Digitoday

Valikko

Taloushallinto haluaa eroon papereista

Julkaistu: , Päivitetty:

Taloushallinnon työntekijät janoavat tietojärjestelmien uusia ominaisuuksia, jotta he pääsisivät eroon papereiden pläräämisestä. Eniten järjestelmistä hyödyttäisiin, jos sähköinen laskutus yhä yleistyisi.


Taloushallinnon järjestelmien avulla on onnistuttu tekemään sama temppu kuin verkkopankilla: työ on "ulkoistettu" niin, että tieto syötetään järjestelmiin syntypaikallaan eikä talousosastolla. Työ on tehostunut ja tarkentunut ja raportointi nopeutunut.

Hotelliketju Scandicissa tiedetään, että toimivat taloushallinnon järjestelmät vapauttavat parhaimmillaan papereista ja tekevät entisaikain vuosiraporttipainajaisesta historiaa.

- Organisaatio suorastaan haluaa käyttää moderneja sähköisiä taloushallinnon järjestelmiä. Ei kukaan halua enää nähdä papereita. Kun motivaatio on näin hyvä, järjestelmiä opitaan käyttämään helposti ja käytetään mieluusti, varatoimitusjohtaja Jouko Liimatainen kiteyttää.

Jokainen esimerkiksi tiliöi sähköiset ostolaskunsa itse. Kun se opitaan, ostolaskujen käsittely käy helposti.

- Samalla päästään kirjanpitäjien monopolista. Ennenhän vain taloushallinnon ihmiset osasivat näitä asioita; nyt nähdään, etteivät ne ole mitään salatiedettä, Liimatainen selvittää.

Lisää sähköistä laskunkäsittelyä

Hotelliketju Scandic käyttää kaikissa maissa paikallisia järjestelmiä taloushallinnossaan, Suomessa Economan.

- Emme tarvitse sen kummempaa toiminnanohjausjärjestelmää - sen käyttöönottohan pysäyttäisi yrityksen kehittämisen kolmeksi vuodeksi.

Liimatainen ei tiedä, mikä järjestelmäpolitiikka tulevalla omistajalla Hiltonilla on, mutta toivoo, että paikalliset järjestelmät saataisiin säilyttää.

- Kaikki muu olisi meille takapakkia. Suomi on todella edistyksellinen maa taloushallinnon järjestelmissä.

Economan Intime on ollut Scandicissa käytössä vuodesta 1998. Vuonna 2004 se uudistettiin ja käyttöön otettiin sähköinen ostolaskujen kierrätysjärjestelmä Workflow sekä laskujen sähköinen arkistointi.

- Meillä on satoja kierrätysjärjestelmää käyttäviä ihmisiä hotellinjohtajia myöten, ja kaikki olivat sitä mieltä, että sen käyttöönotto oli ensimmäinen todella taloushallintoa eteenpäin vievä asia.

Asiat ovat näin hyvin vain ostolaskupuolella. Scandiciin tulee Liimataisen mukaan vielä valitettavan vähän sähköisiä laskuja.

- Muutamme paperilaskutkin sähköiseen muotoon ja käsittelemme ne täysin sähköisesti. Myyntilaskuissa haaste ovat kansainväliset hotelli- ja ravintolajärjestelmät. Siirrot niistä on jouduttu räätälöimään, jotta saadaan sähköinen ravintola- tai hotellilasku asiakkaille, koska muualla maailmassa sähköisiä laskuja hotelli- ja ravintola-alalla ei liene vielä käytössä. Scandicissa Tanska on tosin aloittamassa niiden käytön, Liimatainen kertoo.

Toimivien järjestelmien tuottama hyöty on selvä.

- Paperit vähenevät, asiat ja raportointi nopeutuvat. Meillä ei erikseen enää tarvitse tehdä vuosiraportteja, vaan raportit tulevat automaattisesti joka kuukausi. Jokainen kuukaudenvaihde on tarkkuudeltaan kuin tilinpäätös, mutta nopea eikä raskas.

- Viemällä taloushallinto yksittäisiin hotelleihin eli kentälle työntekijöiden ymmärrys taloudesta on lisääntynyt, Liimatainen lisää.

"Järjestelmät kehittyneet hyvin"

Myös Keskon käyttötavarakaupasta vastaavan Keswell Oy:n ketjunohjauksen talousihmiset näppäilevät SAP:n järjestelmiä tyytyväisinä. Yhtiössä otettiin keväällä 2003 käyttöön SAP:n yritys- ja taloushallinnon järjestelmät. Järjestelmä perustui vastikään uudistetun ketjutoiminnan uusiin liiketoimintaprosesseihin.

- Käyttöönotto olikin enemmän liiketoiminta- kuin it-projekti, ketjupalveluista vastaava johtaja Pasi Mäkinen huomauttaa.

SAP:n tuotteita oli ollut käytössä aiemminkin, mutta tuolloin siirryttiin integroituun kokonaisjärjestelmään. Aikaisemmin oli käytetty pitkään aikanaan Keskon tukkukaupan tarpeisiin räätälöityä YJ-83:a, ja nyt siirryttiin vähittäiskaupan valmisohjelmistoon.

Keswellissä kirjanpitäjänä työskentelevällä Kirsi Marttisella on pitkä kokemus SAP:n järjestelmistä. Nyt, kun Keskon ostamassa Indoor Groupissa otetaan myös käyttöön SAP:n järjestelmiä, Marttinen on mukana projektissa.

- Niinä vuosina, kun olen järjestelmiä käyttänyt, ne ovat kehittyneet hyvin. Tällä hetkellä meillä ei ole mitään suuria kehittämispaineita. Tähän saakka esittämämme kehitystoiveet on otettu hyvin huomioon, Marttinen kertoo.

Marttinen on käyttöomaisuusosion pääkäyttäjä ja ohjeistaa laskuttajia. Hän kuulisi muilta, jos jokin asia ei toimisi, mutta viestejä suurista ongelmista ei ole kiirinyt Marttisen tietoon.

Samaa sanoo myyntireskontran kanssa työskentelevä tilinhoitaja Tuula Lohilahti, joka opettaa muita muun muassa Indoorin käyttöönottoprojektissa.

- Omakin osaaminen ja järjestelmien toimivuus tulee testatuksi opetustilanteessa. Ongelmia ei ole ollut.

Tullessaan seitsemän vuotta sitten Keskoon Lohilahti ei ollut käyttänyt SAP:n järjestelmiä aiemmin.

- Siitä vaan ryhdyin käyttämään, hän muistelee.

Toimintatavat yhtenäisiksi

Lohilahden käyttämää kauppiasmaksujärjestelmää räätälöitiin jonkin verran, samoin kauttalaskutusjärjestelmää.

- Mutta pyrimme siihen, että räätälöidään mahdollisimman vähän, Mäkinen huomauttaa.

Vaakakupissa SAP:n valinnan hyväksi painoi paljon se, että järjestelmän takana katsottiin olevat riittävästi kehitysresursseja ja sen tulevaisuuteen saattoi luottaa.

- Integroidulla järjestelmällä on etunsa. Voimme olla varmoja, että tieto on virheetöntä ja luotettavaa. Täsmäyttäminen jää vähemmälle.

Yksi yhteisen järjestelmän eduista on, että se mahdollistaa toimintatapojen yhtenäistämisen.

- Myymme niin kenkiä, kodintekniikkaa kuin urheilutarvikkeitakin, eikä aivan yhtenäisiin toimintatapoihin tavara-alojen erojen vuoksi päästä, mutta yhteinen käsitteistö helpottaa kommunikointia. Hyvä järjestelmä vapauttaa myös talousjohdon aikaa tärkeimpään eli liiketoimintajohdon sparraamiseen.

Keswellin strategian painopisteisiin kuuluu siirtyminen sähköiseen talouteen. Tehostamismahdollisuuksia on yhä.

- Emoyhtiöön tulee 350 000 ostolaskua vuodessa, ja tästä on helppo ymmärtää, minkä tehostamismahdollisuuden sähköisen laskutuksen tehostaminen toisi, Mäkinen antaa esimerkin.

Laskuista edi-sanomina tulee nyt nelisenkymmentä prosenttia. Sama määrä tulee paperimuodossa. Ne skannataan ja käsitellään tästä eteenpäin sähköisesti.

- Pienistä yrityksistä tulee edelleen paperilaskuja. Tulevaisuudessa etenemme kohti verkkolaskutusta - tähän tähtää esimerkiksi SAP:n Workflow´n käyttöönotto, jonka avulla parannamme omia valmiuksiamme tässä.

Kilpailuetu jää vähiin

Varsinaista kilpailuetua taloushallinnon järjestelmät eivät Mäkisen mukaan tuo.

- Kilpailijoillakin on vastaavat järjestelmät. Sen sijaan kilpailukykyä reaaliaikaisen tiedon oikea hyödyntäminen ja taloudenpidon tehokkuus voivat lisätä.

Hyvät liiketoimintapäätökset syntyvät edelleen kyvykkäissä aivoissa, eivät järjestelmissä. Mutta järjestelmät ovat oiva apu - jos niitä käytetään tehokkaasti.

- Seuraamme järjestelmien hyödyntämisastetta koko ajan, Mäkinen huomauttaa.

Lue lisää ITviikosta 6/2006

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      Naiskaksikko tunkeutui kouluun Turussa: opettajaa lyötiin, alakouluikäistä poikaa pahoinpideltiin ja uhattiin sormien katkomisella

    2. 2

      Isä onnitteli viehättävää tytärtään Facebookissa – viattomasta viestistä tuli yllättäen megahitti: Otos peräisin perhelomalta

    3. 3

      Lopeta jo se hamstraaminen – Ainakin nämä tavarat voi heittää heti pois

    4. 4

      Viranomainen hätkähti Postin uutispommia – Onko kirjeitä lain mukaan jaettava myös tiistaisin?

    5. 5

      Muistatko 50 Centin häkellyttävän povekkaan ex-tyttöystävän? Bikinit olivat ratketa liitoksistaan – ”Luomukauneutta”

    6. 6

      Kolmikymppinen nainen testasi 7 erilaista bikiniyläosaa – katso, mitä eri mallit saavat aikaan

    7. 7

      Missikaunotar Isabel Ljungdell julkaisi kuvan suihkusta – onko rohkea topless-kuva liikaa? Joutui aiemmin ongelmiin

    8. 8

      Mökkinaapurin tontilta kantautui helteellä karmiva löyhkä – juristi kertoo uskomattomasta tapauksesta

    9. 9

      Kuvat kertovat jyrkästä erosta: Helsingin Hietaniemi tyhjä ja harmaa – Rovaniemellä polskitaan auringossa

    10. 10

      Suomalaisen radiojuontajan luksusloma sai dramaattisen käänteen – käsittämätön moka aiheutti karvaan pettymyksen

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Perheenäiti Laura, 31, joutui häipymään joogatunnilta kesken touhun – julkaisi rehellisen tilityksen: Nolo tarina leviää

    2. 2

      Latinotähti Jennifer Lopez täytti 48 – alusvaatteet jäivät kotiin: Sensaatiomainen ”nakumekko” paljasti rinnat lähes kokonaan

    3. 3

      Jumalaiset muodot! Salkkari-kaunotar julkaisi povekkaan bikinikuvan – vain ohuet narut pitelevät aloillaan

    4. 4

      Mökkinaapurin tontilta kantautui helteellä karmiva löyhkä – juristi kertoo uskomattomasta tapauksesta

    5. 5

      Nainen irrotti miehensä kajakista tulpan ja jätti tämän hukkumaan – käytös karaokebaarissa herätti poliisin epäilykset

    6. 6

      Näyttelijätär julkaisi hätkähdyttävän kuvaparin – laihtui 20 kiloa: Paljastiko heijastus lasin pinnasta jotain karua?

    7. 7

      Kehonrakentaja julkaisi häkellyttävän kuvan – ”Näyttää todella vastenmieliseltä”

    8. 8

      Duudsonit-Jukka esittelee tyrmäävän vaimonsa Instagramissa – tältä näyttää julkisuudesta pois pysytellyt kaunotar

    9. 9

      Mökkinaapuri järjesti harvinaisen viheliäisen koston auton lämmitysajastimen avulla

    10. 10

      11-kuukautisen Charlien elintoimintojen ylläpito lopetetaan – vanhemmat myöntyivät sairaalan vaatimuksiin

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Marjanpoimijoiden touhut hillasuolla herättivät epäilyt – Matti kurkisti ämpäriin ja tyrmistyi

    2. 2

      Perheenäiti Laura, 31, joutui häipymään joogatunnilta kesken touhun – julkaisi rehellisen tilityksen: Nolo tarina leviää

    3. 3

      Kansainvälisen uintiliiton julkaisema kuva järkyttää – ”Todella nöyryyttävää, epäkunnioittavaa, skandaali”

    4. 4

      Teinityttö julkaisi tavalliselta näyttävän kuvan itsestään ja poikaystävästään – synnytti yllättäen silmittömän nettiraivon

    5. 5

      Harrastatko sinäkin ”Pirkka-seksiä”? 7 syytä, miksi se on tajuttoman upeaa

    6. 6

      Duudsonit-Jukka esittelee tyrmäävän vaimonsa Instagramissa – tältä näyttää julkisuudesta pois pysytellyt kaunotar

    7. 7

      ”Palopuron puuma” Laura, 40, vaihtoi nuupahtaneen liiton 15 vuotta nuorempaan mieheen: ”Seksi on hyvää”

    8. 8

      Mökkinaapuri järjesti harvinaisen viheliäisen koston auton lämmitysajastimen avulla

    9. 9

      ”Kalju lihava äijä” haki nuoria kesätöihin konepajalle riemastuttavalla ilmoituksella – näin kävi

    10. 10

      Katso: Tulipunainen hellemassa jysähtää pian jopa koko Suomeen – Ilmatieteen laitoksen video näyttää, millainen helle voi alkaa!

    11. Näytä lisää
    Näitä luetaan!
    1. 1

      Naiskaksikko tunkeutui kouluun Turussa: opettajaa lyötiin, alakouluikäistä poikaa pahoinpideltiin ja uhattiin sormien katkomisella

    2. 2

      Isä onnitteli viehättävää tytärtään Facebookissa – viattomasta viestistä tuli yllättäen megahitti: Otos peräisin perhelomalta

    3. 3

      Lopeta jo se hamstraaminen – Ainakin nämä tavarat voi heittää heti pois

    4. 4

      Viranomainen hätkähti Postin uutispommia – Onko kirjeitä lain mukaan jaettava myös tiistaisin?

    5. 5

      Muistatko 50 Centin häkellyttävän povekkaan ex-tyttöystävän? Bikinit olivat ratketa liitoksistaan – ”Luomukauneutta”

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Perheenäiti Laura, 31, joutui häipymään joogatunnilta kesken touhun – julkaisi rehellisen tilityksen: Nolo tarina leviää

    2. 2

      Latinotähti Jennifer Lopez täytti 48 – alusvaatteet jäivät kotiin: Sensaatiomainen ”nakumekko” paljasti rinnat lähes kokonaan

    3. 3

      Jumalaiset muodot! Salkkari-kaunotar julkaisi povekkaan bikinikuvan – vain ohuet narut pitelevät aloillaan

    4. 4

      Mökkinaapurin tontilta kantautui helteellä karmiva löyhkä – juristi kertoo uskomattomasta tapauksesta

    5. 5

      Nainen irrotti miehensä kajakista tulpan ja jätti tämän hukkumaan – käytös karaokebaarissa herätti poliisin epäilykset

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Marjanpoimijoiden touhut hillasuolla herättivät epäilyt – Matti kurkisti ämpäriin ja tyrmistyi

    2. 2

      Perheenäiti Laura, 31, joutui häipymään joogatunnilta kesken touhun – julkaisi rehellisen tilityksen: Nolo tarina leviää

    3. 3

      Kansainvälisen uintiliiton julkaisema kuva järkyttää – ”Todella nöyryyttävää, epäkunnioittavaa, skandaali”

    4. 4

      Teinityttö julkaisi tavalliselta näyttävän kuvan itsestään ja poikaystävästään – synnytti yllättäen silmittömän nettiraivon

    5. 5

      Harrastatko sinäkin ”Pirkka-seksiä”? 7 syytä, miksi se on tajuttoman upeaa

    6. Näytä lisää