – ”Hankalasti löydettävissä”

    6. 6

      Huuhkajien toppari siirtyy Serie A:han – kiitti kuollutta agenttiaan

    7. 7

      Valtteri Bottas murjaisi vitsin Kimi Räikkösestä, kertoi myös ketä F1-kuskia ei haluaisi seurakseen autiolle saarelle

    8. 8

      Ruotsin prinsessojen ihanat kesätyylit – ken on heistä kaikkein upein?

    9. 9

      Yllätystieto – Arto Bryggare uskoo tietävänsä syyn Usain Boltin lopettamiseen

    10. 10

      Päivystyksen sairaanhoitajat huolissaan potilasturvallisuudesta Kuopiossa: Avoin kirje johtajille – avi pitää tilannetta poikkeuksellisena

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Harrastatko sinäkin ”Pirkka-seksiä”? 7 syytä, miksi se on tajuttoman upeaa

    2. 2

      Kaupunginvaltuutettu pahoitti mielensä Ilosaarirockin naku-uinnista: ”Mauttomuuden mauttomuus, tunnin siellä kikkeloivat”

    3. 3

      Tiedätkö, mitä oikeasti omistat? Syöpäsairaalla vaimolla oli käyttöoikeus muistisairaan miehensä tilille – maistraatti iski väliin

    4. 4

      Törkeät lahjapyynnöt tulehduttivat välit: ”Olen kummi, en sponsori”

    5. 5

      Yllätystieto – Arto Bryggare uskoo tietävänsä syyn Usain Boltin lopettamiseen

    6. 6

      Nainen ei pessyt itseään pesuaineilla kahteen viikkoon – vaikutukset yllättivät

    7. 7

      ”Instagramin vihatuin mies” ensi kertaa yksiavioisena: rakastui 16 vuotta nuorempaan mallikaunottareen – härski kommentti ensitapaamisesta

    8. 8

      Apu: Jethro Rostedt aikoo jäädä eläkkeelle 5 vuoden sisällä – kerskailee omaisuudellaan: ”Kyllä se miljoonissa lasketaan”

    9. 9

      Suomalainen Topi työskentelee risteilypäällikkönä loistoristeilijöillä – tällaista työ oikeasti on

    10. 10

      Brittiläinen megayhtye sai ikuisen porttikiellon Kiinaan: Tämä Instagram-kuva johti karuun linjaukseen – fanit järkyttyivät

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Hanna menetti miehensä äkillisesti – Kimmosta jäi jälkeen vain hoitajan ojentama muovipussi

    2. 2

      Saara ja Esa panivat seksielämänsä kuntoon kahdessa viikossa: ”Miksi emme kokeilleet tätä aiemmin?”

    3. 3

      Harrastatko sinäkin ”Pirkka-seksiä”? 7 syytä, miksi se on tajuttoman upeaa

    4. 4

      Salkkarit-kaunotar Tiia, 31, poseeraa tavalliselta näyttävässä rantakuvassa – huomaatko kuvaan jääneen ”nolon” mokan?

    5. 5

      Apu: Hanna Sumari kilahti ja raivosi ravintolassa naiselle, jonka pakaraväli vilkkui: ”Alkoi käry nousta”

    6. 6

      Äiti ja isä löytyivät surmattuina – alkoi selvitä, että tytöille oli ehkä tapahtunut jotain vielä karmivampaa

    7. 7

      Venäläisturisteja virtaa Suomeen yllättävästä syystä – näitä hamstrataan nyt kaupoista

    8. 8

      Synkkä juhlailta Salossa – morsian joutui soittamaan poliisin omiin häihinsä

    9. 9

      Nuori nainen lähetti avoimen sairauslomaviestin – pomon reaktio sai itkemään

    10. 10

      Sabina Särkkä narahti uimapukukuvansa muokkaamisesta – kihlatun julkaisu paljasti totuuden: huomaatko eron?

    11. Näytä lisää
    Näitä luetaan!
    1. 1

      Urheilutoimittaja yritti syytteen mukaan tilata naisystävänsä yliajon – maksoi vangille 6 500 euroa etumaksuna

    2. 2

      Markus luuli metallinpaljastimen piipittäneen kuparikolikon vuoksi – kiven alta paljastui uskomattoman harvinainen muinaisesine

    3. 3

      Ajattelitko ostaa lakupiipun kauppareissulla? Näin sinulle voi käydä automaattikassalla

    4. 4

      Nainen ei pessyt itseään pesuaineilla kahteen viikkoon – vaikutukset yllättivät

    5. 5

      Festivaalijärjestäjä paljastaa sisäpiiritietoa: Näin ihmiset yrittävät salakuljettaa alkoholia festareille – ”Hankalasti löydettävissä”

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Harrastatko sinäkin ”Pirkka-seksiä”? 7 syytä, miksi se on tajuttoman upeaa

    2. 2

      Kaupunginvaltuutettu pahoitti mielensä Ilosaarirockin naku-uinnista: ”Mauttomuuden mauttomuus, tunnin siellä kikkeloivat”

    3. 3

      Tiedätkö, mitä oikeasti omistat? Syöpäsairaalla vaimolla oli käyttöoikeus muistisairaan miehensä tilille – maistraatti iski väliin

    4. 4

      Törkeät lahjapyynnöt tulehduttivat välit: ”Olen kummi, en sponsori”

    5. 5

      Yllätystieto – Arto Bryggare uskoo tietävänsä syyn Usain Boltin lopettamiseen

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Hanna menetti miehensä äkillisesti – Kimmosta jäi jälkeen vain hoitajan ojentama muovipussi

    2. 2

      Saara ja Esa panivat seksielämänsä kuntoon kahdessa viikossa: ”Miksi emme kokeilleet tätä aiemmin?”

    3. 3

      Harrastatko sinäkin ”Pirkka-seksiä”? 7 syytä, miksi se on tajuttoman upeaa

    4. 4

      Salkkarit-kaunotar Tiia, 31, poseeraa tavalliselta näyttävässä rantakuvassa – huomaatko kuvaan jääneen ”nolon” mokan?

    5. 5

      Apu: Hanna Sumari kilahti ja raivosi ravintolassa naiselle, jonka pakaraväli vilkkui: ”Alkoi käry nousta”

    6. Näytä lisää