Digitoday

Valikko

Muutos mukaan IT-hankkeisiin

Julkaistu:

Kaikkien projektien tarkoitus on saada aikaan jokin muutos. Jopa puhtaasti tekniikalta vaikuttavat hankkeet muuttavat poikkeuksetta myös ihmisten käyttäytymistä. Joskus inhimillinen muutos parantaa yrityksen toimintaa, mutta usein seurauksena on turhautumista tekniikan toimiessa vajavaisesti ja jopa aikaisempaa huonommin.
Kaikkien projektien tarkoitus on saada aikaan jokin muutos. Jopa puhtaasti tekniikalta vaikuttavat hankkeet muuttavat poikkeuksetta myös ihmisten käyttäytymistä. Joskus inhimillinen muutos parantaa yrityksen toimintaa, mutta usein seurauksena on turhautumista tekniikan toimiessa vajavaisesti ja jopa aikaisempaa huonommin.

Esimerkiksi harvat sähköisten kauppapaikkojen perustajat osasivat todella miettiä, millainen ostoskäyttäytymisen muutos syntyisi puhtaalla sähköisellä kaupalla. Kuluttajat äänestivät rahoillaan ja autoillaan mieluummin sellaisten vaihtoehtojen puolesta, joissa tavaroita voi kosketella, katsella eri suunnista ja ne saa heti käteensä.

Muun muassa oman yritykseni tutkimukset todistavat myös, että hienojen ja monipuolisten ERP-sovellusten bisnesmielessä hyödyllisistä ominaisuuksista on käytössä vain pieni osa. Syy voi olla tietämättömyys, mutta usein myös aikaisempia sovelluksia hankalammat käyttötavat, joita fiksut käyttäjät oikovat liiankin tehokkaasti.

Niinpä IT-projekteissa syntyy usein tilanne, jossa tekniikka toimii hienosti, mutta hyötyä ei synny, kun ihmiset eivät käytä tekniikkaa järjestelmän suunnittelijan ajattelemalla tavalla.

Minusta nämä ovat esimerkkejä siitä, että muutoksen olemusta ei ole etukäteen ymmärretty tai tätä muutosta ei ole osattu toteuttaa käytännössä.

Muutosta ei voi erikseen johtaa

Edellä kuvatut ongelmat eivät korjaannu sillä, että projekteihin perustetaan erillinen muutoksen johtamisen työvirta. Päinvastoin. Erillisestä "muutoshallinnasta" voi seurata enemmän haittaa kuin hyötyä.

Olen törmännyt ihan viime aikoinakin IT-projekteissa erillisen muutoshallinnan tuottamiin ongelmiin, jotka ilmenevät erityisesti ratkaisujen käyttöönoton aikana.

Uuden tietojärjestelmän käyttöönottovaihe sisältää teknisten käyttöönottotoimenpiteiden lisäksi erilaista tiedotusta, tiedotustilanteita ja lopulta käyttäjien koulutuksen.

"Muutosasiantuntijat" ovat kertoneet uuden järjestelmän tarpeellisuudesta ja tehostamisvaikutuksista niin yrityksen kuin käyttäjien tasolla. Hieno tekninen ratkaisu ja siihen perustuvat prosessit ovat selkeitä ja kaikille helppoja.

Uusi IT-ratkaisu saattaa kuitenkin olla mielikuvia huomattavasti hankalampi käyttää eikä prosessikaan kaikkine vaihtoehtoineen ole käytännössä kuvatun yksinkertainen.

Muutoksen onnistumisen kannalta tässä kohtaa tulee helposti inhimillinen ristiriita.

Muutoksia tutkineet asiantuntijathan toteavat, että useita vaihtoehtoja sisältävässä muutostilanteessa ihminen valitsee sen vaihtoehdon, jossa hän suoriutuu parhaiten ja jonka hän arvioi olevan itsensä kannalta edullisin. Jos hankkeen tuottama IT-sovellus ei ole yksittäisen käyttäjän kannalta riittävän hyvä ja käyttö olisi hänen itsensä kannalta epäedullista, tärväytyy muutos nopeasti. Käyttäjä hylkää ison osan ominaisuuksista tai pahimmassa vaihtoehdossa siirtyy muihin tehtäviin ja jopa toiseen organisaatioon.

Jos muutos on tärkeä, ota käyttäjät mukaan

Tällaiset ongelmat voi välttää, jos projektien tavoitteena oleva muutos koetaan todella tarpeelliseksi ja eri näkökulmat yhdistävä muutos rakennetaan sisään projektiin ilman erillistä muutoshallintaa.

Monen teknisesti hienon IT-ratkaisun vaatimat investoinnit olisi jätetty tekemättä, jos todellinen muutostarve olisi selvitetty riittävän laajan käyttäjäjoukon kanssa etukäteen. Toisaalta bisneksen ja ihmisten kannalta tärkeät muutokset olisi voitu saada alkuajatuksia paljon kevyemmillä ratkaisuilla.

Uuden toimintaprosessin edellyttämät taidot ja työjärjestelyt voivat olla ratkaisevasti riippuvaisia siitä, kuin käyttökelpoinen uusi IT-ratkaisu todella on. Toisaalta uudelta pohjalta mietitty tekniikkaratkaisu voi mahdollistaa sellaisia työtapoja ja prosesseja, joita ei erillisinä työvirtoina löydettäisi.

Siksi loogisesti uudet toimintaprosessit ja ihmisten uusi työkäyttäytyminen näissä prosesseissa on mietittävä samalla kertaa kuin prosesseissa tarvittavat tietotekniikkaratkaisut. Tähän työhön tarvitaan sekä uutta luovaa ajattelua että käytännön työtehtävien monipuolista tuntemusta.

Uuden IT-ratkaisun käyttäjiksi ajatellut ihmiset tai ainakin heidän edustajansa on siis kytkettävä projektin läpiviennin suunnitteluun jo aivan projektin alkuvaiheessa.

Muutoksen johtaminen on kokonaisuus

Muutoksen tärkeys ja huolellinen eri näkökulmat yhdistävä suunnittelu ovat vasta lähtökohta todellisten muutosten syntymiseen. Yksi apuväline on jatkuva, yhdensuuntainen tiedotus muutoksen tärkeydestä.

Uusi toimintaprosessi, sitä tukevat IT-ratkaisut ja ihmisten käytännön työt uudella tavalla on otettava käyttöön samalla kertaa.

Projektin lopettaminen ennen uuden toiminnan vakiintumista johtaa useimmiten osittaiseen paluuseen vanhoihin toimintatapoihin. Siksi hankkeen on juurrutettava muuttunut toimintatapa tarkkailemalla prosessin toimintaa, ihmisten osaamista ja tekniikan toimivuutta riittävän kauan varsinaisen käyttöönoton tapahduttua.

Todellista muutosta korostava IT-kehittäminen edellyttää myös uudentyyppistä projektijohtoa. Projektipäällikön on vastattava muutoksen kaikista näkökulmista: ihmisistä, prosesseista ja ratkaisuista. Tämä on suuri haaste kaikille teknohankkeiden vetäjille.

Kirjoittaja on liikkeenjohdon konsultti ja partneri PA Consulting Groupissa.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      Poliisi yritti ampua kimppuun käyneen koiran – laukaukset päättyivät murhenäytelmään

    2. 2

      Suomi ensin -johtohahmo raudoissa maijaan, yleisö hurrasi poliisille – näin mielenosoitusleirin purkaminen eteni Helsingissä

    3. 3

      Harvinainen yhteiskuva: Vappu Pimiä poseeraa upeana miehensä rinnalla hääjuhlissa – ”Pussailuloma”

    4. 4

      Povipommi esitteli astetta härskimpää alastonkuvaansa 2-vuotiaalle tyttärelleen – raju raivo syttyi

    5. 5

      Festarikansa jätti jälkeensä täystuhon – sikailukuvat Glastonburyn festivaaleilta kertovat kaiken: siivouskulut yli 800 000 euroa

    6. 6

      Uskomaton video: ruotsalainen Axel lentää itse tekemällään kopterilla, jota kannattelee 76 moottoria

    7. 7

      DN: Venäläishävittäjä pakotti ruotsalaiskoneen kääntymään – uusia tietoja kohtaamisesta Itämerellä

    8. 8

      Video liikuttavasta hetkestä julki: Sirpa Selänne pyyhki kyyneleitä, kun Teemu sai kuulla valinnastaan Hall of Fameen

    9. 9

      Espoolainen Mia käveli aamulla bussipysäkille, kun huomion kiinnitti hautausmaalle kuuluva näky

    10. 10

      10 tärkeää sääntöä satunnaista seksiä harrastavalle

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Livelähetys Prisman kassahihnasta nousi megahitiksi – erityisesti eräs ostohetki synnytti villejäkin teorioita

    2. 2

      Suomalaisnainen juoksi maratonin Pohjois-Koreassa – rajalla paljastuivat Auran, 26, ottamat kielletyt kuvat: ”Sellaisia ei saanut näkyä”

    3. 3

      Video: käsittämätön raekuuro pakotti autoilijat tien sivuun valtatiellä – ”En ole eläessäni nähnyt yhtä rankkaa”

    4. 4

      Onko sinullakin viinanaama? Vertaa tätä kuvaa peilikuvaasi

    5. 5

      Espoolainen Mia käveli aamulla bussipysäkille, kun huomion kiinnitti hautausmaalle kuuluva näky

    6. 6

      Video: nyt tulee kunnon tulipunainen hellemassa kohti Suomea – kunnes se törmää ”helteidentorjunta­bunkkeriin”

    7. 7

      Povipommi esitteli astetta härskimpää alastonkuvaansa 2-vuotiaalle tyttärelleen – raju raivo syttyi

    8. 8

      Sote repii taas hallitusta – Vanhaselta suorat sanat ministerille: ”Käsittämätön ehdotus”

    9. 9

      Gmailiin iso muutos: ”Teemme asiasta päivänselvän”

    10. 10

      Siru, 47, työskenteli Prisman kassalla juhannusyön suorassa lähetyksessä – paljastaa nyt ikimuistoisimman ostohetken

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Naisen alastoman ruumiin vierestä löytyi kastikekauha, jonka hirvittävä tarkoitus selvisi pian poliisille – missä ovat heidän murhaajansa?

    2. 2

      Kesäyö innosti pariskunnan niin villiin seksiin, ettei tuhoilta vältytty – leirintäalueen johtaja kertoo näkymästä, joka ei unohdu

    3. 3

      Yksi tehtävä juhannusaatolta herätti kysymyksiä Hämeen poliisissa: ”Mitä ihmettä ihmisten mielessä liikkuu”

    4. 4

      Suomalaisseurueen kotimatka Kroatiasta tyssäsi, kun kännykkään kilahti viesti – ”Loput 120 seisoivat kentällä tumput suorina ja ihmettelivät”

    5. 5

      Martina Aitolehden kipujen syy selvisi: Lääkäriltä tyly tuomio – ”Kyyneleethän siinä pääsi”

    6. 6

      Pirullisen vaikea tarkkuustesti testaa hoksottimesi

    7. 7

      Entinen miljonääri luopui kaikesta ja muutti hökkeliin autiolle saarelle – 20 vuotta eikä ole katunut päivääkään

    8. 8

      Kotihälytyskeikalla odotti näky, joka riipaisi jopa vanhan sosiaalityöntekijän sydäntä – viranomaiset vetoavat juhannusjuhlijoihin

    9. 9

      Kris Jennerin paljastavasta salikuvasta löytyi nolo moka: kuvanmuokkaus meni pahasti pieleen – jopa fanit kritisoivat: ”Surullista!”

    10. 10

      23 asiaa, jotka mullistuvat uudessa alkoholilaissa – kapakoiden aukioloajat, neloskalja kauppoihin...

    11. Näytä lisää
    Näitä luetaan!
    1. 1

      Poliisi yritti ampua kimppuun käyneen koiran – laukaukset päättyivät murhenäytelmään

    2. 2

      Suomi ensin -johtohahmo raudoissa maijaan, yleisö hurrasi poliisille – näin mielenosoitusleirin purkaminen eteni Helsingissä

    3. 3

      Harvinainen yhteiskuva: Vappu Pimiä poseeraa upeana miehensä rinnalla hääjuhlissa – ”Pussailuloma”

    4. 4

      Povipommi esitteli astetta härskimpää alastonkuvaansa 2-vuotiaalle tyttärelleen – raju raivo syttyi

    5. 5

      Festarikansa jätti jälkeensä täystuhon – sikailukuvat Glastonburyn festivaaleilta kertovat kaiken: siivouskulut yli 800 000 euroa

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Livelähetys Prisman kassahihnasta nousi megahitiksi – erityisesti eräs ostohetki synnytti villejäkin teorioita

    2. 2

      Suomalaisnainen juoksi maratonin Pohjois-Koreassa – rajalla paljastuivat Auran, 26, ottamat kielletyt kuvat: ”Sellaisia ei saanut näkyä”

    3. 3

      Video: käsittämätön raekuuro pakotti autoilijat tien sivuun valtatiellä – ”En ole eläessäni nähnyt yhtä rankkaa”

    4. 4

      Onko sinullakin viinanaama? Vertaa tätä kuvaa peilikuvaasi

    5. 5

      Espoolainen Mia käveli aamulla bussipysäkille, kun huomion kiinnitti hautausmaalle kuuluva näky

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Naisen alastoman ruumiin vierestä löytyi kastikekauha, jonka hirvittävä tarkoitus selvisi pian poliisille – missä ovat heidän murhaajansa?

    2. 2

      Kesäyö innosti pariskunnan niin villiin seksiin, ettei tuhoilta vältytty – leirintäalueen johtaja kertoo näkymästä, joka ei unohdu

    3. 3

      Yksi tehtävä juhannusaatolta herätti kysymyksiä Hämeen poliisissa: ”Mitä ihmettä ihmisten mielessä liikkuu”

    4. 4

      Suomalaisseurueen kotimatka Kroatiasta tyssäsi, kun kännykkään kilahti viesti – ”Loput 120 seisoivat kentällä tumput suorina ja ihmettelivät”

    5. 5

      Martina Aitolehden kipujen syy selvisi: Lääkäriltä tyly tuomio – ”Kyyneleethän siinä pääsi”

    6. Näytä lisää