Digitoday

Valikko

Muutos mukaan IT-hankkeisiin

Kaikkien projektien tarkoitus on saada aikaan jokin muutos. Jopa puhtaasti tekniikalta vaikuttavat hankkeet muuttavat poikkeuksetta myös ihmisten käyttäytymistä. Joskus inhimillinen muutos parantaa yrityksen toimintaa, mutta usein seurauksena on turhautumista tekniikan toimiessa vajavaisesti ja jopa aikaisempaa huonommin.
Kaikkien projektien tarkoitus on saada aikaan jokin muutos. Jopa puhtaasti tekniikalta vaikuttavat hankkeet muuttavat poikkeuksetta myös ihmisten käyttäytymistä. Joskus inhimillinen muutos parantaa yrityksen toimintaa, mutta usein seurauksena on turhautumista tekniikan toimiessa vajavaisesti ja jopa aikaisempaa huonommin.

Esimerkiksi harvat sähköisten kauppapaikkojen perustajat osasivat todella miettiä, millainen ostoskäyttäytymisen muutos syntyisi puhtaalla sähköisellä kaupalla. Kuluttajat äänestivät rahoillaan ja autoillaan mieluummin sellaisten vaihtoehtojen puolesta, joissa tavaroita voi kosketella, katsella eri suunnista ja ne saa heti käteensä.

Muun muassa oman yritykseni tutkimukset todistavat myös, että hienojen ja monipuolisten ERP-sovellusten bisnesmielessä hyödyllisistä ominaisuuksista on käytössä vain pieni osa. Syy voi olla tietämättömyys, mutta usein myös aikaisempia sovelluksia hankalammat käyttötavat, joita fiksut käyttäjät oikovat liiankin tehokkaasti.

Niinpä IT-projekteissa syntyy usein tilanne, jossa tekniikka toimii hienosti, mutta hyötyä ei synny, kun ihmiset eivät käytä tekniikkaa järjestelmän suunnittelijan ajattelemalla tavalla.

Minusta nämä ovat esimerkkejä siitä, että muutoksen olemusta ei ole etukäteen ymmärretty tai tätä muutosta ei ole osattu toteuttaa käytännössä.

Muutosta ei voi erikseen johtaa

Edellä kuvatut ongelmat eivät korjaannu sillä, että projekteihin perustetaan erillinen muutoksen johtamisen työvirta. Päinvastoin. Erillisestä "muutoshallinnasta" voi seurata enemmän haittaa kuin hyötyä.

Olen törmännyt ihan viime aikoinakin IT-projekteissa erillisen muutoshallinnan tuottamiin ongelmiin, jotka ilmenevät erityisesti ratkaisujen käyttöönoton aikana.

Uuden tietojärjestelmän käyttöönottovaihe sisältää teknisten käyttöönottotoimenpiteiden lisäksi erilaista tiedotusta, tiedotustilanteita ja lopulta käyttäjien koulutuksen.

"Muutosasiantuntijat" ovat kertoneet uuden järjestelmän tarpeellisuudesta ja tehostamisvaikutuksista niin yrityksen kuin käyttäjien tasolla. Hieno tekninen ratkaisu ja siihen perustuvat prosessit ovat selkeitä ja kaikille helppoja.

Uusi IT-ratkaisu saattaa kuitenkin olla mielikuvia huomattavasti hankalampi käyttää eikä prosessikaan kaikkine vaihtoehtoineen ole käytännössä kuvatun yksinkertainen.

Muutoksen onnistumisen kannalta tässä kohtaa tulee helposti inhimillinen ristiriita.

Muutoksia tutkineet asiantuntijathan toteavat, että useita vaihtoehtoja sisältävässä muutostilanteessa ihminen valitsee sen vaihtoehdon, jossa hän suoriutuu parhaiten ja jonka hän arvioi olevan itsensä kannalta edullisin. Jos hankkeen tuottama IT-sovellus ei ole yksittäisen käyttäjän kannalta riittävän hyvä ja käyttö olisi hänen itsensä kannalta epäedullista, tärväytyy muutos nopeasti. Käyttäjä hylkää ison osan ominaisuuksista tai pahimmassa vaihtoehdossa siirtyy muihin tehtäviin ja jopa toiseen organisaatioon.

Jos muutos on tärkeä, ota käyttäjät mukaan

Tällaiset ongelmat voi välttää, jos projektien tavoitteena oleva muutos koetaan todella tarpeelliseksi ja eri näkökulmat yhdistävä muutos rakennetaan sisään projektiin ilman erillistä muutoshallintaa.

Monen teknisesti hienon IT-ratkaisun vaatimat investoinnit olisi jätetty tekemättä, jos todellinen muutostarve olisi selvitetty riittävän laajan käyttäjäjoukon kanssa etukäteen. Toisaalta bisneksen ja ihmisten kannalta tärkeät muutokset olisi voitu saada alkuajatuksia paljon kevyemmillä ratkaisuilla.

Uuden toimintaprosessin edellyttämät taidot ja työjärjestelyt voivat olla ratkaisevasti riippuvaisia siitä, kuin käyttökelpoinen uusi IT-ratkaisu todella on. Toisaalta uudelta pohjalta mietitty tekniikkaratkaisu voi mahdollistaa sellaisia työtapoja ja prosesseja, joita ei erillisinä työvirtoina löydettäisi.

Siksi loogisesti uudet toimintaprosessit ja ihmisten uusi työkäyttäytyminen näissä prosesseissa on mietittävä samalla kertaa kuin prosesseissa tarvittavat tietotekniikkaratkaisut. Tähän työhön tarvitaan sekä uutta luovaa ajattelua että käytännön työtehtävien monipuolista tuntemusta.

Uuden IT-ratkaisun käyttäjiksi ajatellut ihmiset tai ainakin heidän edustajansa on siis kytkettävä projektin läpiviennin suunnitteluun jo aivan projektin alkuvaiheessa.

Muutoksen johtaminen on kokonaisuus

Muutoksen tärkeys ja huolellinen eri näkökulmat yhdistävä suunnittelu ovat vasta lähtökohta todellisten muutosten syntymiseen. Yksi apuväline on jatkuva, yhdensuuntainen tiedotus muutoksen tärkeydestä.

Uusi toimintaprosessi, sitä tukevat IT-ratkaisut ja ihmisten käytännön työt uudella tavalla on otettava käyttöön samalla kertaa.

Projektin lopettaminen ennen uuden toiminnan vakiintumista johtaa useimmiten osittaiseen paluuseen vanhoihin toimintatapoihin. Siksi hankkeen on juurrutettava muuttunut toimintatapa tarkkailemalla prosessin toimintaa, ihmisten osaamista ja tekniikan toimivuutta riittävän kauan varsinaisen käyttöönoton tapahduttua.

Todellista muutosta korostava IT-kehittäminen edellyttää myös uudentyyppistä projektijohtoa. Projektipäällikön on vastattava muutoksen kaikista näkökulmista: ihmisistä, prosesseista ja ratkaisuista. Tämä on suuri haaste kaikille teknohankkeiden vetäjille.

Kirjoittaja on liikkeenjohdon konsultti ja partneri PA Consulting Groupissa.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!
    1. 1

      25-vuotias mies piinasi naapurin naista kuukausien ajan – kunnes oven takana odotti yllätys

    2. 2

      Einin keikka keskeytyi äkillisesti Saariselällä – vietti yön vessan lattialla: ”Silloin mua vietiin... ”

    3. 3

      Arjen kuluttama yksinhuoltajaäiti Ronja, 41, purskahti itkuun katsottuaan peiliin tv-ohjelman muutoksen jälkeen – katso kuvat!

    4. 4

      Teemu Selänne harmissaan parhaan tutkaparinsa puolesta: ”Surullista, että hän on erittäin katkera jääkiekolle”

    5. 5

      Tunnistaisitko? David Beckham julkaisi rujon kuvan naamastaan – fanit kauhistuivat näystä: ”Mitä sinulle on tapahtunut?”

    6. 6

      Patrik Laine nousi ratkaisijaksi – Joel Armia taiteili huiman maalin

    7. 7

      Yön uutiset: Katso mitä tapahtui, kun nukuit

    8. 8

      Jari Sarasvuolle tehty operaatio epäonnistui: syöminen sietämätöntä ja puhe epäselvää – ”SM-bondage-häkkyrä laukesi suussani”

    9. 9

      Siepattu ruotsalainen YK-työntekijä löydettiin kuolleena

    10. 10

      Alastomuutta saunassa vaativille suomalaisille löytyi yllättävä sukulaiskansa

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Yksi varomaton lause Dr. Phil -ohjelmassa teki Daniellesta, 14, megajulkkiksen – ”Hän on varmasti miljonääri vuoden lopussa”

    2. 2

      Raisa Räisäsen mysteeristä ja Pasi Aaltosen murhasta paljastui erikoinen yhteys – keskiössä tamperelainen pubi

    3. 3

      Jari Sarasvuolle tehty operaatio epäonnistui: syöminen sietämätöntä ja puhe epäselvää – ”SM-bondage-häkkyrä laukesi suussani”

    4. 4

      HS: Kahvi uhkaa loppua maailmasta, tilanne dramaattisen vakava – myös Suomen Paulig on huolissaan

    5. 5

      Osaatko ratkaista japanilaisinsinöörien ”helpon” matematiikkapähkinän? Alle 60 prosenttia vastasi oikein

    6. 6

      Janni Hussilta rankka avautuminen saamastaan arvostelusta eron jälkeen: ”Olen kuullut, kuinka olen lihonut”

    7. 7

      Bikinipöksyt kokevat tänä kesänä muodonmuutoksen – pukisitko itse yllesi?

    8. 8

      Jopa kolmannes syövistä voitaisiin välttää – 15 ruokaa, jotka ehkäisevät syöpää

    9. 9

      Ferrarin entinen tallipomo vaatii Kimi Räikköstä ulos tallista – ”On aika päättää hänen seikkailunsa”

    10. 10

      Jyväskyläläinen Erkki on kahden kesämökin loukussa: ”Se on pelkkää työleiriä”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Merkel tyrmistyi ”hävyttömästä” tempusta – Trump ojensi 350 miljardin laskun

    2. 2

      Nuoren naisen asunnosta levisi karmea haju 48 asunnon taloyhtiöön – löydön puhdistamiseen tarvittiin siirtolava

    3. 3

      Bikinipöksyt kokevat tänä kesänä muodonmuutoksen – pukisitko itse yllesi?

    4. 4

      Teinityttö tervehti tuntematonta miestä koulumatkalla – siitä käynnistyi painajainen

    5. 5

      Tiesitkö? Helsingissä asuu yksi kaikkein aikojen menestyneimmän heviyhtyeen kitaristi – rakastui suomalaiseen Mariaan, elää nyt lapsiperheen arkea Suomessa

    6. 6

      IS seurasi tapahtumien etenemistä: Terrori-isku parlamentin luona Lontoossa – 4 kuoli

    7. 7

      Teinityttö julkaisi hervottoman kuvaparin äidistään kostean illanvieton jälkeen – kiusallinen kuva villitsee somessa: ”Lauantai ja sunnuntai”

    8. 8

      Vihreä Nissan lepää kyljellään Tornion keskustassa – poliisi kertoo, miksi ei puutu tapaukseen

    9. 9

      Albinismia sairastavat kaksostytöt ihastuttavat malleina – poseeraavat nyt yhdessä tumman isosiskonsa kanssa

    10. 10

      Pilvi Hämäläiselle kävi hillitön asumoka – saapui Jussi-gaalaan Aina Inkerin polvisukissa: ”En muistanut, että mulla on halkio”

    11. Näytä lisää
    Näitä luetaan!
    1. 1

      25-vuotias mies piinasi naapurin naista kuukausien ajan – kunnes oven takana odotti yllätys

    2. 2

      Einin keikka keskeytyi äkillisesti Saariselällä – vietti yön vessan lattialla: ”Silloin mua vietiin... ”

    3. 3

      Arjen kuluttama yksinhuoltajaäiti Ronja, 41, purskahti itkuun katsottuaan peiliin tv-ohjelman muutoksen jälkeen – katso kuvat!

    4. 4

      Teemu Selänne harmissaan parhaan tutkaparinsa puolesta: ”Surullista, että hän on erittäin katkera jääkiekolle”

    5. 5

      Tunnistaisitko? David Beckham julkaisi rujon kuvan naamastaan – fanit kauhistuivat näystä: ”Mitä sinulle on tapahtunut?”

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Yksi varomaton lause Dr. Phil -ohjelmassa teki Daniellesta, 14, megajulkkiksen – ”Hän on varmasti miljonääri vuoden lopussa”

    2. 2

      Raisa Räisäsen mysteeristä ja Pasi Aaltosen murhasta paljastui erikoinen yhteys – keskiössä tamperelainen pubi

    3. 3

      Jari Sarasvuolle tehty operaatio epäonnistui: syöminen sietämätöntä ja puhe epäselvää – ”SM-bondage-häkkyrä laukesi suussani”

    4. 4

      HS: Kahvi uhkaa loppua maailmasta, tilanne dramaattisen vakava – myös Suomen Paulig on huolissaan

    5. 5

      Osaatko ratkaista japanilaisinsinöörien ”helpon” matematiikkapähkinän? Alle 60 prosenttia vastasi oikein

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Merkel tyrmistyi ”hävyttömästä” tempusta – Trump ojensi 350 miljardin laskun

    2. 2

      Nuoren naisen asunnosta levisi karmea haju 48 asunnon taloyhtiöön – löydön puhdistamiseen tarvittiin siirtolava

    3. 3

      Bikinipöksyt kokevat tänä kesänä muodonmuutoksen – pukisitko itse yllesi?

    4. 4

      Teinityttö tervehti tuntematonta miestä koulumatkalla – siitä käynnistyi painajainen

    5. 5

      Tiesitkö? Helsingissä asuu yksi kaikkein aikojen menestyneimmän heviyhtyeen kitaristi – rakastui suomalaiseen Mariaan, elää nyt lapsiperheen arkea Suomessa

    6. Näytä lisää