Digitoday

Valikko

Portaali-investointien tuottoa pitää voida mitata

Investoinnin tuottoprosentin selvittäminen on yksi tärkeimmistä tekijöistä, kun esitellään uuden it-ratkaisun onnistumista liiketoiminnan kannalta. Sen mittaaminen voi kuitenkin olla äärimmäisen hankalaa.
Osa teknologian tuomista eduista kuten kustannusten aleneminen tai prosessien nopeutuminen, on konkreettisia, mutta monia muita, kuten työntekijöiden tyytyväisyyden lisääntymistä, on vaikea esittää arvoina.

Kun määrittelyn kohteena on portaali-investoinnin tuotto, määrittelyongelmat moninkertaistuvat. Portaaleilla on lukuisia tehtäviä, ja ne vaikuttavat niin moneen organisaation osa-alueeseen.

Tehoa toimintoja yhtenäistämällä

Portaalien avulla organisaatiot pääsevät käyttämään tarvitsemiaan tietoja ja sovelluksia internetin kautta. Ne on suunniteltu pääasiassa edistämään toimintatapojen yhtenäistämistä ja lisäämään tehokkuutta.

Tehokkuus tarkoittaa tässä tapauksessa lähinnä ajan ja kustannusten säästöä koko organisaatiossa, mutta epämääräinen hyötyjen linjaaminen ei todennäköisesti vakuuta yrityksen johtokuntaa avaamaan rahahanojaan riittävästi monipuolisen portaaliratkaisun toteuttamiseen.

Johtokunta on helpompi vakuuttaa, jos esitettävissä on kattava analyysi portaalin tarjoamista hyödyistä suhteessa investoinnin arvoon.

Aineellisia ja aineettomia etuja

Portaaliteknologian konkreettisia hyötyjä ovat esimerkiksi:

- Liiketoimintaprosessien parantuminen, mistä seuraa merkittäviä säästöjä liiketoiminnalle, kun yrityksessä toteutetaan itsepalveluun perustuvia HR-järjestelmiä tai haaraliikkeiden/varastojen ja yrityksen pääkonttorin välinen paperiliikenteeseen perustuva tiedonvälitys automatisoidaan

- Henkilöstön koulutuskustannusten pieneneminen yksinkertaistamalla sovellusten käyttöönottoa ja käyttämällä portaalia verkkopohjaisen opiskelun (e-learning) alustana

- Liikevaihdon kasvu, kun avaintiedot (sekä sisäiset että kilpailijatiedot) saadaan välitettyä nopeasti myynti- ja markkinointihenkilöstölle

- Liikevaihdon ja asiakasuskollisuuden kasvu mahdollistamalla asiakkaille itsepalvelutoiminnot ekstranet-portaalien kautta

- Yhteistyön parantuminen ja tutkimus- ja kehitystoiminnan tehostuminen (ja sitä kautta vähemmän epäonnistuneisiin projekteihin liittyviä kustannuksia)

- Vähemmän kustannuksia useiden eri www-infrastruktuurien ylläpitämisestä

Nämä hyödyt ovat sekä merkittäviä että mitattavissa. Tärkeää on myös se, että niitä voidaan arvioida suhteessa käytettävään teknologiaan ja samalla verrata teknologian vaikutusta taloudelliseen tulokseen.

Aineettomia hyötyjä on vaikeampi havainnollistaa. Näitä ovat esimerkiksi:

- Kommunikoinnin parantuminen kaikkien eri osapuolten välillä, mikä johtaa tiedon tehokkaampaan hyödyntämiseen ja vähentää virheitä

- Tyytyväisyyden lisääntyminen oman henkilökunnan, asiakkaiden ja toimittajien piirissä, koska nämä voivat toimia itsenäisemmin saadessaan käyttöönsä enemmän yritystoimintaan liittyviä tietoja ja koska prosessit selkeytyvät

- Henkilökunnan liiketoimintatietoisuus lisääntyy, kun he saavat selkeämmän kuvan omaa organisaatiotaan koskevista yritystoimintaan liittyvistä kysymyksistä ja heillä on enemmän mahdollisuuksia olla itse mukana

- Toimintatapojen yhtenäistyminen koko yrityksessä tiedonsaannin ja yritysviestinnän osalta

- Kilpailuedun puutteet, erityisesti jos kilpailijat käyttävät portaaleja. Organisaatio, jolla ei ole omaa portaalia, saattaa kärsiä, sillä se on muita joustamattomampi toimintatavoissaan ja kykenemätön hyödyntämään käytettävissään olevaa tietoa yhtä nopeasti tai tehokkaasti

- Maineelle koituvat haitat, sillä yritystä ei ehkä koeta eteenpäin suuntautuneeksi tai asiakas-/toimittajakeskeiseksi varsinkaan, jos kilpailijoilla on tarjottavana lisäarvoa antava portaaliratkaisu

- Kauppojen menettäminen, jos tietoa ei jaeta tehokkaasti ja palvelussa on epäjohdonmukaisuutta tai jälkihoito on puutteellista

Laajaan käyttöön


Portaalit ovat pitkän tähtäimen investointeja, ja yrityksien niistä saama tuotto kasvaa sitä mukaa, kun yhä useampia sovelluksia siirretään portaalikäyttöisiksi. Kokonaiskustannukset selkeytyvät portaalin kasvun ja ylläpidon seurauksena.

Onnistuneimpien ja tuottoisimpien käyttöönottoprojektien taustalla on useita tekijöitä. Projektit perustuvat siihen, että niissä tarjotaan käyttöön sovelluksia, jotka hyödyntävät jo olemassa olevia resursseja sen sijaan, että organisaation koko infrastruktuuri ja prosessit korvattaisiin uusilla.

Niissä lähtökohtana ovat käyttäjien tarpeet, ei järjestelmän toiminnallisuus. Portaalit, jotka on suunniteltu tukemaan käyttäjiä ja heidän erityistoimintojaan ja jotka kasvavat toimintavalmiuksiltaan tarpeiden muuttuessa, ovat pitkäaikainen resurssi, joka lisää käyttäjien tuottavuutta koko elinkaarensa ajan.

Mistä löytyy aito arvo?

Kun kaikki edellä oleva otetaan huomioon, miten portaalien käyttöönoton todellinen arvo voidaan perustella johtokunnalle?

Mitattavien ja näytettävien taloudellisten ja ajansäästöön liittyvien etujen ohella kaikkein vakuuttavin tapa osoittaa portaalien arvo ovat käyttäjien lausunnot.

Tämä ”demonstrointi esimerkin voimalla” on kriittinen tekijä, kun päätöksentekijöiden halutaan ymmärtävän täsmälleen se, miten ja miksi portaalit vaikuttavat toimintaan.

Vaikkakin portaalin käytöstä seuraavat aineettomat vaikutukset ovat ehkä merkityksettömiä, jos niitä katsotaan vain yhden käyttäjän kohdalta, antaa samojen hyötyjen kertominen koko organisaatiossa 200:lla tai jopa 20 000:lla aihetta katsella tulosta aivan toiselta kannalta.

Investoinnin tuoton selvittämisen haaste on olennaisen tärkeää siinä orgaanisessa tavassa, jolla portaalit kehittyvät ja kasvavat. Portaalin onnistuminen riippuu paljon sen sisällöstä ja sen käyttäjien taidoista, samoin kuin itse teknologiasta.

Portaalia ei suositella käytettäväksi vain uuden tietosisältöä tarjoavan intranetin rakentamiseen. Sen sijaan on tärkeää hakea mahdollisuuksia parantaa liiketoiminnan prosesseja ja kehittää yhteistyöprojekteja.

Samalla kun konkreettiset tehostamistoimet ovat selvä peruste portaalien käyttöönotolle organisaatiossa, aineettomia hyötyjä ei myöskään pidä unohtaa.

Ominaisluonteensa mukaisesti portaalit kietoutuvat ihmisten toimintatapoihin ja liiketoiminnan prosesseihin aikaa myöten, jolloin niiden kokonaisedut tulevat selvästi esiin.


Ari Pussinen työskentelee BEA Systems Oy:n maajohtajana.

  • Mielipide

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      Räikkönen ja Bottas tekivät harvinaisen tempun – tätä herkkua ei usein tarjoilla

    2. 2

      Näin kevätmyräkkä jyrää Suomen yli – luvassa myrskytuulta, lumipyryjä ja räntää

    3. 3

      Ihminen kuoli pudottuaan jyrkänteeltä Vihdissä – paikalla olleille kriisiapua

    4. 4

      Räikkönen ja Vettel kuittailivat italialaistoimittajalle: ”Olet todella hyvä löytämään negatiivista”

    5. 5

      Ihminen syttyi tuleen Kampin yleisessä vessassa

    6. 6

      Kiire ajoi Marita Taavitsaisen ja Tomi Natrin avioeroon – opettelevat nyt huomioimaan toisiaan paremmin: ”Tutustumme uudelleen”

    7. 7

      Tuomas Muraja ja Rosa Meriläinen kihlautuivat

    8. 8

      IS:n vapputietovisa: Jos saat yli 5 oikein, sinulla on hyvä yleissivistys

    9. 9

      Outi Nyytäjä on kuollut

    10. 10

      Espoolainen huippujohtaja alkoi vierailla tätinsä luona epäilyttävän usein – harvinaisen härski temppu paljastui

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Espoolainen huippujohtaja alkoi vierailla tätinsä luona epäilyttävän usein – harvinaisen härski temppu paljastui

    2. 2

      IS:n vapputietovisa: Jos saat yli 5 oikein, sinulla on hyvä yleissivistys

    3. 3

      Kadonnutta 7-vuotiasta Aleksi-poikaa etsittiin läpi yön Kouvolassa – löytyi hyväkuntoisena

    4. 4

      Virtsa värjäsi taloyhtiön uudet parvekelasit keltaisiksi – syyksi paljastui yläkerrassa asuva opiskelijatyttö

    5. 5

      Mies vei tavarataloon 22 000 euroa muovikassissa – oletti rahojen päätyvän tulevalle morsiamelleen

    6. 6

      Ihminen syttyi tuleen Kampin yleisessä vessassa

    7. 7

      Tuhannen tölkin olutpaketti muuttui vitsistä todeksi – menekki yllätti panimon täysin

    8. 8

      Sääkartta loimuaa vaarallisen myrskyn varoituksista – Juha Föhr: ”Helsingissäkin voi tulla ihan reilusti lunta ”

    9. 9

      Hyvän mielen lappu porraskäytävässä nosti taloyhtiön tunnelmaa: näyttelijä ilmoitti 90-vuotisjuhlistaan – ”voi kuulua meteliä”

    10. 10

      Povipommi Katie Price jätti 9-vuotiaan tyttärensä lentokentälle ja lähti lomalle: ”Jouduin tekemään valinnan”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Virtsa värjäsi taloyhtiön uudet parvekelasit keltaisiksi – syyksi paljastui yläkerrassa asuva opiskelijatyttö

    2. 2

      Tilasto paljastaa: Yleisin naisen nimi Suomessa on jättiyllätys!

    3. 3

      Suihkuun aamulla vai illalla? Asiantuntijoilla on selkeä vastaus

    4. 4

      IS:n vapputietovisa: Jos saat yli 5 oikein, sinulla on hyvä yleissivistys

    5. 5

      Poliisi avautuu harvinaisen järkyttävästä tehtävästä: nainen oli jo pilkullinen

    6. 6

      Espoolainen huippujohtaja alkoi vierailla tätinsä luona epäilyttävän usein – harvinaisen härski temppu paljastui

    7. 7

      Minea Blomqvist purskahtaa itkuun tv:ssä – ehkäisy petti yllättäen matkalla

    8. 8

      Tuttava Hirvensalmen tragedian taustoista: Perheenisä puhui avoimesti vaikeuksistaan

    9. 9

      Kolarissa kuolleiden kaksospoikien äiti joutui käymään tragedian uudelleen läpi: ”Emme tule tästä selviämään koskaan”

    10. 10

      Samantha sai 14-vuotiaana tietää hirvittävimmän mahdollisen totuuden isänsä teoista – asia paljastui googlatessa

    11. Näytä lisää
    Näitä luetaan!
    1. 1

      Räikkönen ja Bottas tekivät harvinaisen tempun – tätä herkkua ei usein tarjoilla

    2. 2

      Näin kevätmyräkkä jyrää Suomen yli – luvassa myrskytuulta, lumipyryjä ja räntää

    3. 3

      Ihminen kuoli pudottuaan jyrkänteeltä Vihdissä – paikalla olleille kriisiapua

    4. 4

      Räikkönen ja Vettel kuittailivat italialaistoimittajalle: ”Olet todella hyvä löytämään negatiivista”

    5. 5

      Ihminen syttyi tuleen Kampin yleisessä vessassa

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Espoolainen huippujohtaja alkoi vierailla tätinsä luona epäilyttävän usein – harvinaisen härski temppu paljastui

    2. 2

      IS:n vapputietovisa: Jos saat yli 5 oikein, sinulla on hyvä yleissivistys

    3. 3

      Kadonnutta 7-vuotiasta Aleksi-poikaa etsittiin läpi yön Kouvolassa – löytyi hyväkuntoisena

    4. 4

      Virtsa värjäsi taloyhtiön uudet parvekelasit keltaisiksi – syyksi paljastui yläkerrassa asuva opiskelijatyttö

    5. 5

      Mies vei tavarataloon 22 000 euroa muovikassissa – oletti rahojen päätyvän tulevalle morsiamelleen

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Virtsa värjäsi taloyhtiön uudet parvekelasit keltaisiksi – syyksi paljastui yläkerrassa asuva opiskelijatyttö

    2. 2

      Tilasto paljastaa: Yleisin naisen nimi Suomessa on jättiyllätys!

    3. 3

      Suihkuun aamulla vai illalla? Asiantuntijoilla on selkeä vastaus

    4. 4

      IS:n vapputietovisa: Jos saat yli 5 oikein, sinulla on hyvä yleissivistys

    5. 5

      Poliisi avautuu harvinaisen järkyttävästä tehtävästä: nainen oli jo pilkullinen

    6. Näytä lisää